15 MILLORS CONSELLS D'ORGANITZACIÓ PER A L'ORGANITZACIÓ D'OFICINES I FER-NE MÉS

Potser penseu que no teniu temps per a l’organització d’oficines, però si sabéssiu quant de temps us va costar aquesta desorganització, ho reconsideraria.

Reorganitzar i moure piles de tant en tant no compta. Tampoc no esborreu l’escriptori si feu lliscar l’embolic cap a una paperera o un calaix d’escriptori.

Un espai d’oficines relativament ordenat i ordenat obre el camí a una major productivitat i menys temps perdut.

L’organització de l’oficina no ha de trigar dies, es pot fer una mica a la vegada. De fet, mantenir una oficina organitzada és molt més eficaç si el tracteu com un projecte en curs, en lloc d’un atac massiu.

Per tant, si esteu preparat per començar, els consells d’organització següents us ajudaran a transformar la vostra oficina en un espai de treball eficient.

1. Purgeu la vostra oficina

Desordenar, buidar, triturar, desfer-se de tot el que no necessita ni vol. Mirar al voltant. Què no utilitzeu en un temps?

Agafeu una àrea cada vegada. Si no funciona, envieu-lo a reparació o llenceu-lo. Si no l'heu utilitzat durant mesos i no se us acudeix quan ho necessiteu, no en teniu cap. Això passa amb mobles, equips, subministraments, etc.Publicitat

No us oblideu dels artificis, de les plantes (reals o artificials) i de les decoracions: si estan cobertes de pols i fan que el vostre despatx sembli cutre, són un joc net.

2. Reuneix i redistribueix

Reuneix tots els elements que no són on pertany i posa’l on correspongui.

3. Establir zones de treball

Decidiu quin tipus d’activitat passa a cada àrea de la vostra oficina. Probablement tindreu un espai de treball principal (molt probablement el vostre escriptori), una àrea de referència (arxivador, prestatges, carpetes) i una zona de subministrament (armari, prestatges o calaixos).

Col·loqueu l’equip adequat i els subministraments a la zona adequada tant com sigui possible.

4. Tanca la proximitat

Col·loqueu a l’abast l’equip i els subministraments que més utilitzeu. Les coses que rarament utilitzeu es poden emmagatzemar o guardar.

5. Obteniu un bon etiquetador

Trieu un fabricant d’etiquetes senzill d’utilitzar. Preneu-vos el temps per etiquetar prestatges, papereres, calaixos de cistelles. No només us recordarà cap a on van les coses, sinó que també ajudarà a altres persones que tinguin la necessitat de trobar, utilitzar o deixar qualsevol cosa al vostre espai de treball.

6. Reviseu el vostre sistema de fitxers

A mesura que passem a l’era digital, la necessitat d’emmagatzemar fitxers en paper ha disminuït.Publicitat

Què pot fer la vostra botiga digitalment? Esteu duplicant fitxers? És possible que pugueu eliminar alguns dels fitxers i carpetes que heu utilitzat anteriorment. Si deseu fitxers a l’ordinador, assegureu-vos que feu còpies de seguretat periòdiques.

Aquí teniu algunes idees d'emmagatzematge per crear un sistema de fitxers suau:

Creeu una carpeta de reunions - Col·loqueu allà tots els ítems que es tractaran juntament amb els que s’han de lliurar, els informes que s’han de lliurar, etc. Us ajudarà a estar preparats per a les reunions i us estalviarà la tensió, fins i tot quan es mogui una reunió cap amunt .
Creeu una carpeta WOR - Bona part dels nostres papers desordenats són coses que estan en espera fins que algú respon o actua. Corraleu-los en una carpeta WOR (esperant la resposta). Comproveu-ho cada pocs dies si hi ha accions pendents que és possible que hàgiu de seguir.
Caixes d'emmagatzematge - Utilitzeu caixes d’emmagatzematge econòmiques per guardar els fitxers arxivats i treure’ls del vostre espai actual.
Caixes de revistes - Utilitzeu capses o carpetes de revistes per emmagatzemar revistes i catàlegs que realment vulgueu emmagatzemar. Assegureu-vos que realment els necessiteu com a referència o investigació, en cas contrari, recicleu-los o regaleu-los.
Carpeta de lectura - Designeu un fitxer per a articles i documents impresos que vulgueu llegir que no siguin urgents.
Arxiva fitxers - Quan el projecte estigui complet, ajunteu tots els materials i arxiveu-los. Conserveu les carpetes de treball dels projectes en curs.
Arxiu setmanal - No deixeu que la vostra presentació s’amuntegui. Introduïu els vostres papers a la carpeta Fitxer i arxiveu-ho tot un cop per setmana.

Més informació sobre com organitzar els vostres fitxers aquí: Com organitzar els fitxers per obtenir una millor productivitat

7. Esborreu l'escriptori

Traieu-ho tot, netegeu-lo bé i torneu a col·locar només aquells articles que siguin imprescindibles per a l’ús diari.

Si teniu dificultats per desordenar coses, aquesta fórmula Declutter us ajudarà a llençar coses sense lamentar-les més tard.

8. Organitzeu el vostre escriptori

Ara que heu racionalitzat l’escriptori, és una bona idea organitzar-lo.

Utilitzeu organitzadors d’escriptori o contenidors per organitzar els articles del vostre escriptori. Utilitzeu safates per a papers, contenidors per a articles més petits.Publicitat

No oblideu l’escriptori de l’ordinador. Assegureu-vos que els fitxers o les imatges estiguin dins de carpetes organitzades. Us recomanaria que netegeu l'escriptori de l'ordinador cada dia abans de sortir de la feina.

9. Organitzeu els vostres calaixos

Col·loqueu els objectes utilitzats al mateix espai del calaix, segells amb sobres, coixinets adhesius amb blocs de notes, etc.

Utilitzeu organitzadors de calaixos per a objectes petits: clips de paper, pinces, etc. Utilitzeu un calaix independent per a objectes personals.

10. Separeu les safates d'entrada

Si treballeu regularment amb altres persones, creeu una carpeta, una safata o una safata d'entrada per a cadascuna.

11. Esborreu les piles

Tant de bo amb la vostra nova oficina organitzada, ja no creeu piles de paper, però encara heu d’ordenar-ne les antigues.

Passeu per la pila (una mica a la vegada si cal) i poseu-la al lloc adequat o aboqueu-la.

12. Ordena els correus electrònics

No enganxeu només el correu a una pila per ordenar-lo o escopiu-lo i traieu les peces que necessiteu ara mateix. Ordeneu-lo tan aviat com ho obtingueu: actuar, llegir, arxivar, delegar o lliurar. .Publicitat

13. Assigneu les dates de descart

No cal que guardeu cada tros de paper de manera indefinida. Marqueu en fitxers o documents quan es poden tirar o triturar.

Alguns documents legals o financers s’han de conservar durant un període de temps especificat. Assegureu-vos de saber quins són aquests requisits.

14. Filtra els teus correus electrònics

Alguns correus electrònics són importants per llegir, d’altres no són tan importants.

Quan utilitzeu el sistema de filtre per etiquetar diferents tipus de correus electrònics, en sabeu la prioritat i quines respostes primer.

Mireu aquests consells per aconseguir la safata d'entrada zero: L'última manera d'arribar a Inbox Zero

15. Redreçar l'escriptori

Al final del dia, feu un redreçament ràpid, de manera que l’endemà tingueu un inici net.

Linia inferior

Utilitzeu un consell o proveu-los tots. La quantitat d’esforç que feu per crear i mantenir una àrea de treball eficient donarà els seus fruits en gran mesura.Publicitat

En lloc de passar temps buscant coses i remenant piles, podreu passar el vostre temps ... bé ... treball i gaudiràs de ser lliure de desordres!