Un pla de contingència no sembla el que discutiríeu amb els amics sobre pastís i cafè, però és una part essencial de tots els vostres plans reals. És possible que necessiteu un (o més) per al vostre negoci, projecte escolar o fins i tot unes vacances en família. El problema més gran a l’hora de fer un pla de contingència és que sovint la gent no està segura de què hi ha d’incloure. Aquí teniu una guia pràctica per fer-ne una de completa.

Taula de continguts

1. Què és un pla de contingència?
2. Què passa si no teniu un pla de contingència?
3. Què passa si el pla de contingència és dolent?
4. Com us pot beneficiar un pla de contingència?
5. Com redactar un bon pla de contingència?
   • 1. Identificar
   • 2. Prioritzar
   • 3. Pla
   • 4. Executar
   • 5. Revisió
   • Alguns exemples concrets per posar les coses en perspectiva:

Què és un pla de contingència?

Un pla de contingència és un conjunt d’accions que realitzareu quan passi alguna cosa inesperada. Penseu-ho en un pla de còpia de seguretat o en un pla B. Hauria de tenir instruccions que podeu seguir quan el pla original no funcioni a causa de canvis en la situació.

Un pla de contingència us prepara per afrontar qualsevol problema futur que pugueu trobar i us proporciona una mena de ruta d’escapament davant de qualsevol accident.^[1]

Què passa si no teniu un pla de contingència?

Si alguna cosa va malament amb el vostre pla A de manera inesperada o si els accidents us obliguen a canviar el pla actual, és probable que us espanteu. Sobretot si no esteu ben preparat per fer front a contingències, probablement no penseu prou amb la raó per arribar a la solució que necessiteu en aquest moment. No sabreu què fer.

El que és pitjor, fins que no pugueu controlar la situació, el negoci no pot tornar a la normalitat. Haureu de solucionar el problema i fer nous plans.Publicitat

Què passa si el pla de contingència és dolent?

No us penseu que fer un pla de contingència és una tasca senzilla. Un pla de contingència hauria de ser integral, cosa que requereix una consideració acurada. En cas contrari, no és útil.

Per exemple, és possible que estigueu preparat per a un tipus d’accident incorrecte. I quan el vostre pla no funcioni com s’esperava, no us organitzareu prou per fer front a la crisi. És a dir, entrareu en pànic.

Com us pot beneficiar un pla de contingència?

Per exemple, un pla de contingència us permet fer front als accidents de forma ràpida i eficaç.^[2]En un escenari empresarial, fins i tot us pot ajudar a estalviar temps i costos en la reparació de la situació.

A més, un pla de contingència ajuda a minimitzar les conseqüències negatives o les pèrdues causades per l'esdeveniment inesperat. Us guia per començar a afrontar la situació tan aviat com alguna cosa falli i us mantingui a salvo.

Al cap i a la fi, tenir a punt un pla de contingència és tranquil·litzador, perquè no us haureu de preocupar de fer nous plans amb pressa.Publicitat

Podeu pensar que és improbable que es produeixin accidents. Podeu pensar que el vostre pla A és perfecte. Tot i això, heu de tenir en compte que el futur és incert fins que es converteix en el present i que, com a éssers humans, no podem controlar el 100% del que passa. No us voleu penedir de no tenir un pla de contingència quan sigui massa tard!

Com redactar un bon pla de contingència?

Bàsicament hi ha 5 passos:^[3]

Ara els revisarem un per un:

1. Identificar

Com que un pla de contingència té a veure amb allò inesperat, primer heu d’intentar predir els riscos:^[4] Publicitat

• Què podria sortir malament?
• Quina probabilitat sortiria malament?
• Quin és l’impacte i les conseqüències de la contingència?
• Quina ha de ser la vostra reacció o solució?
• Com es pot preparar per endavant?

2. Prioritzar

Utilitzant allò que heu escrit al pas 1, classifiqueu els vostres riscos pel seu possible impacte i probabilitat. Com més probable sigui el risc i més greu serà l’impacte, més alt hauria de situar-se.

Heu de decidir quina ponderació cal posar en cada risc segons la vostra situació.

3. Pla

El següent pas és escriure el vostre pla de contingència. Tenint en compte els recursos disponibles, dissenyeu solucions als riscos que voleu cobrir al pla. Sigueu realistes sobre les vostres necessitats: potser cal tractar alguns problemes abans que altres, o potser haureu d’actuar en un termini determinat, etc.

També és important donar instruccions clares i senzilles perquè no oblideu el que heu escrit mesos més tard o que algú no les entengui malament.^[5]

4. Executar

Si el vostre pla de contingència implica altres persones, per exemple, els vostres companys o membres de la família, parleu-ne amb ells. Feu-los saber què han de fer quan passen certes coses.^[6]Prepareu-los.Publicitat

Aleshores, si el vostre pla inclou accions per preparar-se per a futurs accidents, executeu-los. Això us pot ajudar a reduir els riscos que podreu tenir mentre es fixen objectius.

5. Revisió

Els canvis es produeixen tot el temps. Perquè el vostre pla de contingència sigui pràctic, haureu de revisar-lo i fer ajustaments regularment. Avalueu els elements del vostre pla. Amb el pas del temps, alguns riscos poden ser més o menys probables, o poden provocar diferents resultats. Conegueu bé la vostra situació i actualitzeu les solucions en conseqüència.

Si el vostre pla tracta de riscos a gran escala, com ara desastres naturals o fallades del servidor, la realització d’exercicis és molt útil per identificar els punts febles del pla, així com per assegurar-vos que les persones implicades estaran preparades per actuar d’acord amb el pla quan tinguin a.

Alguns exemples concrets per posar les coses en perspectiva:

Exemple 1: pla de contingència d'una exposició a l'aire lliure

• Risc potencial: pluja
• Qui es veurà afectat: Expositors, visitants, organitzadors i membres de la tripulació
• Acció 1: protegir els articles de l'exposició
  • Qui actuarà: membres de la tripulació in situ
  • Preparació: fundes a prova de pluja per a parades d’expositors, envieu un correu electrònic als expositors amb previsions meteorològiques amb 3 dies d’antelació
• Acció 2: conduir els visitants a zones protegides
  • Qui actuarà: membres de la tripulació del lloc, guàrdies de seguretat
  • Preparació: Marqueu les zones designades com a zones sense estacionament, jaquetes impermeables per a la tripulació

Exemple 2: pla de contingència per pronunciar un discurs a un gran grup de públic (companys de treball) Publicitat

• Risc potencial: el projector o l’ordinador no funcionen
• Qui es veurà afectat: jo
• Acció: escriviu esquemes i punts clau a la pissarra mentre parlo
  • Qui actuarà: jo
  • Preparació: Notes en paper, 3 retoladors de colors, fulls impresos

Crèdit fotogràfic destacat: Flaticon a través de flaticon.com

Referència