Tots els gestors i líders han de dominar l’art del procés de delegació. És essencial entendre com i quan assignar la responsabilitat als altres per mantenir un alt nivell de productivitat, tant a nivell personal com organitzatiu. Delegar tasques també és essencial per a un lideratge eficaç.

Aprendre a delegar és construir un equip cohesionat i eficaç que compleixi els terminis. A més, saber quan i com delegar feina reduirà la vostra càrrega de treball, millorant així el vostre benestar a la feina i augmentant la vostra satisfacció laboral. Malauradament, molts líders no saben com delegar adequadament o dubten en fer-ho.

En aquesta guia, descobrireu què implica realment la delegació, com beneficia la delegació de tasques al vostre equip i com assignar tasques amb eficàcia.

Taula de continguts

1. La importància de la delegació
2. Per què la gent té por de delegar tasques?
3. La diferència entre delegació i assignació
4. Com delegar tasques eficaçment
5. Linia inferior
6. Més consells per al lideratge productiu

La importància de la delegació

An bon líder sap delegar. Quan delegueu part del vostre treball, allibereu el vostre temps i aconsegireu més diàriament.

Una delegació eficaç també promou la productivitat i una bona gestió del temps dins d’un equip, basant-se en el conjunt d’habilitats existents dels seus membres i permetent-los desenvolupar nous coneixements i competències en el camí. El resultat és un equip més flexible que pot compartir rols quan sorgeixi la necessitat^[1].

Quan esteu disposat a delegar, esteu promovent un ambient de confiança. Les vostres accions envien un senyal clar: com a líder, confieu en els vostres subordinats per aconseguir els resultats desitjats. Com a resultat, arribaran a pensar en vostè com un líder simpàtic i eficaç que respecta les seves habilitats i necessitats.

La delegació no consisteix en lladrar ordres i esperar que el vostre personal es posi a la cua. La feina d’un gerent és fer-ho obtenir el millor dels que estan sota la seva supervisió i, en fer-ho, maximitzar la productivitat i els beneficis ^[2].

Aquí teniu un exemple de mala delegació:Publicitat

Una delegació acurada ajuda a identificar i aprofitar les fortaleses i debilitats úniques dels membres de l'equip. La delegació també potencia el compromís dels empleats, ja que demostra que els directius estan interessats a aprofitar els seus talents.^[3]

Per què la gent té por de delegar tasques?

La delegació augmenta la productivitat, però no tots els gestors estan disposats o poden delegar.^[4]Per què? A continuació, es detallen alguns dels motius més habituals:

• Els molesta la idea que algú altre pugui obtenir el crèdit d’un projecte.
• Estan disposats a delegar en principi, però temen que el seu equip no pugui assumir més responsabilitats.
• Sospiten que el seu personal ja està excessivament treballat i es resisteix a augmentar la seva càrrega.
• Sospiten que és més senzill i ràpid fer una tasca ells mateixos.
• No els agrada la idea de deixar anar les tasques que els agrada fer.
• Temen que si deleguen responsabilitats, el seu propi gerent conclourà que no pot suportar la seva càrrega de treball.

La diferència entre delegació i assignació

La majoria de la gent pensa que la delegació i l'assignació són sinònims, però hi ha una distinció important que cal fer entre els dos.^[5]

Quan assigneu una tasca, només haureu d'indicar a un subordinat que realitzi una acció específica. Els dieu què han de fer i ho fan; és tan senzill.

D’altra banda, la delegació implica transferir part del vostre propi treball a una altra persona. No només reben un conjunt d’instruccions.L’important és que se situen en un paper que requereix que prenguin decisions i se’ls faci responsable de la realització de la tasca.^[6]

Com delegar tasques eficaçment

Quina és la millor manera de delegar feina perquè pugueu combatre la por a la delegació, formar un equip eficient i treballar més de pressa? Aquí teniu una guia pas a pas:

1. Saber quan delegar

En entendre quant control heu de mantenir sobre una situació, podeu determinar la millor estratègia per empoderar els treballadors. Hi ha 7 nivells de delegació que ofereixen als treballadors diferents graus de responsabilitat.Publicitat

Aquest breu vídeo explica aquests nivells i ofereix exemples de quan és adequat utilitzar-los:

La delegació es produeix al llarg d'un espectre. El nivell més baix de delegació passa quan dieu a altres persones què han de fer. Ofereix poca oportunitat als empleats per provar nous enfocaments. La forma de delegació més apoderada es produeix quan podeu cedir la major part del vostre control sobre el projecte a l’empleat.

Saber delegar feina us ajuda a entendre com connectar les persones amb tasques que aprofiten millor el seu talent. Quan es fa correctament, assegura que obtindreu el millor resultat final.^[7]

Quan decidiu com delegar la feina, feu les preguntes següents:

• Heu de ser els encarregats d’aquesta tasca o algú més la pot acabar?
• Cal que la vostra atenció tingui èxit?
• Aquest treball ajudarà un empleat a desenvolupar les seves habilitats?
• Tens temps per ensenyar a algú a fer aquesta feina?
• Espereu que es repeteixin tasques d’aquest tipus en el futur?

2. Identifiqueu la millor persona per al treball

Heu de passar la torxa al membre de l'equip adequat perquè la delegació funcioni. El vostre objectiu és crear una situació en què vosaltres, la vostra empresa i l’empleat tingueu una experiència positiva.

Penseu en les habilitats dels membres de l’equip, la voluntat d’aprendre i els seus estils i interessos de treball.La persona que heu delegat podrà desenvolupar la feina de manera més eficaçsi són capaços, entranyables i interessats. Quan sigui possible, doneu als empleats l’oportunitat de jugar a la força.

Els treballadors sense experiència poden necessitar més orientació que els veterans experimentats. Si no teniu temps per configurar l'èxit del nou empleat, no és just delegar-los.

També heu de tenir en compte la ocupació dels vostres empleats. L’últim que voleu fer és aclaparar algú donant-li massa responsabilitats.Publicitat

3. Digueu i vengueu per obtenir la compra del membre

Després de trobar la persona perfecta per a la feina, encara haureu d’aconseguir que assumeixin la nova responsabilitat. Feu-los saber per què els heu triat per a la feina.^[8]Quan demostreu als altres que recolzeu el seu creixement, es crea una cultura de confiança. Els empleats que veuen les tasques delegades com a oportunitats tenen més probabilitats d’invertir-se en el resultat.

Quan estigueu treballant amb empleats més nous, expresseu la vostra voluntat de proporcionar assistència i suggeriments continus. Per als empleats experimentats, tingueu en compte els seus pensaments i experiències.

4. Sigui clar i específic sobre l'obra

És fonamental explicar als empleats per què és necessari el projecte, què n’espereu i quan es deu.^[9]Si saben el que espereu, és més probable que en lliurin.

Establint expectatives clares, els ajudareu a planificar com dur a terme la tasca. Configureu les fites del projecte perquè pugueu comprovar el progrés sense microgestions. Si el vostre empleat té problemes per assolir una fita, encara tindrà temps per corregir el curs abans que es produeixi el producte final.

Aquest tipus de rendició de comptes s’utilitza habitualment a les universitats. Si els estudiants només coneixen la data de venciment i els requisits bàsics per a la realització de grans treballs de recerca, podrien ajornar la feina fins a l’onzena hora. Molts programes requereixen que els estudiants es reuneixin setmanalment amb assessors per obtenir orientació, estructurar les adreces i resoldre els mètodes abans dels terminis. Aquestes mesures van permetre que els estudiants tinguessin èxit i alhora els donessin l’espai per produir un gran treball.

5. Donar suport als seus empleats

Per veure els millors resultats possibles de delegar, els vostres subordinats necessiten recursos i assistència vostra. Connecteu-los amb formació i materials per desenvolupar habilitats que encara no tenen.^[10]

Podeu trigar més temps a disposar dels recursos, però estalvieu temps fent la feina correctament. Per a tasques recurrents, aquest entrenament paga repetidament.

De vegades, els empleats necessiten ajuda per veure què fan bé i com poden millorar. Donar i rebre comentaris és una part essencial de la delegació de tasques. Aquesta també és una bona manera de supervisar les tasques delegades com a líder. Tot i que podeu fer un seguiment del progrés de les tasques, no ho esteu microgestió els empleats.Publicitat

Al llarg del projecte, pregunteu periòdicament als vostres empleats si necessiten ajuda o aclariments. Deixa clar que confies en ells perquè facin la feina i que vulguis crear un espai perquè puguin fer preguntes i oferir comentaris. Aquests comentaris us ajudaran a refinar la manera de delegar el treball.

6. Mostreu el vostre agraïment

Durant les visites periòdiques, reconeix els guanys que hagis vist fins ara al projecte. Reconeixeu que els vostres empleats avancen cap a l'objectiu. El principi del progrés estableix la importància de celebrar petites victòries per mantenir la motivació dels empleats.^[11]Els treballadors seran més eficaços i dedicats si saben que observeu els seus esforços.

Reconèixer els empleats quan ho fan bé els ajuda a entendre la qualitat del treball que espereu. Els fa més probable que vulguin tornar a treballar amb vosaltres en futurs projectes.

Linia inferior

Ara que ja sabeu exactament què significa delegar i les tècniques per delegar el treball de manera eficient, esteu en una bona posició per racionalitzar les vostres tasques i augmentar la productivitat del vostre equip.

Delegar és atorgar autonomia i autoritat a una altra persona, alleugerint així la vostra pròpia càrrega de treball i creant un equip complet i ben utilitzat.

Les habilitats per delegar poden semblar complicades o aterridores, però amb el temps es fa molt més fàcil. Comenceu poc delegant un parell de decisions als membres del vostre equip durant la propera o dues setmanes.

Més consells per al lideratge productiu

• Delegar treball: què delegar i què no?
• 10 maneres de millorar les habilitats de gestió d'equips i augmentar el rendiment
• Lideratge vs gestió: un és millor que l’altre?

Crèdit fotogràfic destacat: CoWomen mitjançant unsplash.com

Referència