Quant de temps dediqueu a gestionar els vostres correus electrònics cada dia? Una hora? 30 minuts? Unes poques hores? Potser mig dia?

Tot i que el correu electrònic està destinat a facilitar la comunicació, sospito que de vegades es converteix en una eina contraproduent perquè dediquem molt de temps a gestionar els vostres correus electrònics. Per exemple, penseu en aquests casos:

• De vegades segueixes fent clic a la safata d’entrada, tot i que l’acabes de comprovar fa només 5 minuts?
• Dediqueu molt de temps a gestionar els vostres correus electrònics cada dia, com ara cercar correus passats, ordenar-los, organitzar-los i suprimir-los?
• Sovint feu que els correus electrònics siguin la vostra primera prioritat en lloc de fer realment les coses?
• Hi ha dies en què dediqueu més temps a la safata d'entrada que fer el treball adequat?

Al final, el correu electrònic és només una eina per dur a terme les tasques. A continuació hi ha 11 consells per millorar la gestió del correu electrònic:

1. Processar el correu un cop al dia

Tot i que reviso el meu correu diverses vegades al dia només per estar al corrent (per si passa alguna cosa estranya com si el meu lloc web baixés o si hi ha una sol·licitud urgent), no els processo de seguida. Només ho faig un cop al dia, ja sigui al principi del dia o al vespre.

Deixeu de banda una franja horària diària per processar els vostres correus electrònics. Si no acabeu a la franja horària, continueu l'endemà. Prioritza els més importants i deixa anar la resta. (Vegeu el número 2).

Si us trobeu en una posició de treball on rebreu molts correus electrònics sensibles al temps, encara podeu posar-ho en pràctica. La qüestió no és deixar que el correu electrònic cobreixi la vostra vida. Recordeu, és una eina que us ajudarà a fer la vostra feina i no la feina en si.Publicitat

2. Prioritzeu el 20% dels correus electrònics; Diferiu-ne un 80%

No tots els correus electrònics són iguals. M'encanta el Regla 80/20 perquè s’aplica a totes les àrees de la nostra vida. Incloent correus electrònics. La regla 80/20 és la idea que el 20% de les entrades són responsables del 80% de les sortides en qualsevol situació. Per tant, per ser efectius, ens hauríem de centrar en el 20% d’entrades que condueixen al 80% d’input. De la mateixa manera, ens hauríem de centrar en un 20% de correus electrònics d’alt valor que portin al màxim rendiment.

Els meus correus electrònics del 20% són els que em donen el següent avanç en la meva feina. Poden ser sol·licituds de mitjans de comunicació, llocs d’entrevistes, oportunitats de xarxa, oportunitats de negoci, oportunitats de parlar i altres coses que portin als meus objectius empresarials del 20%. Els meus correus electrònics del 20% també inclouen persones que han invertit en la meva feina, com ara el meu 1-1 coaching de clients , intervencions i lectors que van comprar els meus cursos i productes. Per últim, però no menys important, les correspondències amb els meus bons amics també cauen aquí. La resta passa al 80% de correu.

Als correus electrònics del 20%, els dono una prioritat significativa. Normalment els responc immediatament (sobretot si compleixen la regla d’1 minut al número 9); si no, els arribaré d’aquí a 1-3 dies. Per a un 80% de correu, trigo més a respondre, de vegades ni tan sols respon massa (vegeu el punt # 4).

3. Teniu una carpeta de respostes abans del dia XX

Arxiveu el correu que necessiteu la vostra resposta en una carpeta Respon per XX dia, on XX és el dia de la setmana. Em reservo tres dies cada setmana per respondre als correus electrònics: dimarts, dijous i dissabte. D'aquesta manera, no em pressionen per respondre immediatament quan rebi el correu. El llegeixo, ho reconec mentalment i hi penso fins que arriba el moment de respondre (una mitjana de 3 a 8 dies des de la recepció del correu).

4. Adoneu-vos que no cal que respongueu a tots els missatges

Malgrat el que creieu, no cal que responeu a tots els missatges. De vegades, cap resposta després d’un determinat període de temps també es pot considerar una resposta per si mateixa.

Rebo un gran volum de missatges de lector i, durant un període de temps, solia respondre a tots els missatges que entraven. No em va fer res. Passaria tot el dia només responent el correu i, al final del dia, quedaria esgotat sense poder fer cap feina real. Curiosament, gairebé tots els missatges que responc no reben cap resposta de cap mena (ni tan sols un agraïment o gràcies), fins i tot quan publico preguntes de seguiment per ajudar-los encara més. Sospito que la meitat del correu no es llegeix i l’altra meitat són correus que la gent envia per impuls i les respostes realment no importen. Sigui com sigui, m’he adonat que és molt més eficaç utilitzar el temps en tasques amb més valor, com ara treballar en productes d’alt valor i rics en contingut, donar suport als meus clients d’entrenador 1-1, nous projectes i escriure articles nous.Publicitat

No us preocupeu massa per respondre a cada correu electrònic. Respondre si ajuda, però si els costos de resposta no superen els beneficis, potser no val la pena preocupar-se’n. Deixeu-ho ser i les coses s’ordenaran a través del temps.

5. Creeu respostes de plantilla si sovint envieu respostes similars

Si mireu la carpeta enviada, probablement trobareu una tendència en les coses a les quals responeu. El correu que rebo al meu lloc normalment es pot classificar en una de les poques categories (1) comentaris / correu d’agraïment (2) 1-1 entrenador (3) sol·licituds de ressenyes de llibres / productes (4) consultes per parlar (5) altres . Per a (1) i (2), faig servir plantilles que he escrit prèviament i que faig servir a les meves respostes. En respondre, els personalitzaria en conseqüència per adaptar-se a les necessitats del correu original. Això em va estalviar grans quantitats de temps, en comparació amb el passat quan escrivia correus electrònics des de zero.

6. Llegiu només els correus electrònics que siguin rellevants

Estic subscrit a diversos butlletins, com ara el fitness, l’autoajuda, els blocs i els negocis, però no llegeixo tots els correus que envien. Tampoc les suprimeixo, perquè sé que tenen informació valuosa. En el seu lloc, he configurat gmail per arxivar-los automàticament a diferents etiquetes (carpetes). Els correus de bloc s’arxiven a la carpeta de blocs, els correus de fitness s’arxiven a la carpeta de salut i fitness, etc. A hores d’ara tinc unes 30 carpetes. Només els llegeixo quan vull obtenir més informació sobre el tema.

No cal que llegiu tots els missatges de correu electrònic que trieu. Trieu i seleccioneu el que us interessi.

7. Estructureu els vostres correus en categories

Hi ha carpetes (o etiquetes, si utilitzeu Gmail) que us ajudaran a organitzar els vostres correus.

En primer lloc, utilitzeu un sistema de noms rellevant per al que feu. Si ara les vostres principals prioritats són, per exemple, (1) escriure un llibre i (2) perdre pes, nomeneu les vostres carpetes així.Publicitat

En segon lloc, utilitzeu l’estructura de jerarquia. les carpetes de primer nivell són per a les grans categories i les carpetes de segon nivell per a subcategories, etc. Per exemple, tinc Administrador com a carpeta de primer nivell i Còpia de seguretat, Comptabilitat, Comptes, etc. com a carpetes de segon nivell. Si cal, tinc carpetes de tercer nivell per segmentar-les més. Gmail té un complement que us permet utilitzar diferents etiquetes de nivells (Configuració> Laboratoris> Etiquetes imbricades)

L’ús de filtres (núm. 8) per organitzar automàticament el correu en carpetes fa meravelles.

8. Utilitzeu filtres

Els filtres són eines que us ajuden a ordenar el correu automàticament quan entra al vostre correu. Hi ha dues coses bàsiques per a un filtre: (1) El terme que cal tenir en compte (2) Acció que cal aplicar si el terme coincideix. A hores d’ara, el meu gmail té uns 20 filtres diferents configurats per a diferents adreces de correu electrònic, títols de l’assumpte, text corporal i altres. Depenent del filtre que es tracti, el correu s'ordenarà automàticament en una carpeta respectiva / arxivada. Això minimitza la quantitat d'accions administratives que he de fer.

A continuació, es mostra el meu tutorial de vídeo sobre com configuro els meus filtres de correu electrònic per aconseguir la safata d'entrada zero: 3 consells senzills per aconseguir zero a la safata d'entrada mitjançant filtres de correu electrònic [Tutorial de vídeo]

9. Utilitzeu la regla d'1 minut quan respongueu

Si triga 1 minut a respondre, responeu-la immediatament i arxiveu-la. No deixeu-lo reposar a la vostra bústia de correu durant edats. Es farà un esforç encara més gran deixant-lo rondar per la vostra ment i recordant-vos constantment que heu de respondre. Assegureu-vos de mantenir-vos en el període de temps d’1 minut quan respongueu, de manera que no trigui més del necessari. Això m’ajuda a esborrar un gran lot de correu en poc temps.

10. Establiu un límit al temps que passeu a la safata d'entrada

Més enllà de la regla d’un minut, limiteu el temps total que passeu a la safata d’entrada. La propera vegada que reviseu el vostre correu, temps mateix . Consulteu quant trigueu a processar, llegir, respondre i ordenar el vostre correu. A continuació, pregunteu-vos quant de temps es dedica bé. El més probable és que la majoria no serveixi per res.Publicitat

De vegades, rebreu correus electrònics que són alarmantment llargs. Per a aquests correus electrònics, analitzeu-los, comproveu si hi ha alguna cosa rellevant per a vosaltres i processeu-los en conseqüència. Respon si cal (i utilitza la regla d’1 minut); arxiveu-lo si no teniu previst respondre. Si voleu respondre, no sentiu la necessitat de tornar amb un correu llarg només perquè la persona hagi escrit un correu llarg. L'últim que voleu és un intercanvi d'assajos per correu electrònic, que involuntàriament us provocarà la caiguda en un forat negre del correu electrònic. Inicieu la sessió a la safata d'entrada, feu el que heu de fer i sortiu just després.

11. (Sense pietat) Anul·leu la subscripció a les coses que no llegiu

Durant el vostre viatge pel web, probablement us inscrivireu en una bona part de butlletins i feeds d’impulsos que perdeu interès després. Si us heu suprimit repetidament el correu de les vostres subscripcions, és un senyal que us hauríeu de donar de baixa immediatament.

Obteniu la versió del manifest d’aquest article: [Manifest] 11 consells per a una gestió eficaç del correu electrònic

Article original: 11 consells senzills per a una gestió eficaç del correu electrònic | Excel·lència personal

Crèdit fotogràfic destacat: Empresària dibuixant un sobre de correu electrònic a través de shutterstock.com