De vegades, detectar barreres a la comunicació a la feina pot ser bastant fàcil. Quan es deixa de tractar la mala comunicació, és possible que la vegeu en forma de conflicte laboral o disminució de la productivitat. Hi ha una tendència a que es produeixi una mala comunicació quan hi ha poca transparència. I, de vegades, això pot ser involuntari.

L’excel·lència és fer coses ordinàries extraordinàriament bé. - John W. Gardner

Moltes persones pensen que són comunicadors eficaços perquè van anar a l’escola o tenen una certa experiència laboral, però en realitat encara lluiten per influir en els altres amb el seu missatge. El resultat d’una comunicació ineficaç és l’oportunitat perduda, el temps perdut i els recursos perduts, tot perquè no van tenir converses d’alt impacte.^[1]

És possible que noteu una sèrie de factors que influeixen en la comunicació clara, eficaç i transparent a la feina: les característiques personals, la distància física, el missatge en si, el context, l'argot utilitzat i la cultura. A continuació es mostren 7 maneres d’assegurar una comunicació eficaç a la feina perquè pugueu crear un entorn de treball eficient, productiu i inclusiu.

1. Coneix bé el teu públic

Comprendre el vostre públic és essencial per a una comunicació eficaç a la feina. Això s'aplica a comunicacions verbals i escrites, presentacions, correus electrònics diaris, anuncis a tota la companyia o actualitzacions d'estat dels projectes.

El fet que el vostre missatge es comuniqui o no de manera eficaç o que tingui una bona acollida es deu a entendre el que li importa al vostre públic.

• A qui orienteu amb la vostra comunicació?
• Quina intenció té el vostre missatge?
• Què han de saber?
• Què necessiteu que facin?
• Quina és la millor manera de comunicar el missatge al vostre públic?
• Com percebrà o interpretarà el missatge el vostre públic?
• Com se sentirà, pensarà i reaccionarà el vostre públic quan rebi el vostre missatge?

Per respondre a aquestes preguntes, haureu de planificar amb antelació, investigar i observar els comportaments del vostre públic. Per exemple, el vostre enfocament de comunicació amb el vostre equip o companys probablement serà diferent de com us comuniqueu al vostre líder perquè aquests grups tenen interessos diferents.

2. Intenteu entendre la situació i aclarir-los

Preneu-vos el temps per ser reflexiu i intencionat. Abans de comunicar-vos a la feina, és fonamental fer pauses, entendre la situació, aclarir i tenir empatia. Aquests són alguns consells per ajudar-vos a comunicar-vos eficaçment a la feina:Publicitat

Sigues curiós . Feu preguntes obertes que comencin per 'què' i 'com' per recopilar informació. Les persones tendiran a ser més descriptives amb les seves respostes. A continuació, podeu fer preguntes de sondeig de resposta oberta per obtenir més context. Com més entengueu, més probabilitats podreu adaptar un missatge adequat que tingui ressò en relació amb el vostre públic.

Aprèn com un nen. Normalment, els nens no tenen coneixements previs sobre el que estan a punt d'aprendre. El seu enfocament d’aprenentatge té una sensació d’humilitat. Seguiu el mateix enfocament quan us poseu en la pell del vostre públic mentre busqueu entendre la seva situació. Estigueu oberts, preparats i disposats a veure la perspectiva del vostre públic.

Comproveu els vostres supòsits. La vostra amplitud d’experiència pot entelar les vostres percepcions i judicis. Desafia les idees preconcebudes sobre el teu públic. Determineu amb qui haureu de parlar o amb quines investigacions heu de realitzar per comprovar si les vostres suposicions són certes. Assegureu-vos de crear espai per a la comprensió abans de passar a l'acció.

Sigues inclusiu. Les persones volen pertànyer, sentir-se incloses i valorades en el lloc de treball. Tingueu en compte que les idees de tothom queden recollides. Per exemple, si esteu en una reunió demanant informació, assegureu-vos que hi hagi temps adequat perquè tothom comparteixi la seva resposta. Si us falta el temps, indiqueu a la reunió que us connectareu més endavant.

3. Escolta en diversos nivells

La majoria de la gent no escolta amb la intenció d’entendre; escolten amb la intenció de respondre: Stephen R. Covey

Probablement en coneixeu consells bàsics d’escolta activa . Tanmateix, quan ens sentim desbordats complint els terminis, prioritzant o creant, és fàcil utilitzar el pilot automàtic i perdre missatges clau que us poden ajudar a comunicar-vos eficaçment a la feina. A continuació es mostren recordatoris per continuar practicant:

Parafrasi. Confirmeu la comprensió del missatge repetint-lo o replantejant-lo amb les vostres paraules. Si hi ha discrepàncies entre les parts, aquest és el moment d’aclarir.

Sonda. Feu preguntes si creieu que falta informació que necessiteu.Publicitat

Aclarir. Si no enteneu completament alguna cosa, pregunteu-ho.

Recordeu. Intenteu recordar punts que són importants per al vostre públic. Aquesta informació es pot utilitzar en el futur i mostra al vostre públic que us importava i que escoltava activament.

Ser un comunicador eficaç a la feina significa que necessiteu estar al corrent de les vostres habilitats d’escolta activa. Recorda't de:

• Tenir empatia.
• Compreneu les percepcions dels altres, no només les vostres.
• Mesureu les vostres emocions i reaccions i les dels altres.
• Conegueu els vostres valors i creences i els dels altres.
• Observa els signes de comunicació no verbal com el llenguatge corporal.

4. Reviseu com rebeu comentaris

La forma en què rebeu comentaris afecta la vostra manera de reaccionar i influeix en la eficàcia de la vostra comunicació amb altres parts. Estar obert a comentaris i crítiques és més fàcil de dir que de fer.^[2]Som humans. Quan us distreu amb esdeveniments de la vida o si us sentiu pressionat a la feina, és possible que us defenseu al més mínim dels comentaris que us apareguin.

Sheila Heen i Douglas Stone ofereixen enfocaments per millorar la vostra capacitat d’absorció de comentaris, prendre allò que és útil i saber desfer-se d’allò que no serveix per aprendre i avançar.^[3]

Algunes d’aquestes estratègies inclouen les següents:

• Conegueu, enteneu i gestioneu els vostres activadors i respostes als vostres comentaris.
• Separeu el missatge de qui prové.
• Escolteu els consells en lloc del judici.
• Distribuïu els comentaris en trossos digeribles.
• Quan cerqueu comentaris de manera proactiva, sigueu específics i demaneu una cosa.
• Feu petits passos per provar el que se us va suggerir.

Teniu la capacitat d’aprendre dels comentaris i créixer-ne. Desglossar els comentaris en peces de mida mossegada us pot ajudar a processar millor el missatge i a ser menys reactiu en la vostra resposta.

5. Proporcionar comentaris objectius i observables

Aquesta és una de les coses més difícils de fer perquè és possible que no vulgueu ofendre els altres, que vulgueu evitar conflictes, que no esteu del tot segur de com fer-ho, que no esteu preparats emocionalment o que estigueu entelats pels vostres supòsits.Publicitat

El model de situació, comportament, impacte (SBI)^[4]us pot ajudar a proporcionar comentaris clars i específics:

• Situació. Proporcioneu el context. Pregunteu-vos què va passar, on i quan.
• Comportament. Descriviu el comportament. Aquesta és la part més difícil perquè heu de comprovar els vostres supòsits. Per exemple, dir que eres groller (subjectiu) en comparació amb que em vas interrompre (comportament observable) canvia el to de la retroalimentació. Ser groller pot tenir diverses interpretacions mentre es pot veure quan algú us ha interromput.
• Impacte. Utilitzeu afirmacions I per descriure els resultats del comportament.
• Avançar. Mantingueu la conversa buscant comprensió demanant-los que reflexionin. Quina era la seva perspectiva? Què els passava? De què es van adonar? Com poden créixer a partir d’aquí?

Exemple 1: ^[5]

Durant la reunió d’equip d’ahir al matí, quan vau fer la vostra presentació (Situació), no teníeu dubtes sobre dues de les diapositives i els vostres càlculs de vendes eren incorrectes (Comportament). Em vaig sentir avergonyit perquè hi havia tota la junta. Em preocupa que això hagi afectat la reputació del nostre equip (Impact).

Exemple 2:^[6]

A la reunió de clients de dilluns a la tarda, vau assegurar-vos que la reunió començés a temps i que tothom disposés de documents per endavant (situació). Totes les vostres investigacions van ser correctes i es va respondre a cadascuna de les preguntes del client (Comportament). Estic orgullós d’haver fet un treball tan excel·lent i de tenir una bona llum a l’organització. Estic segur que aconseguirem el compte gràcies al vostre treball (Impact).

Saber proporcionar comentaris clars, específics i observables és una habilitat essencial per ser un comunicador eficaç a la feina.

6. Seguiment, confirmació i creació de comptes

La comunicació efectiva a la feina no és un fet puntual. Haureu de supervisar contínuament el progrés i proporcionar assistència contínua. No oblideu reconèixer el progrés dels vostres companys, equips o líders.

Utilitzeu les preguntes següents per ajudar-vos a avaluar l’eficàcia de la comunicació contínua a la feina:Publicitat

• Quines oportunitats veieu?
• Com es pot ajustar?
• Quines decisions cal prendre?
• Quin suport podeu proporcionar?
• Què heu de fer per assegurar-vos que es rebi el missatge precís?

7. Utilitzeu els 7C de comunicació

Per a qualsevol mitjà de comunicació a la feina, tingueu present els 7C de comunicació per afinar el vostre missatge:^[7]

• Clar. Quin és l’objectiu? És fàcil d’entendre el missatge?
• Concís. Què es pot esborrar? És fins al punt?
• Formigó. Quins són els fets?
• Correcte. El missatge està lliure d’errors? És adequat per al vostre públic?
• Coherent. Hi ha un flux lògic? El missatge és coherent?
• Complet. Es proporciona informació rellevant i hi ha una crida a l’acció?
• Cortès. Quin és el to del vostre missatge?

Obteniu més informació sobre els 7C aquí: Comunicació eficaç: com no ser mal entès

Resumint

Les maneres d’assegurar una comunicació eficaç a la feina requereixen pràctica i temps.

Tingueu en compte aquestes 7 estratègies per millorar les vostres comunicacions a la feina de manera que els vostres missatges siguin clars i transparents.

1. Coneix bé el teu públic
2. Intenteu entendre la situació i aclarir
3. Escolta a diversos nivells
4. Reviseu com rebeu comentaris
5. Proporcionar comentaris objectius i observables
6. Seguiment, confirmació i creació de comptes
7. Utilitzeu les 7 C de comunicació

Seguiu creixent i afinant les vostres habilitats.

En què podeu treballar aquest mes per millorar la vostra comunicació a la feina?

Sigueu específics i desafieu-vos establint un Objectiu SMART per a la comunicació en el lloc de treball: específic, mesurable, accessible, rellevant, limitat en el temps.

Més informació sobre la comunicació en el lloc de treball

• Estils de gestió de conflictes per a una comunicació efectiva al treball
• Com dominar les habilitats de comunicació efectives a la feina i a casa
• Com treballar amb diferents estils de comunicació a l’oficina
• Com millorar les habilitats de comunicació per a l’èxit en el lloc de treball

Crèdit fotogràfic destacat: Brooke Cagle mitjançant unsplash.com Publicitat

Referència