En el meu darrer post, parlava de sis dels hàbits de treball més habituals que sabotegen la vostra productivitat. El primer delinqüent de la meva llista va ser la freqüència amb què reviseu el vostre correu electrònic. Quan escrivia el meu darrer article, vaig trobar que hi havia una gran quantitat d'informació sobre aquest tema i que realment mereixia el seu propi article dedicat.

Quan es tracta del correu electrònic de treball, la majoria de nosaltres el veiem com una bola i una cadena. Hem d’estar comprovant-ho constantment o arriscar la ira dels caps i companys de feina que intenten comunicar-se amb nosaltres. Si no responem a un missatge de correu electrònic en un termini de 5 minuts, ens veuran mandrosos o improductius.

Però, segons alguns experts, comprovar massa sovint el vostre correu electrònic és en realitat un factor important que pot contribuir a disminuir la productivitat. Si sou d’aquests cada cop que em toca el telèfon, he de consultar immediatament el meu correu electrònic per veure si hi ha gent, seguiu llegint per saber per què us heu convertit en el vostre pitjor enemic.Publicitat

Amb quina freqüència és normal?

Llavors, amb quina freqüència la persona mitjana comprova el seu correu electrònic en un dia determinat? És difícil localitzar estadístiques fiables. D'acord amb una enquesta , al voltant del 40% de les persones enquestades pensaven que revisaven el seu correu electrònic entre 6 i 20 vegades al dia. Per descomptat, és difícil dir la precisió d’una persona a l’hora de mesurar els seus propis hàbits de correu electrònic.

Un altre enquesta diu que el 56,4% de les persones només comproven el seu correu electrònic entre 0-5 vegades al dia. Tanmateix, aquest estudi és del 2009 i, sens dubte, és força datat.

Mai no reviseu el vostre correu electrònic al matí

L’experta organitzativa preferida d’Obrah és una dona anomenada Julie Morgenstern, autora de Never Check Email in the Morning. Endevina què li aconsella?

Segons Morgenstern, comprovar primer el vostre correu electrònic quan arribeu a l'oficina cada matí és problemàtic, ja que pot suposar una falsa realització. Respondreu 40 correus electrònics i teniu la sensació d’haver fet molta feina, però, en realitat, probablement encara teniu piles de tràmits, reunions i trucades telefòniques. Respondre al correu electrònic és essencial per fer la vostra feina, però no sempre és una cosa que guanya diners activament per a vosaltres o per a la vostra empresa.Publicitat

Expert en productivitat Sid Savara també coincideix amb Morgenstern. Pel que fa al correu electrònic, la ignorància és una felicitat. Per això, si teniu alguna cosa important en què vulgueu avançar, tinc aquestes quatre paraules per a vosaltres: no comproveu el vostre correu electrònic. Tan aviat com us lleveu, treballeu alguna cosa important durant 30-45 minuts i, tot seguit, comproveu-ho. Si ho aguanteu, espereu encara més. Alguns dies no comprovo en absolut el correu electrònic fins després de dinar ... Qualsevol informació nova que obtingueu us pot distreure. No ho puc controlar tot, però sí que puc controlar les distraccions fetes per mi mateix.

El mètode de 24 hores

Altres persones argumenten que, en lloc de revisar els vostres correus electrònics a partir del dia, només els haureu de revisar una vegada al dia, al matí. Entre els membres d’aquest camp hi ha un expert en productivitat Elizabeth Grace Saunders . En general, esborra la safata d’entrada durant les primeres 1-2 hores del dia i formula el seu pla de joc per a la resta del dia següent. Després d’això, en general no torna a mirar el seu correu electrònic la resta del dia, cosa que li permet centrar-se completament en el desenvolupament de negocis i els projectes de clients.

Això és més difícil, per descomptat, si sou a la part inferior de la cadena alimentària de la vostra empresa. Però si teniu una alta direcció o treballeu per compte propi, establir aquesta rutina pot ser una bona manera d’augmentar la vostra productivitat.

Quan tingueu dubtes, consulteu el gràfic

Scott Scheper comprova el seu correu electrònic dues vegades al dia i ha creat un diagrama de flux útil per ajudar-vos a transmetre tots els missatges no llegits de la safata d'entrada.Publicitat

Cada vegada que obriu un correu electrònic nou, feu-vos tres preguntes bàsiques:
1. És rellevant?
2. Puc resoldre-ho?
3. Em trigaran menys de 2 minuts en tractar-ho?

Seguint el seu pràctic diagrama de flux, desenvolupareu una nova manera de transmetre la vostra safata d'entrada de manera més eficient.

5 al dia

I per si de cas no havíeu tingut prou opinions contradictòries d’experts, aquí en teniu una més. Rod Kurtz de Business Week argumenta que hauríeu de consultar el vostre correu electrònic de treball cinc vegades al dia.Publicitat

Consulteu la safata d'entrada només cinc vegades al dia: primer cop al matí, a mig matí, després de dinar, a mitja tarda i al final del dia. O encara menys si sou capaços. Això funciona quan desactiveu la funció d'enviament / recepció automàtica, cosa que us permetrà concentrar-vos fins a dues hores en el vostre treball en lloc de ser interromput contínuament. Funciona quan agrupeu la classificació del vostre correu electrònic, cosa que us permetrà ser més productiu i eficient en tractar-lo.

Conclusió

Hi ha una diferència entre estar ocupat i ser productiu. Assegureu-vos de programar el temps de correu electrònic de manera que eviteu confondre els dos. Si us apropeu al correu electrònic amb l’actitud correcta, podeu augmentar la vostra productivitat a passos i girs.

En paraules de Scott Scheper, Un dia ple de disparar la brisa amb els empleats, respondre a preguntes, mirar els correus electrònics, revisar les xarxes socials i xerrar amb els companys no us enriquirà. Et farà ocupat.Publicitat

Quina és la vostra rutina diària de correu electrònic? Teniu previst provar algun d'aquests consells? Feu-nos-ho saber en els comentaris següents.