Si visiteu Lifehack regularment, estic segur que us heu adonat de la sèrie Getting Things Done que s’ha presentat darrerament aquí. En les darreres setmanes he estat discutint sobre la mateixa metodologia i com utilitzar-la en els vostres esforços quotidians (tant en treballs com en projectes personals).

El que no he fet, però, és apuntar-vos cap a eines específiques que podeu utilitzar per facilitar la vostra vida de GTD. Bé, això és exactament el que faré avui.

Deixeu-me recordar que hi ha 7 elements principals de GTD: Llista de projectes, Llista de tasques següents, Llista futura / potser, Calendari, Llista d’espera, Fitxers de recursos i l’element intangible: confiança.

Cadascun d'aquests es pot gestionar utilitzant les eines més senzilles possibles: llapis i paper. Però, com que vivim al segle XXI, probablement no sigui la forma més eficaç per a algunes persones.

A continuació, es mostra una llista d’eines fantàstiques que ja són compatibles amb el GTD o que es poden ajustar fàcilment per adaptar-se a la forma de treballar del GTD.

La vostra safata d'entrada

Com he dit en una de les publicacions de la sèrie GTD (El vostre gràfic diari d’activitat), la majoria de la gent sol començar el seu treball a les safates d’entrada.

Aquestes bústies d’entrada no han de ser autèntiques (bústies de correu electrònic o bústies tradicionals). Tal com es defineix a GTD, una safata d'entrada és simplement el lloc on aterren totes les coses entrants. Això ens proporciona moltes possibilitats quant a les eines o programes reals que volem utilitzar per a les nostres safates d'entrada.

Algunes eines i programari que solen funcionar millor són:Publicitat

1. Tots els programes de correu electrònic

Això és obvi, però les solucions més senzilles solen ser les millors. El vostre programari de correu electrònic (independentment del que utilitzeu) està perfectament configurat per utilitzar-lo com a safata d’entrada per a algunes coses entrants perquè ... bé, simplement té una safata d’entrada, i cada correu electrònic que rebreu us espera allà perquè el llegiu .

Una cosa important que cal recordar, però, és que, quan es tracta de correus electrònics nous, haureu d’actuar-hi immediatament.

Però, què heu de fer quan trobeu una sol·licitud nova que no s'ha enviat per correu electrònic? Aquí és on entren en joc altres eines.

2. Recordeu La llet

Recordeu la llet(o RTM) és una gran eina i té moltes més aplicacions GTD que només actuar com una safata d’entrada.

En primer lloc, RTM és essencialment una aplicació de llista de tasques. Està disponible en línia (per a tots els sistemes operatius) i també té moltes versions per a altres plataformes (iPhone, iPad, Android).

No obstant això, anomenar-lo simplement una aplicació de llista de tasques és una eufemització. Es pot utilitzar per a qualsevol tipus d'activitat en què les llistes de coses siguin útils.

Per exemple, ja que hi ha una versió per a iPhone, podeu utilitzar-la com a llista de queviures quan aneu de compres o com a senzill bloc de notes que pugueu utilitzar mentre sigueu, perquè no se us escapi cap idea brillant. O podeu utilitzar-lo com a safata d’entrada addicional. Sempre que ensopegueu amb una nova sol·licitud que no s’ha enviat per correu electrònic, podeu posar-la en una llista separada dins de RTM (preferiblement una safata d’entrada anomenada).Publicitat

Tornant al propi RTM. L'eina és molt fàcil d'utilitzar. Admet llistes múltiples, quatre nivells de prioritats, etiquetes, molts dreceres de teclat (funcionen ràpidament amb RTM una vegada que en teniu un cop d'ull), canals RSS, canals iCal, recordatoris i molt més.

Llista de projectes

Sovint, la llista de projectes és una gran quantitat de béns immobles de GTD ... per dir-ho d'alguna manera. Cal que estigui perfectament organitzat perquè cada projecte sigui fàcil d’entendre i treballar fàcilment.

Per a mi, només hi ha una manera de fer-ho correctament: fer servir mapes mentals.

Només per recordar-vos (gentilesa de Wikipedia), a mapa mental és un diagrama que s’utilitza per representar paraules, idees, tasques o altres elements relacionats amb una paraula clau o idea central i organitzades al voltant d’ells. O en anglès senzill: és la millor manera de donar als vostres pensaments una forma física (en aquest cas, creant una representació digital dels vostres pensaments).

La majoria dels projectes només estan semiorganitzats al voltant de molts pensaments diferents que tenen sentit tots junts, però són difícils de posar en una llista o document de text tradicionals. Els mapes mentals, però, poden gestionar excepcionalment bé aquesta situació. Per això, els mapes mentals són perfectes per gestionar la vostra llista de projectes.

3. FreeMind

Quan es tracta de fer mapes digitals (en un ordinador), hi ha moltes eines que ho poden fer possible. Tot i això, n’hi ha un que val la pena revisar. Es diu Ment lliure .

El nom dóna una bona idea que l’eina és gratuïta, i això és bo. Però hi ha més bones notícies: hi ha versions disponibles per a les plataformes i sistemes operatius més populars. No només això, sinó que també podeu descarregar binaris (FreeMind és un veritable projecte de codi obert).

Però la millor notícia de totes és la següent: FreeMind és l’eina més fàcil d’utilitzar, més ràpida i més petita (en termes de memòria i espai en disc). En essència, aquesta és la millor eina per al mapatge mental disponible.Publicitat

( Si preferiu eines en línia que tractar fitxers locals al vostre ordinador, podeu consultar-ho MindMeister . També sembla força impressionant. Ofereix totes les funcions importants per al mapatge mental i té moltes coses addicionals, com la possibilitat d’incloure fitxers adjunts, imatges, PDF i altres fitxers. Però no és gratuït. El pla menys car disponible és de 4,99 USD al mes.)

Llista de tasques següent, Llista futura / potser, Llista en espera

Les vostres llistes, amb la Llista de tasques següents al capdavant, són el lloc on passeu la major part del temps quan treballeu amb GTD. Per tant, han de ser fàcilment accessibles i fàcils de treballar. Poder accedir-hi en línia des de tots els ordinadors i sistemes operatius també és una bona cosa.

Aquí és on Recordeu la llet torna a entrar en joc. He descrit RTM amb detall anteriorment en aquesta publicació, així que estic segur que en veureu el valor a l’hora de treballar amb tot tipus de llistes.

Un avantatge addicional d’utilitzar una sola eina per a totes les llistes és que no haureu de jugar amb infinitat de noms d’inici de sessió i fitxers locals diferents. La forma més eficaç és centrar-se sempre en un nombre mínim d’eines i adaptar-les als seus hàbits de treball.

Calendari

Això és senzill i estic segur que el podreu veure venir ...

4. Google Calendar

No crec que us hagi de convèncer per què Google Calendar és genial. Estic segur que ja us hi heu inscrit (o per a una eina / solució similar).

Les característiques més importants d’una eina de calendari GTD són:

• Disponible des de qualsevol ordinador (amb accés a Internet)
• Admet recordatoris
• Admet múltiples calendaris per a un sol usuari
• Admet compartir esdeveniments amb altres usuaris
• Admet els esdeveniments en curs

I Google Calendar els té tots coberts. A més, hi ha moltes aplicacions disponibles per a totes les plataformes mòbils.Publicitat

Fitxers de recursos / referència

L'única dificultat dels fitxers de recursos és que han d'estar força ben organitzats, accessibles i, preferiblement, disponibles des de qualsevol equip amb accés a Internet.

Això es pot fer implementant dues coses.

1. En primer lloc, creeu un directori / carpeta en algun lloc del disc dur de l’ordinador. Aquest directori contindrà tots els vostres recursos, coses que poden ser útils com a referència quan treballeu en els vostres projectes. La vostra feina és organitzar aquest directori de manera agradable i facilitar-ne la comprensió.
2. A continuació, connecteu-lo a Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox és una eina que us permet sincronitzar les vostres dades entre diversos dispositius que utilitzeu, però també és ideal per accedir al vostre contingut en línia directament des del lloc web de Dropbox.

Tot això el fa perfecte per actuar com una base de fitxers de referència GTD. No només podeu sincronitzar els fitxers de totes les màquines que utilitzeu, sinó que també obtindreu una còpia de seguretat en línia perquè pugueu deixar de preocupar-vos que les vostres coses desapareguin durant la nit després d’un mal funcionament del disc dur.

Si només utilitzeu Dropbox per emmagatzemar les dades més essencials, podeu seguir el seu pla gratuït (fins a 2 GB d’espai disponible al disc, tot i que podeu obtenir espai compartit convidant altres persones al servei). Més endavant podeu actualitzar fàcilment el vostre compte a 50 de desembre , on obtindreu 50 GB per un modest pagament de 9,99 USD al mes.

Conclusió

Com podeu veure, només necessiteu cinc eines per implementar plenament GTD a la vostra vida. (Per cert, cada programari de correu electrònic compta com un sol.) I això és bo perquè, com menys eines utilitzeu, més fàcil és mantenir el vostre joc unit i fer-los funcionar millor. Si comenceu a utilitzar massa eines, es converteixen en una càrrega en lloc d'un augment de l'eficàcia i la productivitat.

Quines eines utilitzeu com a part del vostre enfocament de GTD? Comparteix-los als comentaris següents.

(Crèdit fotogràfic: Joc brut d'eines manuals a través de Shutterstock) Publicitat