La setmana passada hi ha hagut una gran quantitat d'articles sobre el correu electrònic, sobretot tenint en compte que arribem al 30è aniversari del correu electrònic. El que sovint es discuteix són els problemes que ha creat el correu electrònic (així com els problemes que ha resolt el correu electrònic), però s’ha parlat més com hem de treballar per domar el correu electrònic per solucionar els problemes que genera.

Però el problema no és el correu electrònic. No cal domar el correu electrònic. El problema, senzillament, és com tractem emai l.Publicitat

Les persones i les empreses tracten el correu electrònic de maneres que van en contra del sentit de què s’hauria d’utilitzar: comunicar-se de forma llarga sense fer servir el telèfon. No és un substitut del telèfon, no és un mitjà per posar-se en contacte amb algú immediatament. Tot i això, l’expectativa és que ho sigui ... o hauria de ser-ho .

Sembla que la gent pensa que, ja que rebeu el correu electrònic gairebé a l’instant, haureu de respondre en espècies. Però per a la majoria de la gent (hi ha algunes feines on treballa és gestió del correu electrònic) gestionar el correu electrònic és un aspecte de la seva feina, i en aquest cas és petit. Tot i així, és gairebé una de les primeres coses que mencionem que fem durant el dia.

Penseu en això: espereu al treballador postal totes les hores, obrint i tancant la porta per revisar el correu sense parar cada dia? Per descomptat que no. Això seria una pèrdua de temps i energia. Sabeu quan arriba el treballador de correus (aproximadament), de manera que si espereu alguna cosa, teniu una idea general de quan arribarà. Per això, no seus a la porta tot el dia esperant. Us dediqueu al vostre dia fent el treball real que teniu a l’abast en lloc de deixar que us intervingui la possibilitat d’un lliurament important.Publicitat

Feu el mateix amb el correu electrònic? Probablement no.

En lloc d’això, mantingueu oberta la vostra aplicació de correu electrònic, esperant que arribi l’avís de notificació imminent, de manera que pugueu comprovar i veure quines novetats s’acaben de lliurar a la safata d’entrada.

Potser no feu això. Potser consulteu el correu electrònic 2-3 vegades al dia, i ja està. Potser tractareu el correu electrònic d’una manera que us permetrà tractar millor la vostra feina.Publicitat

Potser.

Gestioneu les tasques des de la vostra aplicació de correu electrònic? A menys que utilitzeu alguna cosa així ActiveInbox o un complement similar, utilitzeu una eina de comunicació com a eina de gestió de tasques. I això no funciona.

Poseu notes Post-It directament (i exclusivament) al telèfon per recordar-vos que heu de fer articles? Podeu fer-ho per a articles que requereixen utilitzar el telèfon, però més enllà d'això ho dubto molt. Tot i això, ho fem amb aplicacions de correu electrònic sense pensar-hi de la mateixa manera.Publicitat

La barrera per utilitzar una aplicació de gestió de tasques sovint es deu al fet que la gent sent o creu que pot utilitzar la seva aplicació de correu electrònic per gestionar les seves tasques amb carpetes i similars. Podeu provar-ho, però no sereu ni tan eficaç ni eficaç. Us demano que utilitzeu un altre programari (o, si utilitzeu Outlook, utilitzeu el component Tasques) per gestionar les tasques en lloc d’utilitzar l’aplicació de correu electrònic per gestionar les tasques. Seguiu-lo a través de l’ajust inicial i aposto a que veureu que el vostre flux de treball millora.

Quin és el resultat final?

No importa quina aplicació o servei de correu electrònic utilitzeu, tret que poseu la disciplina i els límits a l’hora d’utilitzar aquest valuós eina de comunicació , ho estàs fent malament.Publicitat

Quin és el problema del correu electrònic? No és la tecnologia; són les persones que utilitzen la tecnologia. I fins que no solucionem aquest correu electrònic sempre apareixerà ... trencat.

(Crèdit fotogràfic: Un munt de signes At a través de Shutterstock)