Tots estem ocupats, però de vegades passem per períodes en què la feina s’acumula i sembla que potser no acabarà mai. És possible que tingueu una càrrega de treball tan intensa que se sent massa intimidant fins i tot per començar.

És possible que hàgiu dit que sí a alguns o a molts projectes i, ara, teniu por que no pugueu lliurar-los. És aleshores quan cal fer un pas enrere, respirar profundament i començar a mirar què funciona i què no.

Aquí hi ha 13 estratègies que podeu utilitzar per sortir de la vostra aclaparadora càrrega de treball.

1. Reconeix que no ho pots fer tot

Molts de nosaltres tenim la tendència a pensar que podem fer més del que realment podem fer. Assumim cada vegada més projectes i responsabilitats fins que generem massa estrès a la feina, cosa que afecta negativament les nostres capacitats.

Per fer un progrés real i eficaç, heu de tenir el valor i l’enginy per dir: Això no funciona. Reconeix que no ho pots fer tot i busca millors solucions.

En un moment determinat de la vostra vida, és probable que hi hagi moltes coses que no funcionin segons el pla. Heu d’estar disposats a ser honestos amb vosaltres mateixos i amb els que us envolten sobre allò que no us funciona, tant a nivell personal com professional.

Com més exerceixi la seva capacitat per dir la veritat sobre el que funciona i el que no funciona, més ràpid progressarà.

2. Centreu-vos en els vostres punts forts únics

Tant si sou empresari, líder o treballeu com a equip, cada individu té punts forts únics que pot aportar a la taula.

El repte és que molta gent acabi fent coses en què simplement no són molt bones.

Per assolir els vostres objectius o fer un projecte, la gent acaba fent-ho tot ells mateixos o assumint coses que no juguen amb els seus punts forts. Això pot provocar frustració, desbordament i una gran càrrega de treball que no es pot superar.

Sovint no es tracta com per completar aquest projecte amb més eficàcia, però OMS pot ajudar a dur a terme aquest projecte. Penseu en com podeu aportar el major valor al vostre treball i als projectes que realitzeu.

3. Utilitzeu els punts forts dels membres del vostre equip

Una de les maneres més senzilles de gestionar eficaçment la vostra càrrega de treball és alliberar el vostre temps perquè aporteu el màxim nivell d’energia, enfocament i punts forts a cada projecte.Publicitat

Delegació o millor el treball en equip és la solució.

Tothom té punts forts únics. És fonamental pensar el treball en equip en lloc de treballar de forma aïllada per garantir que els projectes es puguin completar amb eficàcia. Cada vegada que regaleu una tasca o projecte que no compleix els vostres punts forts únics, obriu l’oportunitat de fer alguna cosa que tingueu més talent. Això us potenciarà tant a vosaltres com als que us envolten.

En lloc d’assumir totes les responsabilitats vosaltres mateixos, mireu amb qui podeu treballar per obtenir els millors resultats possibles.

4. Preneu-vos temps per planificar

Dóna’m sis hores per talar un arbre i les quatre primeres les passaré afilant la destral. -Abraham Lincoln

Una hora de planificació efectiva pot estalviar hores de temps. En lloc de precipitar-se i iniciar-se en projectes, preneu-vos el temps per planificar-ho tot.

Podeu dedicar-vos un temps a pensar sobre el propòsit del projecte, la data límit, els resultats desitjats, els KPIs i els possibles reptes.

Tenir una claredat absoluta sobre el projecte, els lliuraments del projecte i el resultat que desitgeu poden estalviar molt de temps. També t’aconsegueix clar les prioritats i terminis, de manera que podeu bloquejar la quantitat de temps requerida per a centrar-se i concentrar-se en la seva gran càrrega de treball.

Aconseguir un planificador com el Planificador de vida completa us ajudarà a planificar amb antelació i a organitzar millor la vostra vida quotidiana. Consulteu el planificador aquí i comenceu a planificar els vostres projectes i tasques amb eficàcia.

5. Centreu-vos en les prioritats

No tot és una prioritat, tot i que sovint pot sentir-se en el moment en què tot consumeix tant de temps.

Una eina que podeu utilitzar per maximitzar la vostra productivitat i centrar-vos en les vostres prioritats més importants és la matriu Eisenhower. Aquesta eina estratègica per actuar sobre allò que més importa és senzilla. Separeu les vostres accions en funció de quatre possibilitats:

1. Urgent i important (tasques que realitzareu immediatament).
2. Important, però no urgent (tasques que programareu fer més endavant).
3. Urgent, però no important (tasques que delegueu a una altra persona).
4. Ni urgent ni important (tasques que eliminareu).

James Clear^[1]té una gran descripció sobre com utilitzar la matriu Eisenhower: com ser més productiu mitjançant la caixa Eisenhower

Publicitat

Voleu obtenir més informació sobre com prioritzar les tasques i aplicar-les immediatament? Aquest llibre de treball gratuït Creeu més temps fora d’un horari ocupat et puc ajudar. Amb aquest llibre de treball, podreu avaluar la importància i la urgència de totes les vostres tasques i esbrinar-vos un calendari organitzat.Agafa el teu llibre gratuït aquí.

6. Treure temps

Per mantenir-se a sobre d’una gran càrrega de treball, és important dedicar temps a descansar i recuperar-se, ja que una gran càrrega de treball pot conduir a sentir-se estressat i desbordat.

Si els nivells d’energia són alts i la ment i el cos estan actualitzats i actualitzats, es troba en un estat més elevat per manejar una gran càrrega de treball. Preneu-vos temps del dia per anar a passejar o fer exercici. Deixeu-vos aviat quan sigui possible i passeu temps amb persones que us donin molta energia.

Al fons, és fonamental dormir bé i menjar sa per afinar la ment.

Mireu aquest article per obtenir informació sobre la importància de la programació del temps d'inactivitat.

7. Mantenir una conciliació saludable de la vida laboral i familiar

Mantenir un equilibri laboral i familiar saludable pot ser difícil. L’equilibri que tots desitgem és molt diferent l’un de l’altre, sobretot quan tenim una càrrega de treball elevada.

La conciliació de la vida laboral i familiar consisteix a trobar la pau dins d’un mateix per estar plenament present, sigui on sigui, sigui a l’oficina o a casa. Es tracta d’escollir el que més importa i crear la vostra pròpia vida equilibrada.

Si creieu que no hi ha prou equilibri, pot ser que arribi el moment fer un canvi .

8. Atureu la multitarea

La multitarea és un mite perquè el vostre cervell simplement no pot funcionar eficaçment fent més d’una cosa a la vegada, com a mínim més d’una cosa que requereix una atenció centrada.

Obteniu la vostra llista de prioritats, primer feu el més important i, a continuació, passeu al següent element i reduïu la llista.

Si assigneu temps bloquejat i creeu límits ferms per a activitats i compromisos específics, no us sentireu tan aclaparat ni sobrecarregat de tot el que heu de fer.

9. Treballar en blocs de temps

Per mantenir la vostra energia elevada per obtenir els millors resultats, és fonamental fer pauses regulars.Publicitat

Jo mateix faig servir el mètode 60-60-30 i l’ensenyo als meus clients d’entrenament. Treballeu en un projecte durant un període sostingut de 50 minuts i després feu un descans de 10 minuts. Això pot ser passejar, prendre un berenar saludable o simplement mantenir una conversa amb algú.

Després, continuo treballant en el projecte durant 50 minuts més, seguits d’un altre descans de 10 minuts.

Finalment, faig un descans complet de 30 minuts per desconnectar-me de la feina. Podria ser el moment d’un dinar adequat, una mica d’exercici, lectura o passeig.

Simplement prenent un temps de descans, els nivells d’energia es mantenen alts, la qualitat del treball millora i redueix el risc de cremar-se.

10. Desfer-se de les distraccions

Feu una estimació de quantes vegades us distreu durant una jornada mitjana de treball quan teniu una càrrega de treball elevada. Ara, agafeu aquest nombre i multipliqueu-lo per 25. Segons Gloria Mark en el seu estudi sobre El cost del treball interromput, trigem una mitjana de 23 minuts i 15 segons a tornar a la tasca original després de la interrupció.^[2]

La nostra investigació ha demostrat que la distracció de l'atenció pot conduir a un major estrès, un mal humor i una productivitat inferior.

Les distraccions no només us ocupen el temps durant la distracció; poden descarrilar el vostre progrés mental i concentrar-vos durant gairebé 25 minuts. Per tant, si us distreu cinc vegades al dia, podríeu perdre gairebé 2 hores diàries de treball productiu i gairebé 10 hores a la setmana.

Llavors, com mantenir la concentració quan estiguis envoltat de distraccions? Esbrineu-ho a Lifehack’s gratis Classe ràpida: superació de les distraccions . És una sessió centrada que us guiarà per entrenar el múscul de concentració i treballar amb distraccions. Uniu-vos a la sessió gratuïta ara.

11. Confieu el temps centrat en tasques més petites

De vegades, simplement heu d’abordar aquestes tasques i actuar-hi, però sempre hi ha alguna cosa més urgent.

Les tasques petites sovint poden dificultar els vostres projectes més importants. Se situen allà a la vostra llista de tasques diàries, però sovint se n’obliden per prioritats més importants o perquè no tenen cap interès per a vosaltres. Tot i això, agafen energia mental i desordenen la ment.

Comprometeu-vos a passar un període de temps específic completant totes les petites tasques que teniu a la llista de tasques. Us proporcionarà tranquil·litat i espai per centrar-vos més en les vostres prioritats més grans.

12. Feu una auditoria temporal

Sabeu exactament cap a on va el vostre temps cada dia? Dediqueu massa temps a certs projectes i tasques en detriment de grans oportunitats quan teniu una càrrega de treball elevada?Publicitat

Dediqueu una mica de temps a analitzar on passeu el vostre temps per a una millor gestió del temps. Aquesta visió us sorprendrà i us donarà la claredat per començar a ajustar el lloc on centreu el vostre temps i en quins projectes.

Podeu començar agafant un tros de paper i creant tres columnes:

La columna A és un treball prioritari; La columna B és un bon treball; La columna C és una obra o coses de baix valor.

Escriviu cada dia el projecte o la tasca i el temps dedicat a cadascun. Assigneu aquest temps a una de les columnes. Al final de la setmana, anoteu el temps total dedicat a cada columna.

Si dediqueu massa temps a certs tipus de treballs, mireu de canviar les coses perquè el vostre temps de concentració quedi a les columnes B i C.

13. Protegiu la vostra confiança

És fonamental protegir la nostra confiança per assegurar-nos que no ens desbordem, estressem i perdem la creença.

Quan teniu confiança com a recurs diari, esteu en una millor posició per resoldre problemes, aprendre més ràpidament, respondre a qualsevol cosa, adaptar-vos a qualsevol cosa i assolir les vostres majors oportunitats.

La confiança us proporciona la capacitat de transformar la por en un pensament, comunicació i acció centrats i relaxats. Això és clau per posar la vostra ment en un estat productiu per afrontar una gran càrrega de treball.

Paraules finals

Una gran càrrega de treball pot ser difícil d’afrontar i pot provocar estrès, esgotament i frustració contínua.

La clau és afrontar-lo de front, en lloc de deixar que es converteixi en efectes a llarg termini. Amb sort, podeu actuar en almenys un d’aquests consells.

Si arriba a ser massa i afecta negativament la vostra salut física i mental, pot ser que arribi el moment de parlar amb algú. En lloc de tractar-ho sol i mantenir-se infeliç, ressentit i arribar a un punt en què simplement no es pot fer front, ha de fer un canvi pel seu seny.

Més informació sobre com fer front a una gran càrrega de treball

• 10 signes de massa pressió a la feina
• 5 raons per viure en el moment i deixar de planificar massa
• Com fer front a l’estrès quan t’aclaparen les responsabilitats

Crèdit fotogràfic destacat: Hannah Wei a través d'unsplash.com Publicitat

Referència