Donar instruccions clares i entenedores és una d’aquestes coses que sona fàcil de fer, però que a la vida real pot ser més complex, sobretot en un entorn d’oficina o dins d’una empresa. Els missatges combinats, els supòsits i les múltiples opcions signifiquen que el missatge rebut pot diferir del que volíem dir realment.

A principis d’aquest any, vaig decidir demanar ajuda a un VA (assistent virtual) a elance.com. Mai abans havia utilitzat un assistent virtual i em va ensenyar ràpidament la importància de donar una direcció clara i definida si espereu que les vostres instruccions s’entenguin i s’actuin de la manera que vulgueu. Això és particularment important quan no esteu cara a cara per lliurar les instruccions, ja que quan es donen instruccions per correu electrònic o s’escriuen, és difícil calibrar el to i no es poden assenyalar físicament.

A més, el meu VA tenia la seu a Malàisia, on l’anglès no era el seu primer idioma, per tant, era encara més important donar instruccions clares.

De les meves experiències, vull compartir amb vosaltres els meus 7 consells principals sobre com donar instruccions clares i fer la feina que desitgeu.Publicitat

1. No suposeu que saben a què voleu dir

Saps què diuen, aquesta suposició és la mare de tots els errors! No sigueu el ximple que suposa que la gent sap el que voleu dir. Si la majoria de la gent del vostre despatx o empresa serà intuïtiva i activada, no els importa que siguin lectors. Un imperatiu a l’hora de lliurar instruccions clares és no assumir que el destinatari sap el que vol dir, i això pot ser des de sigles de la indústria fins a qui contactar en diferents departaments o organitzacions. Només trigareu uns segons més a explicar els detalls.

Per exemple, havia donat instruccions al meu VA per fer servir tweetdeck (una aplicació que programa tweets preescrits), tot i que el fet d’haver sentit parlar de tweetdeck no vol dir que tinguin i m’equivocava en suposar que sí.

2. Sigues clar i específic

A tothom li agrada un gofre (degoteu xarop d’auró si us plau), però a ningú li agrada el gofre a la conversa i, sobretot, no en un correu electrònic ni quan es tracta d’un conjunt d’instruccions. Tot i que no voleu divertir-vos en el vostre conjunt d’instruccions (això seria una pèrdua del vostre temps i, per ser sincer, s’apagarien al cap d’un temps), voleu assegurar-vos que les vostres instruccions siguin clares, específiques i concís. Personalment, prefereixo no engreixar-lo i prefereixo ser el punt directe sobre allò que s’ha d’actuar o lliurar, en lloc de fer que les instruccions siguin massa florides, cosa que només confondrà.

Per exemple, no només indiqui que envieu una selecció de les reunions d'informació a uns quants grups d'interès clau, sinó que indiqueu quants grups d'interès i a qui i quins informes. Sovint trobo que ajuda a apuntar, ja que redueix la temptació de gafar i ajuda a concentrar més les vostres instruccions i accions.Publicitat

3. Donar terminis

No confongueu les qüestions en no ser específics amb els vostres terminis i terminis. El que considerareu aviat podria ser molt diferent dels vostres col·legues. Si creieu que aviat seran les pròximes dues hores, tot i que el vostre personal que heu indicat ha considerat que serà d'aquí a uns dies, aquesta comunicació tindrà greus implicacions en qualsevol negoci o projecte.

4. Posa exemples

Sempre que sigui possible, assegureu-vos de posar exemples. Això serà especialment beneficiós si són nous en el paper o si no han realitzat la tasca abans. Això us ajudarà a afegir les instruccions més clares i us ajudarà a formar una imatge més clara del que voleu dir i voleu.

Per exemple, si els demaneu que dissenyin una enquesta de satisfacció del client per al vostre nou producte, és possible que vulgueu enviar-los exemples d'altres enquestes utilitzades anteriorment per donar-los una idea.

5. Donar alternatives

A l’hora d’entregar les vostres instruccions, val la pena considerar algunes alternatives per si la vostra opció d’instrucció preferida no és viable o disponible.Publicitat

Per exemple, podria ser: vull que organitzeu una reunió el 20 d'aquest mes durant dues hores amb el director financer. Si no estan disponibles el dia 20, la tarda del 26 estarà bé, o bé ens podem reunir amb l'analista comercial.

En donar alternatives, autoritzareu el vostre personal a fer la feina amb un mínim enrenou i tornant constantment a la vostra consulta. La bellesa d’encarregar a algú altre que faci alguna cosa és que no haureu de fer-ho, cosa que us estalviarà temps. En establir alternatives, no us han de seguir tornant, al cap i a la fi no us estalviarà temps si heu de continuar responent a les vostres consultes.

6. Establir límits

Personalment, no sóc capaç de gestionar micro i, per això, no ho faig perquè la gent continuï comprovant-me si han de fer alguna cosa o no. Un cop definida una tasca, les instruccions haurien de ser prou clares perquè no calgui més confirmació i aclariment (tot i això, és evident que és millor buscar aclariments si no esteu segur). Si això us sona cert, heu d'assegurar-vos que les vostres instruccions són clars perquè estiguin segurs del que fan i no sentin la necessitat de continuar tornant amb preguntes. Igual que amb el consell 5, establir límits és molt important, sobretot si no es poden pensar alternatives en aquell moment, és possible que els límits funcionin.

Per exemple, podeu indicar que aneu al proveïdor i demaneu 100 unitats. Si el proveïdor normal està exhaurit, està bé fer servir un proveïdor nou sempre que no superi el 10% i pugui lliurar en un termini de 3 dies hàbils. Aquí no heu estat específics amb les vostres alternatives, però teniu prou clars els límits perquè puguin fer la trucada.Publicitat

7. Obteniu aclariments

Abans de deixar anar el vostre personal en funció de la vostra instrucció, no estaria de més demanar-los aclariments per assegurar-se que entenen quina és la tasca que es fa i què s’espera. Al final, només podeu preguntar-vos si hi ha alguna pregunta, però l’únic problema és que és massa fàcil simplement dir que no. O poden pensar que ho entenen o fins i tot poden ser massa tímids per preguntar-los. Potser demaneu-los que facin un resum sobre el que cal o sobre quines són les prioritats / objectius perquè pugueu assegurar que el que heu dit és el que s’ha escoltat.

Crèdit fotogràfic destacat: picjumbo a través de picjumbo.com