Dirigir un negoci pot esdevenir trepidant a causa de tots els aspectes que hi intervenen. Pot consumir molt de temps; i el temps és diners. I si no voleu deixar-vos desbordar per les responsabilitats addicionals, hauríeu de contractar empleats interns addicionals, que costaran encara més diners.

Podeu alleujar una mica d’aquesta tensió addicional automatitzant la vostra empresa perquè pugueu centrar-vos en la tasca més important: els ingressos. A continuació es detallen algunes maneres que us poden ajudar a fer que el vostre negoci sigui més eficaç i eficient.

1. Configuració del vostre negoci

En automatitzar el vostre negoci, heu de buscar maneres de fer més eficients les funcions empresarials. Quines pràctiques voldríeu millorar? Quines tasques són repetitives i es poden accelerar automatitzant? Documenteu la quantitat de temps i de diners que realment es necessita per fer aquestes tasques sense automatitzar, en comparació amb l’automatització, per veure l’eficiència dels vostres resultats.

Podeu utilitzar el processament per lots, agrupant activitats per fer-les totes alhora, cosa que us pot estalviar temps en lloc de tenir-lo repartit al llarg del dia. Podeu processar per lots els correus electrònics, els pagaments de factures, la interacció amb les xarxes socials i la comanda de valors.Publicitat

Tenir una mentalitat positiva també pot millorar el vostre negoci treballant per veure on es poden fer millores en lloc de simplement conformar-vos amb els processos actuals. Sempre hauríeu d’intentar trobar maneres de millorar la vostra empresa i garantir una eficiència òptima.

2. Màrqueting en línia

En aquesta època, on la tecnologia i les xarxes socials governen, hauríeu de trobar maneres d’utilitzar-ho a favor de la vostra empresa. Sabeu que donar a conèixer la vostra empresa és important, però també requereix molt de temps.

Per fer-ho de manera eficient, podeu utilitzar el processament per lots juntament amb altres eines en línia. Les eines més populars de màrqueting per correu electrònic són AWeber , Visió6 , i Correu Ximpanzé . El màrqueting per correu electrònic pot fer que la gent estigui al corrent de les vostres activitats empresarials, que podeu automatitzar creant responedors automàtics (una seqüència programada de correus electrònics que s’envien automàticament), que mantindrà la interacció dels vostres clients durant el temps que hàgiu configurat.

Moltes empreses també utilitzen els blocs i les xarxes socials per atraure els clients i mantenir la gent al corrent de les seves activitats. Podeu enllaçar perfils de blocs i xarxes socials i programar publicacions a les dates i hores exactes que vulgueu que es publiquin. Podeu enllaçar els comptes mitjançant Jetpack i, a continuació, utilitzeu eines, com ara Hootsuite —Per automatitzar la vostra presència a les xarxes socials. Amb Hootsuite, podeu accedir a tots els comptes de xarxes socials des d’un mateix lloc.Publicitat

3. Administració i oficina

Es pot destinar molta feina tediós a l'administració i l'oficina, i això pot frenar una empresa. No obstant això, hi ha moltes eines en línia que poden ajudar a automatitzar aquestes tasques. Evernote és un programa popular que pot ajudar la vostra empresa a mantenir organitzades notes, gestió de tasques, comptes, registres de contactes, etc. També hi ha eines que poden connectar centenars d'aplicacions web en un sol lloc, com ara Herolocitat ; que pot gestionar cites, comandes en línia, facturació, sistemes de telefonia i tot allò que us impedeixi generar ingressos de forma gratuïta. Fins i tot podeu automatitzar l’entrada de dades dels vostres rebuts.

Amb empreses com Caixa de sabates , podeu enviar-los tots els vostres rebuts. Shoebox escanejarà tots els rebuts i els enviarà a Evernote i no us haureu de preocupar per haver de fer l'entrada de dades pròpia. També hi ha eines per ajudar amb l’emmagatzematge de fitxers que us permet fer còpies de seguretat i fins i tot compartir fitxers. Caixa i Dropbox es pot utilitzar de forma gratuïta, però podeu optar per funcions més avançades quan la vostra empresa necessiti ampliar-se.

4. Clients i contactes

Utilitzeu eines com Formulari de contacte 7 per permetre que la gent es posi en contacte amb la vostra empresa a través del vostre lloc web 24/7. Fins i tot podeu canalitzar les respostes perquè arribin a la persona adequada. També heu d’incloure una PMF al vostre lloc web per reduir la necessitat que els clients es posin en contacte amb vosaltres directament.

Avalueu les preguntes i problemes que se solen fer i, a continuació, publiqueu la resposta al vostre lloc web per reduir el nombre de consultes enviades. Juntament amb les preguntes més freqüents, hi ha un sistema de tiquets, com Escriptori Zen —Se pot utilitzar, cosa que us permetrà organitzar i gestionar els problemes que té el vostre client.Publicitat

També podeu utilitzar eines de programari que us poden ajudar en la gestió de la vostra relació amb els clients. A mesura que la vostra empresa s’expandeixi, tindreu més clients als quals cal atendre. Amb CRMS, com Força de vendes , podeu proporcionar als vostres clients l'atenció que necessiten, automatitzar l'embut de conversió i etiquetar automàticament els clients potencials.

5. Tasques i projectes

Una altra forma útil d’automatitzar el vostre negoci és mitjançant eines de tasques i projectes. Hi ha llocs web, com ara Trello —Que us pot assignar determinades tasques a diferents usuaris, alhora que us permet etiquetar, adjuntar fitxers i establir terminis.

Cada tasca es pot dividir en una llista de comprovació. També podeu utilitzar eines de gestió com Asana i Fes-ho , que us permetrà supervisar els vostres projectes empresarials.

6. Vendes, inventari i comptes

Podeu alleujar-vos de les tasques de comptabilitat pròpies automatitzant el vostre negoci. Xero és una eina popular que us permet iniciar sessió fàcilment i fer-vos càrrec de la facturació i la nòmina, alhora que permet al vostre comptable iniciar la sessió per solucionar els errors que hàgiu comès.Publicitat

El programari s’actualitza constantment i, ja que es troba al núvol, hi podeu accedir des de qualsevol lloc. Juntament amb les tasques de comptabilitat, també podeu automatitzar els aspectes de guanyar diners de la vostra empresa mitjançant un carretó electrònic i una comanda en línia. Amb llocs web, com ara woo comerç —Els clients poden fer comandes quan vulguin i podeu guanyar diners les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana.

Amb tots els diners que entrareu i sortireu de la vostra empresa, també podeu pressupostar en línia. Programes, com ara Necessiteu un pressupost —Deixa que sabeu exactament cap a on aniran els vostres diners perquè no gasteu excessivament per error, cosa que pot suposar un enorme problema amb les petites empreses.

7. Personal

Els vostres empleats aporten molt de valor al vostre negoci, però el procés de contractació pot trigar molt de temps. Per ajudar-vos, podeu utilitzar programari, com ara Recruiterbox —Que pot ajudar a rastrejar i respondre als sol·licitants, gestionar les ofertes de feina i permetre assignar usuaris a diferents parts del procés de contractació.

Després de contractar nous empleats, heu de fer-los passar la formació. Això requereix temps i diners addicionals, però, amb la tecnologia actual, podeu oferir formació en línia (vídeos, àudios, guies d’instruccions) amb protecció per contrasenya per garantir que només els vostres empleats hi tinguin accés.Publicitat

A través del vostre lloc web, podeu organitzar diferents seccions de formació segons els diferents tipus de personal. Després de la contractació i la formació, haureu de fer una llista per fer un seguiment de tots els vostres empleats i dels diferents torns treballats. Un programari que us pot ajudar a gestionar-ho és FindMyShift que us permet gestionar coses com les pauses per dinar, les vacances i molt més. D’aquesta manera es reduirà l’estrès i es facilitarà molt la gestió dels seus empleats.