Tots tenim les mateixes 24 hores al dia per treballar, però, com aprofiteu al màxim aquest temps per obtenir resultats reals d’estalvi de temps?

No es tracta de treballar més, ja que això només arribarà fins ara, és com planifiqueu i estructureu el vostre temps i després com maximitzeu el temps que teniu previst.

La clau d’aquests consells sobre la gestió del temps no és fer-los una vegada, sinó repetir-los una vegada i una altra fins que esdevinguin hàbits. És en aquest moment quan els que us envolten pensaran que teniu més de 24 hores al dia.

1. Planifiqueu la vostra setmana quan estigueu al màxim organitzat

Un dels consells més importants sobre la gestió del temps és planificar la setmana.

Fer aquesta tasca a la mateixa hora cada setmana, no només crea un hàbit d’estalvi de temps, sinó que pot tenir un impacte positiu en la vostra mentalitat i benestar.

Deixa'm explicar.

En planificar la setmana, feu una sèrie de petites promeses positives. Cada vegada que compliu aquestes promeses, la vostra confiança creix i us sentireu millor amb vosaltres mateixos a mesura que aneu fent més coses.

Aquest enfocament us estalvia temps mentre feu la planificació quan us trobeu en un estat d’ànim centrat, ja que planifiqueu allò que és important per a vosaltres. Durant la setmana, teniu menys temptació de fer alguna cosa més durant un d’aquests espais previstos, ja que us podeu recordar que ho he planejat per un motiu.

Així que planifiqueu la vostra setmana i compliu les promeses que us heu fet per veure resultats reals d’estalvi de temps.

2. Planifiqueu la jornada laboral següent per un vespre relaxat

Si lluiteu amb el tancament després de la jornada laboral, aquest enfocament us ajudarà a relaxar la vostra ment i us permetrà gaudir de la nit sense la preocupació de treballar.

Tot el que necessiteu és de 5 a 10 minuts cada dia i un bloc de notes. És ràpid i té avantatges considerables per a la manera com gestiona el seu temps.

Al final de cada dia, escriviu al voltant de deu tasques que vulgueu completar l'endemà.

A continuació, seleccioneu una d'aquestes tasques que heu de realitzar independentment del que vulgueu i marqueu-la amb un H per alt .

A continuació, afegiu M’s per a mitjà a cinc o més tasques. Aquestes són les tasques que heu de realitzar, però si no les podeu acabar totes, serà manejable.

La resta de tasques es marquen amb un 'L' per a baix . Són agradables, a més de ser tasques fàcils.

Amb les tasques del dia següent planificades, podeu deixar la feina amb totes aquelles molestes tasques al cap escrites i a punt per afrontar-les l’endemà.Publicitat

3. Controla el teu dia perquè no et controli

Planificar el dia és el consell de gestió del temps més impactant que podeu fer. Us permet controlar el dia en lloc de deixar que el dia us controli.

Aquest enfocament és senzill i, a més, té la flexibilitat necessària per quan la vostra jornada laboral no surti segons el previst.

Agafa un llapis i un bloc de notes!

Al bloc de notes, descomposeu el dia en segments de 30 minuts, de 09:30 a 10:00, etc. Afegiu-los línia per línia amb una o dues línies entre cadascun.

Ara mireu el vostre diari de treball i afegiu-hi qualsevol cosa que sigui fixa, com ara reunions.

A continuació, preneu les tasques finals d'alta prioritat i afegiu-les als vostres segments de 30 minuts.

Si encara teniu franges horàries lliures, no les deixeu buides.

Si un matí teniu problemes per motivar-vos, proveu-ho:

Escolliu algunes tasques fàcils i ràpides i realitzeu-les primer, no us preocupeu si aplaceu tasques més difícils. Primer fer tasques fàcils us donarà l’impuls i la mentalitat adequada per afrontar les coses difícils.

4. Gestionar amb saviesa els companys de feina que distreuen

Tant se val si planifiqueu la setmana, el dia o fins i tot l’hora següent si us distreu contínuament. Distraccions resulten en la pèrdua de focus i són la porta a la postergació.

Aquest consell sobre la gestió del temps es tracta de crear l’entorn de treball adequat, de manera que podeu maximitzar el temps que necessiteu per ser el més productiu possible.

El llibre de Nir Eyal Indistractable explica que si voleu ser realment productius, us heu de convertir en indistractable. Una de les majors distraccions en el lloc de treball són sovint els nostres companys de feina.

Per als companys que més us distreuen, només cal que els pregunteu al començament de cada dia, hi ha alguna cosa que necessitin de vosaltres? En fer-ho, els feu planificar sense que se n’adonin, però compleix els vostres termes. D’aquesta manera es redueixen les possibilitats d’una sol·licitud aleatòria més endavant.

5. Tracteu amb els correus electrònics segons les vostres condicions

De vegades, gestionar la safata d’entrada pot semblar una feina a temps complet. També podeu caure en el parany de sentir que heu fet moltes coses perquè heu enviat molts correus electrònics o heu arribat a la mística caixa d’entrada zero.

Tot i que l’enviament d’uns quants correus electrònics pot ser satisfactori, el problema és que els correus electrònics també s’utilitzen com a forma de postergació, ja que són una tasca alternativa alternativa quan no us ve de gust treballar en alguna cosa difícil.

Què feu, doncs, per aturar aquestes distraccions i reduir l’estrès causat pel correu electrònic?Publicitat

Teniu previst quan vulgueu llegir i respondre als vostres correus electrònics, de manera que teniu el control.

Un estudi de la Universitat de Colúmbia Britànica va revelar que només heu de revisar els vostres correus electrònics tres vegades al dia i, en fer-ho, es redueix l’estrès.^[1]

Per tant, al començament de cada dia, planifiqueu quan comproveu el vostre correu electrònic. La freqüència amb què reviseu el correu electrònic depèn de la vostra feina, però menys és més i, idealment, no més de tres.

Aquest enfocament encara us manté en control de la safata d’entrada, però ho feu en un moment que us convé.

6. Elimineu les distraccions electròniques i feu-vos presents

Quantes vegades a la feina veieu algú distret amb una notificació al mòbil o al portàtil?

Les notificacions de mòbils i portàtils ens distreuen cada dia, però també s’han convertit en una distracció acceptable.

A la majoria de feines, no cal que reaccioneu immediatament a una notificació, fins i tot quan creiem que ho necessitem. És un hàbit creat per la tecnologia.

No ha de ser així.

Reviseu tota la configuració de notificacions al mòbil i a l'ordinador portàtil i només deixeu activats els elements crítics. En la majoria dels casos, només haurien de ser trucades telefòniques.

Si desactiveu aquestes notificacions, comproveu els correus electrònics, el messenger, etc. en els moments que us convinguin, no quan arribin.

També podeu desactivar el recompte de números que apareix a les aplicacions per a mòbils i ordinadors. No necessiteu saber quants correus electrònics teniu a la safata d'entrada alhora, sobretot si teniu previst comprovar-los.

Si deixeu aquesta funció de la insígnia activada, us crea una molesta distracció que us allunyarà de la feina i us afectarà el temps.

Proveu-ho durant uns dies i vegeu l’impacte positiu que tindrà en la vostra gestió del temps. Els que hi ha al voltant també veuran el canvi, ja que estareu molt més present a casa i a la feina.

7. Premeu el temporitzador i aprofundiu amb el vostre focus

Aturar una tasca sol passar quan ja l’heu acabada, heu perdut l’interès o us heu distret. Es necessita una mitjana de 23 minuts per tornar a centrar-se quan us heu distret, de manera que heu de fer tot el possible per mantenir-vos en aquest estat de concentració.^[2]

Malauradament, la pèrdua d’interès i la distracció són els resultats més probables de les lluites de gestió del temps, de manera que per això establir un temporitzador pot marcar la diferència.

Si definiu un temporitzador, us prometreu que no us distreu ni treballareu en res més fins que no acabi aquest temporitzador. Aquesta petita promesa pot tenir un impacte considerable en la vostra gestió del temps.Publicitat

Podeu provar diferents períodes de temps per veure què us funciona, per exemple, 25 minuts si utilitzeu Tècnica de tomàquet . És possible que els 25 minuts no sonin molt, però si us manteniu completament concentrats durant 25 minuts, us sorprendrà de quant podeu fer.^[3]

8. Esbrineu en què no hauríeu de passar el vostre temps

Cada dia dediquem temps a coses que ens impedeixen fer allò que hauríem de fer, ja sigui distraccions com les xarxes socials, el correu electrònic o tasques que preferiríem no fer, com ara la botiga setmanal o la planxa.

Totes aquestes activitats que consumeixen molt de temps poden semblar trivials, però totes se sumen a l’hora de gestionar el temps.

Potser esteu pensant, he de fer-ho, però hi ha una tècnica anomenada llista de tasques pendents que us pot ajudar.

No es tracta només d’aturar completament les tasques sense impacte. També pot tractar-se d’automatitzar o delegar la tasca .

Llavors, com es crea una llista de tasques pendents?

En primer lloc, dediqueu 10 minuts a escriure totes les coses que realment no us serveixen o us ajuden a arribar on voleu estar (p. Ex., Mirar la televisió, les xarxes socials, comprar aliments, netejar la casa)

A continuació, col·loqueu-los cadascun sota el títol de automatitzar, delegar o eliminar.

Automatitzar podria ser per a la vostra botiga setmanal; ara utilitzeu una empresa que us lliura els ingredients i les receptes.

El delegat podria aconseguir un netejador per a casa seva cada setmana.

Eliminar pot ser deixar de posar el televisor tan bon punt torneu de la feina.

Un cop hàgiu creat la llista de tasques pendents, assegureu-vos de repetir el procés un cop al mes.

Cada mes guanyareu hores enrere que no us adonàveu que en teníeu.

9. Desordenar el cervell per maximitzar la seva concentració

El nostre cervell està processant milers de pensaments cada dia; frustrantment, moltes d’elles són accions que no podem completar en aquest moment.

Tenir una ment desordenada afecta la nostra gestió del temps, ja que no podem concentrar-nos amb aquestes accions excepcionals al cap.

A continuació, es mostra una manera senzilla de desorientar la vostra ment:Publicitat

Porteu amb vosaltres un petit bloc de notes i un bolígraf a tot arreu. Ha de ser prou petit per cabre a la butxaca o la bossa i ha de ser fàcilment accessible. Escriviu-ho cada cop que us vagi al cap un pensament o una acció.

Això podria ser una idea, quelcom inspirador, una acció per quan arribis a casa, qualsevol cosa.

Llavors, tot el que heu de fer és programar a temps per assegurar-vos que feu totes aquestes notes. Cada pocs dies és suficient.

En capturar tasques en paper en lloc de deixar-les acumular al cervell, podreu treballar allò que és important en aquell moment en un estat centrat.

10. Fer promeses als altres

Si fessis una promesa a tu mateix o a un amic, quina creus que és més probable que compleixis?

En la majoria dels casos, serà aquesta promesa feta a l’amic.

Podeu utilitzar-ho al vostre avantatge compartint el compromís que heu de realitzar amb un amic per realitzar una tasca o projecte.

Digueu al vostre amic què voleu aconseguir, per què i per quan. A continuació, demaneu-los que facin la visita amb vosaltres en diversos punts fins que digueu que completareu el projecte.

Mentre treballeu en el projecte, tindreu aquesta promesa que li heu fet al vostre amic al capdavant. Aquesta promesa que vau fer serà el motor per centrar-se i aprofitar al màxim el temps que necessiteu per acabar aquest projecte.

El resultat final

Tots aquests consells no requereixen res més que una mica del vostre temps cada dia, però el temps que estalvieu en utilitzar aquests enfocaments serà important.

Poseu recordatoris al vostre diari per mantenir aquests consells al capdavant, ja que un cop comenceu a practicar-los regularment, esdevindran hàbits.

Es poden utilitzar de forma independent, però són molt més potents quan s’utilitzen junts.

Amb el pas del temps, els que us envolten us preguntaran com trobeu el temps per aconseguir tant en un dia!

Més consells sobre la gestió del temps

• 10 maneres pràctiques de millorar les vostres habilitats de gestió del temps
• Com ser productiu al treball: 9 regles bàsiques
• 50 maneres d’augmentar la productivitat i aconseguir-ne més en menys temps

Crèdit fotogràfic destacat: Valentin Antonucci a través d'unsplash.com

Referència