COM CREAR UNA LLISTA DE TASQUES I FER REALMENT LES COSES

Una de les maneres més poderoses de reduir l’estrès i l’aclaparament quan se sent ansiós pel seu treball és seure amb un bolígraf i un tros de paper i escriure totes les coses que ha de fer. Quin autor de Fent les coses , David Allen anomena un escombrat mental. Allibera el cervell de la sobrecàrrega cognitiva i quan podeu veure totes les coses que heu de fer apareix una sensació de confort sabent que no és tan dolent com el vostre cervell us deia.

Tanmateix, només treure totes les coses que heu de fer del cap no aconsegueix fer la feina. És només el primer pas.

Per obtenir realment l'avantatge de fer una llista de tasques, hi ha poques coses que pugueu fer que la vostra llista de tasques sigui molt més eficaç.

1. Tingueu clar el que heu de fer

Sovint veig fer llistes amb tasques escrites com Parla amb Tim o bé Prepareu la presentació . El problema amb tasques d’escriptura com aquesta és que no estan clares. Hi ha diverses preguntes que no tenen resposta. Parlar amb Tim de què? Quina presentació? Què cal preparar?

Quan escriviu una tasca, sabreu què voleu fer; però després d’un cap de setmana o d’uns quants dies, el que voleu aconseguir s’ha quedat enfangat i poc clar. És molt millor escriure Parleu amb Tim sobre el viatge de la setmana que ve a Berlín o bé prepareu un esquema per a la presentació de la setmana vinent al Consell d’Administració . Per descomptat, pot trigar uns segons més a escriure les paraules addicionals, però us agraireu més tard quan vingueu a fer la tasca.

Tasques d’escriptura com aquesta deixa molt clar què voleu fer . I quan us asseieu per començar el vostre treball, sabreu exactament què implica fer aquestes tasques perquè pugueu prendre millors decisions sobre què treballar.Publicitat

També estalvia molt de temps perquè la claredat significa que podreu obtenir els fitxers adequats i començar immediatament, en lloc d’haver de passar uns minuts intentant recordar el que heu de fer.

2. No dateu les tasques de manera aleatòria

És molt temptador afegir una data a totes les tasques que escriviu —no voleu oblidar-vos de fer-ho, oi? - El problema de sortir aleatòriament amb totes les tasques que heu inclòs a la llista de tasques és que acabeu amb un una llista diària aclaparadora de tasques que no cal fer el dia que hàgiu escollit, o bé reprogramareu les tasques o simplement les ignorareu.

En lloc d’això, sigueu més estratègics Poseu una data en una tasca només si teniu intenció de fer-la aquell dia. He vist diàriament fer llistes amb vint a trenta tasques quan la persona té un dia de reunions d’esquena. En aquestes circumstàncies, no hi ha manera de fer les tasques.

Està bé posar una tasca de recordatori a la llista de tasques diàries, com ara RECORDATORI : Reviseu el projecte X: cal fer alguna cosa? O bé creeu una llista de trucades per fer i realitzeu una tasca diària que us indiqui que reviseu la vostra llista de trucades. Simplement treballeu per mantenir la vostra llista de tasques diàries de manera manejable i realista.

Passar una mica de temps cada setmana per planificar la setmana en funció del que hi ha al calendari us ajudarà a mantenir la vostra llista de tasques més eficaç. Podeu afegir dates a les vostres tasques. Quan tingueu un dia tranquil a l'oficina sense reunions, tingueu una llista més llarga de tasques pendents. Si no sou en viatge de negocis, reduïu el nombre de tasques a la vostra llista.

3. Mantingueu la vostra llista diària amb més de deu tasques

Quan ho suggereixo a la gent, sovint es riuen de mi. Creuen que estan molt més ocupats que això i han de tenir almenys vint tasques a la llista.Publicitat

El problema aquí és amb totes les distraccions, emergències i interrupcions que rebreu cada dia; no faràs aquestes vint tasques. Arribareu frustrats al final del dia perquè esteu reprogramant el vint-i-cinc i el cinquanta per cent de les tasques que teníeu a la llista.

Al contrari, al final del dia, dediqueu uns deu a quinze minuts a prioritzar l’endemà. Trieu les deu tasques més importants de la llista i ressaltar-los d’alguna manera. Molts gestors de llistes per fer tenen una manera de marcar les tasques i, per tant, podeu afegir una marca a les 10 tasques que vulgueu fer l'endemà.

Això no només us mantindrà centrat en allò que és important, sinó que també us obliga a triar les tasques que tindran un impacte positiu més gran en el vostre dia.

Quan comenceu a donar prioritat a la vostra llista de tasques d’aquesta manera, naturalment us concentrareu més i dedicareu més del vostre valuós temps a tasques que us permetran avançar en els vostres projectes i objectius.

4. Agrupeu tasques similars juntes

Quan mireu la vostra llista de tasques, notareu que moltes tasques tenen una naturalesa similar.

Trucar als vostres clients, per exemple. Si teniu dues o tres tasques a la llista diària que impliquen trucar als vostres clients, agrupeu-les i feu-les al mateix temps. Programa uns trenta minuts aproximadament per fer les teves trucades i fer-les una darrere l’altra. De la mateixa manera, si teniu tasques relacionades amb el correu electrònic, agrupeu-les també. Trobareu que feu molt més i la vostra ment està molt més centrada en la feina que feu.Publicitat

Pot esdevenir caòtic si canvieu entre diversos tipus de treball durant tot el dia. És molt millor per a la vostra efectivitat i productivitat fer tasques similars junts . Teniu les eines adequades (aplicacions, correu electrònic del telèfon, etc.) obertes i us estalviarà molt de temps.

5. Feu que la vostra llista de tasques sigui motivadora

Quan escriviu tasques com respondre a un correu electrònic o fer trucades de seguiment del client, no hi ha una motivació real. Sembla que estàs passant per la rutina de fer la feina. Sempre que sigui possible, escriviu tasques com fer que la safata d'entrada del correu electrònic sigui zero i truqueu als meus clients per assegurar-se que estiguin contents. Pot semblar simplista, però moltes vegades una llista de tasques no té cap valor emocional. És només una llista de treballs a fer.

Per fer que la llista sigui més inspiradora, escriure tasques perquè evoquin una resposta emocional . Fer feliç als vostres clients serà més motivador que només trucar-los, perquè aquesta és la vostra feina o competir amb vosaltres mateixos per aconseguir que la vostra safata d’entrada de correu electrònic es posi a zero cada dia, afegeix una mica més d’espurna a la tasca.

Una altra manera de fer que la vostra llista de tasques sigui més motivadora és mantingueu la llista diària curta . Com he escrit anteriorment, quan la vostra llista de tasques diàries no tingui més de deu tasques, se sentirà realitzable. Si té entre vint i trenta tasques, se sentirà aclaparador. Molt millor fer una ullada a la llista diària i sentir-se inspirat que mirar-la i sentir-se desmotivat.

6. Feu una revisió setmanal

Per a qualsevol persona que hagi llegit la de David Allen Fent les coses llibre, sabreu tot sobre la ressenya setmanal. Tot i això, em sorprèn la quantitat de gent que no ho faci. Si voleu que la vostra llista de tasques continuï vigent i estigui actualitzada, és imprescindible fer una revisió setmanal.

Al llarg de la setmana en què passeu corrent i fent coses, trobareu a faltar coses. Som éssers humans i ens oblidarem de marcar les tasques que hem fet, afegirem tasques sensibles al temps i no afegirem una data i ens oblidarem d’afegir tasques. La revisió setmanal és on us atureu una hora i feu una visió general del que heu de fer.Publicitat

Idealment, la vostra revisió setmanal s'hauria de fer en un lloc lliure de distraccions, de manera que pugueu centrar-vos en la feina que heu de fer i planificar-la la setmana següent. Agrupeu totes les vostres tasques (és possible que hàgiu escrit tasques en un bloc de notes i no les hàgiu afegit a la vostra llista de tasques) i esborreu les tasques que ja no són necessàries o que ja s'han fet.

Fer una revisió setmanal us controlarà completament. Us permet estar al dia del vostre treball, decidir què cal fer a continuació i què es pot ajornar per a un moment posterior. És la millor manera que conec començant la setmana amb un pla i una direcció i és una manera d'assegurar-vos que feu les coses correctes i que no us deixeu atrapats per tasques menors que no us avancin en els vostres projectes ni en els vostres objectius.

El resultat final

Quan s’utilitza correctament, una llista de tasques pot ser la motivació i el motor que us impulsi a fer el millor treball i aconseguir coses sorprenents. Us manté concentrat en les coses importants i us fa perdre tasques que en cas contrari es podrien perdre.

Fer llistes també us ajuda a reduir l’estrès i l’aclaparament, ja que en lloc d’intentar recordar tot el que teniu al cap, heu externalitzat tot el treball que heu de fer alliberant espai a la vostra ment per a esforços més creatius.

Recapitulem els punts clau per emportar:

Escriviu tasques de manera que quedi molt clar què heu de fer. Si heu de trucar a algú, introduïu el seu número de telèfon a la tasca per estalviar temps cercant el número.
Afegiu dates significatives i no aleatòries. Quan la vostra llista de tasques diàries només té tasques que cal fer aquell dia, estareu molt més centrat en la feina adequada.
Permet només un màxim de deu a dotze tasques marcades al dia a la llista de tasques. Això no vol dir que només feu aquestes tasques. Si al final del dia teniu temps i energia, sempre podeu fer més.
Agrupeu tasques similars de manera que pugueu centrar-vos en el tipus de treball que feu al mateix temps. Això ajuda a evitar el riscos de multitasca .
Escriviu les vostres tasques perquè siguin significatives i motivadores. Voleu mirar la vostra llista i estar motivat per quedar-vos atrapat i fer la feina.
No us perdeu mai de fer una revisió setmanal completa. Aquesta és la cola que manté tot junt i rellevant.