A mesura que les empreses depenen més de la tecnologia, és urgent planificar-la. No obstant això, la planificació tecnològica gairebé mai no figura a la llista de tasques d'una petita empresa; això es deu al fet que molts empresaris no són conscients de la importància d’un pla tecnològic ni consideren el procés tediós i que requereix molt de temps. Tot i això, no ha de ser així, i en aquest article compartim informació vital per ajudar-vos a desenvolupar i implementar un pla tecnològic eficaç per a la vostra petita empresa.

La planificació tecnològica no consisteix només en decidir el moment adequat per canviar els equips i actualitzar el programari. Implica el procés estratègic de determinar com la vostra empresa pot utilitzar la tecnologia per millorar els seus objectius i productivitat.

1- Avaluar els recursos tecnològics del vostre negoci

Abans d’iniciar el procés de planificació, és important avaluar els recursos tecnològics existents. Haureu de completar una avaluació que cobreixi tots els aspectes de la innovació del vostre negoci. Això inclourà no només enumerar el vostre equip físic i programari, sinó que també implicarà identificar què funciona i si els recursos del vostre negoci compleixen els estàndards actuals per a la vostra indústria i eficiència.

2- Gestió

La gestió és primordial en planificació tecnològica per a una petita empresa. Un fort lideratge motivarà l’ús de la tecnologia per afavorir la missió empresarial, contribuirà a la voluntat del personal d’utilitzar nous equips i programes, ajudarà a la credibilitat dels inversors i minimitzarà les reticències dels tecnòfobs. Idealment, el propietari de l'empresa proporciona un fort lideratge, però també pot provenir de supervisors i altres directius.Publicitat

3- Equip de planificació

Sempre que sigui possible, la planificació tecnològica hauria de ser una activitat d'equip. L’equip hauria de:

• avaluar la tecnologia existent
• reconèixer els requisits i les preocupacions d’innovació
• prepara una declaració de visió tecnològica
• desenvolupar un pressupost i un calendari
• escriure el pla tecnològic
• feu un seguiment de la implementació del projecte
• Garantir la participació de les parts interessades.

L’ideal seria que l’equip estigués format pel propietari o el conseller delegat (CEO), un cap de projecte, un assistent administratiu, un comptable i un administrador de sistemes o un especialista en tecnologia. No totes les petites empreses disposaran de recursos humans suficients per a un equip tan elaborat. Tot i això, és important comptar amb una certa representació dels principals departaments operatius de la companyia per formar el grup de planificació.

4- Identificar i prioritzar els requisits tecnològics

Després d’examinar l’estat existent dels recursos tecnològics, el següent pas del vostre equip de planificació en el procés de preparació és reconèixer les necessitats d’innovació futures de la vostra empresa i prioritzar-les. Totes les organitzacions tindran els seus requisits, però haurien d’incloure:

• Compra de programari nou i actualitzacions
• Personalització de programari
• Formació del personal
• Substitució i actualització d'equips
• Xarxes informàtiques
• Desenvolupar una presència a Internet
• Millora del màrqueting en línia
• Dissenyar o renovar el lloc web empresarial
• Desenvolupament de polítiques d’ús d’ordinadors i altres dispositius tecnològics
• Implementació de sistemes de còpia de seguretat i procediments de seguretat
• Substitució de maquinari obsolet
• Emprant personal tecnològic adequat

De manera natural, a mesura que faci una pluja d’idees sobre les vostres necessitats tecnològiques, generareu una llista superior a l’abast del vostre pressupost. En conseqüència, la següent tasca de la vostra planificació tecnològica és prioritzar. Com a propietari de petites empreses, haureu de ser realistes sobre el que podeu aconseguir i establir terminis raonables.Publicitat

5- Declaració de visió

Després de donar prioritats, és hora de preparar una declaració de visió per al vostre pla tecnològic. Comenceu avaluant la declaració de missió de la vostra empresa. Les consideracions clau d’aquest procés haurien d’incloure com la tecnologia ajudarà la vostra empresa a complir la seva missió i a millorar l’eficàcia organitzativa.

6- Pressupost

El següent pas és establir un pressupost. Això pot suposar un repte per a una petita empresa, però és fonamental per crear un pla tecnològic. És fonamental una investigació exhaustiva per determinar el cost real de la implementació de les prioritats tecnològiques del negoci. És habitual que un propietari d’empreses deixi de banda despeses com la pèrdua d’hores de treball per a la formació del personal, actualitzacions mensuals de programari i altres costos operatius addicionals al preu d’adquisició.

7- Implementació

Un altre pas important del vostre pla tecnològic és establir un calendari per a la implementació. Preferiblement, treballareu en una estratègia que es pugui dur a terme durant un període i l’equip hauria de tenir en compte el següent:

• Quines són les primeres coses que haureu de fer?
• Quant de temps aproximarem a acabar cadascun?
• Un cop l'empresa completa els plans, quins són els passos següents?

Les línies de temps haurien de ser versàtils per adaptar-se a esdeveniments imprevistos, però prou rígides per mantenir l’impuls. Voleu presentar la vostra cronologia per fases que permetin identificar el finançament de cada activitat.Publicitat

8- Redacció del pla

Heu avaluat els recursos existents, heu determinat i prioritzat els vostres requisits, heu preparat la vostra visió tecnològica, heu elaborat un pressupost i heu elaborat un calendari per a la seva execució. El següent pas en la planificació tecnològica és escriure el pla. La major part del treball de preparació i pluja d’idees de l’equip facilitarà molt aquest pas.

El pla escrit ha de constar d’un mínim d’aquests quatre elements clau:

• Una declaració de visió tecnològica
• Una descripció de l’estratègia
• Una cronologia
• Un pla pressupostari

Els plans més detallats poden consistir en:

• Un perfil organitzatiu
• Una declaració de missió
• Inventari de la innovació existent
• Un desglossament dels detalls associats a la implementació
• Anàlisi d’objectius a llarg i curt termini

Molts propietaris de petites empreses faran la feina de preparació necessària, organitzaran moltes reunions per discutir un pla tecnològic, però mai no prepararan un document. Disposar d’un pla tecnològic escrit proporcionarà un punt de referència per al propietari de l’empresa i el personal en general.Publicitat

9- Finançament per a la tecnologia

Amb sort, els esforços inclosos en la preparació del pla tecnològic també ajudaran al finançament. Per això, és essencial que la vostra visió descrigui com la tecnologia ajudarà la vostra organització a complir el seu objectiu.

Tot i que hi ha entitats que ofereixen subvencions per a tecnologia a les petites empreses, sovint es troben desbordades de sol·licituds. Per tant, és important apropar-vos als finançadors i als donants que ja donen suport a la vostra missió i utilitzar el vostre pla per demostrar els vostres objectius.

No hi ha dubte que la tecnologia és essencial per a qualsevol petita empresa i el creixement es basa en la manera com l’empresa pot adquirir i utilitzar la tecnologia amb eficàcia. La informació anterior és un bon començament per avançar cap al desenvolupament d’un pla tecnològic al vostre negoci si encara no en teniu.

Crèdit fotogràfic destacat: Pexels.com a través de static.pexels.com Publicitat