Tots tenim aquells dies en què sembla fora d’abast completar les nostres tasques assignades. Amb la temptació de les xarxes socials, els jocs per a mòbils i Internet, en general, per no parlar del bullici constant de gent a l’oficina, és fàcil deixar-se presa de molèsties i distraccions a la feina.

Què podem fer aleshores? Com ser productiu a la feina?

Tot i que no disposem d’un sistema infal·lible que pugui eliminar completament les alteracions i desviaments, tenim 9 regles bàsiques que es poden aplicar per ajudar a augmentar els nivells de productivitat.

Seguiu llegint per conèixer els nostres consells sobre productivitat laboral.

Taula de continguts

1. Què significa ser productiu?
2. 9 Normes bàsiques sobre com ser productiu al treball
3. El resultat final
4. Més consells sobre productivitat

Què significa ser productiu?

Com ser productiu a la feina? és la pregunta mil·lenària que afecta els empleats i els empresaris de tot el món. Independentment d’on treballi i del que faci, tothom sempre busca noves maneres de ser més eficients i eficaços.

Però, què suposa realment ser productiu?

Realitzar més tasques a la llista o treballar més hores no significa necessàriament que sigui més productiu. Només vol dir que esteu més ocupats i que no s’ha de confondre la productivitat amb l’ocupació.

La productivitat significa obtenir resultats efectius en el menor temps possible i deixar-vos més temps per gaudir lliurement.

Implica treballar de manera més intel·ligent, no més dur. Significa refinar processos, accelerar els fluxos de treball i reduir les possibilitats d’interrupcions.

La productivitat s’aconsegueix millor mirant la vostra manera de treballar actual, identificant els colls d’ampolla, els defectes i els obstacles i, a continuació, trobant maneres de millorar.

9 Normes bàsiques sobre com ser productiu al treball

1. Eviteu la multitarea

La multitarea pot donar la impressió que es poden realitzar més tasques a mesura que feu diverses coses alhora. Tanmateix, el contrari és cert.Publicitat

La investigació ha demostrat que intentar fer diverses coses alhora suposa un pes en la productivitat i que canviar entre tasques pot costar fins al 40 per cent del temps d'algú.^[1]Això es deu al fet que el vostre enfocament i concentració es veuen constantment obstaculitzats per haver de canviar entre tasques.

Si teniu moltes tasques al vostre plat, determinar les seves prioritats i assigneu prou temps per a cada tasca. D’aquesta manera, podeu treballar primer en allò que és urgent i tenir prou temps per completar la resta de tasques.

2. Desactiveu les notificacions

Segons una enquesta de Gallup, més del 50 per cent dels propietaris de telèfons intel·ligents nord-americans admeten consultar els seus telèfons unes quantes vegades a l’hora.^[2]

Apagar el telèfon (o almenys les notificacions) durant l’horari laboral és una bona manera d’evitar que comprovi el telèfon tot el temps.

El mateix s'aplica al vostre ordinador. Si teniu el privilegi d’accedir a les xarxes socials a l’escriptori de la feina, desactiveu les notificacions allà.

Un altre bon consell és tancar la sessió dels vostres comptes de xarxes socials. Per tant, quan tingueu ganes de comprovar-ho, és possible que us deixeu influir perquè la vostra pàgina no és tan fàcilment accessible.

3. Gestionar les interrupcions

Hi ha certes interrupcions a l'oficina que són inevitables, com ara que el vostre gerent sol·liciti una reunió ràpida o que el vostre company sol·liciti ajuda. Per fer-ho, el vostre millor enfocament és saber com gestionar les interrupcions com un professional.

Sigueu proactius i informeu la gent que us envolta de la vostra necessitat de concentrar-vos. Activeu el vostre estat com a ocupat / no disponible a l'aplicació de xat de la feina.

Si teniu un termini límit, feu saber als vostres companys que us heu de concentrar i que agrairíeu que no us interrompessin de moment, ni tan sols treballar des de casa si és una opció factible per a vosaltres.

Si preveieu i teniu un pla per gestionar-los, això minimitzarà les vostres possibilitats de ser afectats per interrupcions.

4. Menja la granota

Mark Twain va dir una vegada que:Publicitat

si és feina vostra menjar una granota, és millor fer-ho a primera hora del matí. I si és feina vostra menjar dues granotes, és millor menjar-ne la més gran primer.

Això vol dir bàsicament que primer heu d’eliminar la vostra tasca més gran i urgent.

Tots tenim aquesta tasca important i important que no volem fer, però sabem que hem de fer-la perquè té la conseqüència més gran si no la completem.

Menja la granota és una tècnica de productivitat que us encoratja a fer la vostra tasca més important i indesitjable primer. Completar aquesta tasca en concret abans de qualsevol altra cosa us donarà una enorme sensació d’acompliment. Establirà la pilota rodant la resta del dia i us motivarà a completar amb impaciència les vostres altres tasques.

5. Reduir les reunions

Les reunions poden gastar molt de temps, que es pot utilitzar per fer alguna cosa útil.

Cal esperar a l’arribada de tothom i, després d’haver-se deixat les plaers, finalment s’hi pot quedar atrapat. I, de vegades, pot trigar una hora sencera a resoldre un sol problema.

L’alternativa? No organitzeu cap reunió. Us sorprendrà de quantes coses es poden resoldre mitjançant un correu electrònic o una trucada telefònica ràpida.

Però això no vol dir que hagueu d’eliminar del tot les reunions. Hi ha certes circumstàncies en què encara són necessàries discussions i negociacions presencials. Assegureu-vos que pondereu les opcions abans.

Si només es comparteix informació, és millor que envieu un correu electrònic; però si cal una pluja d’idees o un debat en profunditat, seria millor una reunió en persona.

6. Utilitzeu Eines

Tenir les eines adequades per treballar és fonamental, ja que només ets tan bo com els recursos que tens a la teva disposició. No només podreu completar les tasques de la manera més eficaç possible, sinó que poden racionalitzar els processos. Aquests processos són essencials per a una empresa ja que gestionen tasques, mantenen connectats els empleats i mantenen dades importants.

Si sou el gestor o el propietari d’una empresa, assegureu-vos que el vostre equip tingui les eines adequades.Publicitat

I si sou un empleat i creieu que les eines amb què disposeu actualment no estan a l’alçada, feu-ho saber al vostre gestor. Un bon líder d’equip entén la importància de tenir les eines adequades i com pot afectar la productivitat dels empleats.

Alguns exemples d'eines que es podrien utilitzar:

Comunicació

• Fluix per xatejar en equip i col·laborar.
• Samepage per al programari de videoconferència.
• Zendesk per al compromís amb el servei d'atenció al client.

Gestió de tasques

• Zenkit per a la col·laboració de tasques i projectes.
• Llista de Wunder per enumerar les tasques pendents.
• Wekan per a una opció de codi obert.

Gestió de bases de dades

• Creador de Zoho per obtenir una base de dades en línia gratuïta.
• Ninox per a una varietat de plantilles.
• QuintaDB per a un creador de formularis web i CRM.

Seguiment del temps

• Clockify per a un rastrejador gratuït.
• TMètric per a integracions d’espais de treball.
• TimeCamp per a la supervisió de l'assistència i la productivitat.

També podeu fer una ullada a aquests Les 10 millors eines de productivitat per ajudar-vos a aconseguir 10 vegades més en menys temps .

7. Desordenar i organitzar-se

Tenir un espai de treball desorganitzat i desordenat pot limitar la vostra capacitat de concentració. Segons els investigadors, el desordre físic pot afectar negativament la vostra capacitat de concentració i captació d’informació.^[3]És per això que és important mantenir el vostre entorn de treball ben ordenat i lliure de desordres.

Assegureu-vos que teniu el vostre propi sistema d’organització per saber què heu de fer quan es comencen a acumular els tràmits.

Si us organitzeu, també us assegurareu on podeu trobar els articles de papereria, les eines o els documents adequats quan ho necessiteu. Un estudi nord-americà revela que el treballador mitjà pot malgastar fins a una setmana a l’any a la recerca d’elements fora de lloc.^[4]

Aquí teniu una guia útil per ajudar-vos a desorganitzar i organitzar: Com desordenar la vostra vida i reduir l'estrès (la guia definitiva)

8. Fer pauses

Fer pauses regulars és essencial per mantenir la productivitat a la feina. Treballar davant d’un ordinador pot conduir a un estil de vida sedentari que pot suposar un major risc de patir malalties del cor, diabetis i obesitat. Fins i tot un microbreak de 30 segons pot augmentar els nivells de productivitat fins al 30%.

A més de la vostra salut física, les pauses també són crucials per al vostre benestar mental i emocional. Això es deu al fet que el vostre cervell és com un múscul, com més funciona sense interrupcions, més fàcil és que es cansi.

Assegurar-vos que realment feu els vostres descansos pot evitar que pateixi fatiga per la decisió. També pot ajudar a augmentar la creativitat.

Feu un cop d'ull a aquest article i esbrineu per què hauríeu de començar a programar el temps per a les pauses: la importància de programar el temps d'inactivitatPublicitat

9. Beu aigua

Tot i que sabem que ho hauríem de fer, és fàcil oblidar-se de beure prou aigua durant la jornada laboral.

Molts de nosaltres recorrem al te o al cafè perquè l’efecte de la cafeïna ens mantingui endavant. No obstant això, com fer pauses, l’aigua potable és fonamental per mantenir els nivells de productivitat a la feina. És senzill i eficaç.

No pot beure prou aigua conduir a la deshidratació i també mals de cap, cansament i augment de pes.

Un bon consell per evitar la deshidratació és mantenir una ampolla d’aigua a l’escriptori, ja que pot servir de recordatori per beure constantment aigua.

Si us sembla una mica suau el gust de l’aigua, afegiu-hi algunes fruites com el cogombre o la llimona per donar-li un millor sabor.

També podeu obtenir més idees sobre com beure més aigua aquí: Com beure més aigua (i per què hauríeu de fer-ho)

El resultat final

Les 9 regles bàsiques anteriors sobre productivitat laboral no són el final, el final. Vostè i l’empresa per a la qual treballen poden tenir altres consells sobre com s’augmenta i manté la productivitat.

Al cap i a la fi, és una cosa que es pot percebre de manera diferent en funció del lloc de treball i de l’entorn de treball exactes.

En dir que, tanmateix, les 9 regles bàsiques serveixen de bona base per a qualsevol persona que es trobi sucumbint a la disrupció i la distracció i que estigui buscant maneres de superar-les.

Un bon consell que cal tenir en compte és que el canvi no es produeix d’un dia per l’altre. Comenceu petit i sigueu coherents . Si us rellisqueu, només us heu de desempolsar i torneu-ho a provar.

El desenvolupament d’hàbits es produeix de manera gradual, de manera que, sempre que el mantingueu al cap, aviat començareu a notar els canvis que heu fet i, finalment, a gaudir dels fruits del vostre treball.Publicitat

Més consells sobre productivitat

• La guia definitiva per prioritzar la vostra feina i la vostra vida
• 30 millors llibres de productivitat que hauríeu de llegir per augmentar la vostra productivitat
• 13 estratègies per iniciar la vostra productivitat
• L’art acurat de delegar

Crèdit fotogràfic destacat: Cathryn Lavery mitjançant unsplash.com

Referència