12 REPTES ALS QUALS S'ENFRONTEN ELS ASSISTENTS ADMINISTRATIUS

Les places d’assistent administratiu es troben en gairebé totes les indústries. Tant si es tracta de finances, mineria, legal, cinematogràfica o comercial, aquesta posició pot ser extremadament exigent i, sens dubte, mereix un cert reconeixement. Alguns podrien creure que ser assistent administratiu és fàcil. No és així, els assistents administratius treballen molt dur. Són individus cultes, que tenen personalitats encantadores i que poden fer pràcticament qualsevol cosa.

1. Es poden veure obligats a tractar amb personalitats difícils

La majoria dels assistents administratius han hagut de tractar amb moltes personalitats que entren i surten de l’oficina. En general, aquestes persones seran agradables, mentre que d’altres faran tic-tac de bombes de temps palpitant de ràbia comprimida, a punt per llançar-se contra l’educat ajudant administratiu.

Quan es tracta d’una personalitat difícil, el personal administratiu sol tenir un encant enginyós. Poden ajudar a l’individu acalorat a calmar-se i guanyar confiança en l’empresa una vegada més, proporcionant confiança i tranquil·litzant a l’individu enfadat que tot es resoldrà el més aviat possible.

2. Es poden veure com algú de menor importància

D’alguna manera, el lloc d’assistent administratiu s’ha classificat com a posició inicial per a la majoria d’empreses. El que la majoria de la gent no entén és que ser ajudant administratiu sigui una carrera professional en què la gent pugui excel·lir.

Els assistents administratius estan tan orgullosos de les seves carreres, dels seus coneixements i de la seva humilitat, que els és fàcil eliminar qualsevol persona que qüestioni el seu pla d’avanç professional. Saben la importància del seu paper i com aporten creixement a l’empresa per a la qual treballen.

3. Es pot esperar que netegin després de tothom

Pensaries amb una oficina plena d’adults grans que la gent sabria netejar després d’ella mateixa. El personal administratiu sap que la seva feina requereix moltes tasques de foment, però també sap que té problemes quan comencen a trobar pells de plàtan que queden a la planta de la sala de juntes.Publicitat

Els assistents administratius tracten amb els companys de treball desordenats simplement col·locant cartells i rètols que reflecteixen la poca higiene del lloc de treball dels seus companys. Potser no sempre criden directament a una persona, però el missatge és clar, no es toleraran els plats bruts que quedin al taulell de la cuina i els embolcalls de dolços a terra.

4. Es pot esperar que solucionin qualsevol cosa i tot

Sabíeu que els assistents administratius també són tècnics de TI? S'espera que solucionin problemes d'Internet, connectin els empleats a impressores de xarxa, ajudin amb el programari i, a continuació, tornin a presentar documents i respondre a diverses línies de telèfon. Per no mencionar la quantitat de vegades que han hagut de portar bosses d’escombraries amb fuites al contenidor d’escombraries, canviar les ampolles de tòner que exploten a la fotocopiadora, tornar a omplir coixinets de tinta i bolígrafs buits, treure velles caixes bancàries de l’emmagatzematge polsegós i molt més.

Els assistents administratius no són lampistes, electricistes o tècnics de cap tipus certificats. Tot i així, troben la manera de resoldre el problema amb les seves increïbles habilitats físiques i de resolució de problemes.

5. Es pot esperar que ho sàpiguen tot, fins i tot quan no estiguin inclosos en reunions i converses privades

Hi ha reunions i conferències telefòniques durant tot el dia, en què no s’inclouen. Tot i això, s’espera que sàpiguen què passa en tot moment.

Tot i la seva incapacitat per prendre decisions executives, saben més informació que l’empleat típic. Són un centre d'informació. Això es deu al fet que han dominat l'acte de deixar anar fàcilment, fer les preguntes adequades i reunir trossos d'informació per obtenir les respostes adequades. Bàsicament, tots són detectius.

6. Se’ls pot culpar de qualsevol cosa que vagi malament

Potser no són els que prenen decisions, però quan tot va malament, tots els dits els assenyalen com a culpables, o almenys és la seva responsabilitat resoldre el problema.Publicitat

Per evitar ser acusats o culpables de res, els assistents administratius registren la seva jornada laboral. Ho escriuen tot i creen un rastre de paper sistemàtic per cobrir el seu horari de principi a fi, només en cas d’un singlot inesperat.

7. Es pot esperar que estiguin sempre disponibles

De vegades, els assistents administratius mengen mentre treballen. Es poden menjar a mig dinar quan un company de feina els acosta sobre una propera reunió, connexió a Internet trencada o fins i tot un lavabo inundat.

Saber quan dibuixar la línia és la meitat de la batalla, perquè alguns companys de treball poden fer que una situació soni molt més urgent del que realment és. En benefici propi, els assistents administratius aprenen a fer trucades de judici en funció de la situació actual. Sempre estaran d’acord per abordar el problema, però de vegades decideixen que després de dinar els funciona millor.

8. Poden fer servir el seu escriptori com a estació de descàrrega

Els encanta la sensació de fer-se un gran embolcall a la feina, però si s’allunyen un moment, segur que els rebrà un paper addicional a la safata d’entrada.

Per mantenir-se al dia amb els treballs entrants constants, ordenen i gestionen tot el que hi ha en categories i, a continuació, els prioritzen. Els assistents administratius estan molt organitzats i saben mantenir un flux de treball productiu per manejar grans quantitats de mà d’obra.

9. No poden tenir privadesa

Ser assistent de pràcticament tothom significa que el seu escriptori és gratuït per a tots aquells amb qui treballen. Són els guardians de claus, contrasenyes, papereria, subministraments i el gran calaix de caramels.Publicitat

Per mantenir el seu espai per a ells, desenvolupen cases per a tots els béns de l’empresa fora de la seva bombolla personal. Tot el que sigui personal es guarda lluny en un racó oposat, com ara les claus del cotxe, la cartera i el telèfon mòbil.

10. Poden mancar d’activitat física

Algun dia, hi ha massa correus electrònics i massa paperassa a la safata d’entrada per allunyar-se. De vegades, fins i tot es poden sacrificar prenent un descans o un dinar per completar una feina.

Els assistents administratius tenen una ètica de treball tan gran: poden fer diverses tasques fàcilment i treballar més dur per trobar temps addicional durant el dia per fer una refrescant passejada a l’exterior.

11. De vegades poden ser el cul de les bromes de l’oficina

Quan els assistents administratius cometen un error, cosa que pot passar, de vegades són la culata de totes les bromes durant la resta del dia.

Per fer front a les burles, només fan ximpletes amb tothom i es riuen dels seus propis errors. Saben que poder admetre els seus defectes i aprendre d’ells és un signe de gran lideratge.

12. Es poden pagar menys i se senten poc apreciats

L’estat d’un lloc d’assistent administratiu és discutible en funció del punt de vista que es vegi. Amb la càrrega de treball de cent persones, de vegades se’ls paga com si estiguessin a la part inferior del tòtem.Publicitat

De vegades, els seus empresaris estan tan ocupats que el personal administratiu ha de plantejar el fet que s’hauria d’abordar un augment. De vegades, els empresaris obliden el que han fet els seus assistents administratius per l’empresa i s’han d’agrair periòdicament.