Durant una setmana atrafegada, l'últim que vol un líder o gerent és una hora o dues perdudes assegudes en una reunió improductiva.

Si us demanés quina seria la forma més eficient de ser ineficients, estic segur que molts de vosaltres diríeu que no hi havia reunions.

Avui les reunions consumeixen més hores de treball que mai. Avui dia, els líders passen aproximadament la meitat de la setmana en reunions.^[1]Segons investigacions de TED un terç d’aquest temps es perd en reunions inútils i mal organitzades .

Una enquesta de Clarizen va informar que els treballadors consideren que les reunions d’estat són una pèrdua de temps i que gairebé el 50% dels enquestats prefereixen anar al DMV o mirar la pintura seca.^[2]

En un article per a Harvard Business Review,^[3]tres consultors de Bain van informar dels resultats d’un exercici en què van analitzar els horaris Outlook dels empleats d’una gran empresa sense nom i van concloure que una reunió executiva setmanal ocupava 300.000 hores a l'any.

I aquest total, escriuen els autors, no inclou el temps de treball dedicat a preparar reunions.

A quantes reunions heu assistit on no hi havia cap agenda ni objectiu clar?

Quants de vosaltres heu assegut en reunions que van saltar d’un tema a un altre sense un pla d’acció clar al final de la reunió?

Si heu deixat les reunions més confoses que quan vau arribar, aixequeu la mà.

Les reunions no han de ser quelcom que temem i suportem. No han de ser una cosa que entrem i sortim.

Hem de trobar maneres perquè les reunions siguin molt més intencionades, energètiques i productives, que aportin resultats tangibles i reals.

Llavors, com dirigir les reunions d’equip de manera més productiva?

A continuació, es detallen deu maneres en què els líders i els gerents poden començar a dirigir reunions d’equip productives, efectives i beneficioses per a tots els implicats:Publicitat

1. Emmarqueu cada reunió de manera positiva

Per aconseguir que tots els membres de la sala tinguin una mentalitat positiva i tinguin energia per a la reunió, un gran punt de partida és aconseguir que tots els que comparteixin la sala comparteixin alguna cosa en què han avançat o que els fa il·lusió.

Això defineix immediatament el to i la direcció de tota la reunió.

En lloc de tenir una mentalitat negativa per haver d’assistir a la reunió, provenen d’un lloc de positivitat, contribució i positivitat.

2. Tenir un líder clar a l'habitació

Sigui quin sigui el propòsit de la reunió, algú de la sala s’ha d’encarregar de dirigir i dirigir la reunió.

Aquesta persona definirà l’agenda de la reunió, s’assegurarà que no surti del tema i garantirà que la reunió es mantingui en un termini acordat.

Sovint informaran sobre els avenços, donaran claredat sobre el que ha de passar després de la reunió i aconseguiran el compromís de les persones de la reunió en les accions futures.

Si ningú no pren el control, les persones amb personalitats més grans o opinions més grans poden dominar i deixar de contribuir a personalitats més tranquil·les.

3. Tenir les persones adequades a l'habitació

Penseu en l’última gran reunió en què vareu estar ... La reunió era plena de persones que componien els números o estava plena de gent que contribuïa i aportava aportacions?

Suposo que va ser aquest últim.

Per dirigir una reunió realment productiva, preneu-vos temps per considerar qui hi participarà.

Voleu persones a la sala que aportin valor afegit, que col·laborin activament, que tinguin coneixements bàsics, que prenguin decisions, que prenguin accions i que els resultats de la reunió tinguin un impacte directe.

Desconfieu d'omplir l'habitació, tret que ho hagueu de fer absolutament, amb persones que tinguin la motivació per ser-hi o bé un temor a perdre's alguna cosa.

Centreu-vos a aconseguir persones a la sala de reunions que aportin una contribució productiva i no pas passius.Publicitat

Si teniu autonomia per organitzar les vostres reunions com vulgueu, concentreu-vos en fer-les perquè obtinguin els resultats més productius.

4. Utilitzeu els punts forts únics de les persones en diferents reunions

No tothom de la vostra empresa o equip és l’adequat per a cada reunió.

Un consell fantàstic per crear reunions productives és aclarir de quina manera han de formar part les reunions dels membres de l’equip.

No penseu només a omplir la sala, sigueu selectiu a l’hora de convidar persones que sabeu que faran la contribució més gran.

Tots tenim punts forts diferents. Alguns membres del vostre equip seran excel·lents en les reunions de pluja d’idees, mentre que d’altres es poden estressar pensant a participar-hi.

El mateix passa amb les reunions de processos i estatus.

A l’hora de crear el major impacte de la reunió, és important tenir en compte quina energia voleu a la sala i qui pot aportar el valor adequat a una reunió.

Si en teniu claredat, assegureu-vos de la gent adequada a l'habitació.

Durant la meva carrera corporativa, dirigia reunions de pluja d’idees, estratègia i estatus. Sabia que diferents membres de l'equip aportarien diferents habilitats a reunions específiques.

Un dels meus directors sènior era més estratègic que creatiu, de manera que m’asseguraria que fos el número u del full d’equip de les reunions d’estratègia. Però la vaig mantenir fora de les reunions de pluja d’idees, a favor d’altres membres de l’equip.

Un altre membre de l’equip era un gran planificador estratègic, de manera que m’asseguraria que s’assegués a les reunions d’estratègia i de pluja d’idees. Durant les reunions de pluja d’idees, el seu valor era pensar en el pla i els passos d’acció necessaris per executar les idees creatives.

Dirigir reunions productives sol ser dirigir una gran orquestra. Si no teniu els instruments i intèrprets complementaris adequats a la sala, col·laborant junts i treballant en harmonia, el resultat pot ser un gran embolic. Però, si reuniu els artistes adequats, els resultats poden ser màgics i inspiradors.

5. Finalitzar les reunions amb passos i responsabilitats d’acció clars

Penseu en la darrera reunió en què vareu estar, és probable que hi hagués moltes converses fantàstiques, aportacions valuoses i coneixements.Publicitat

Però, què va passar al final de la reunió? Heu seguit tots els vostres camins per separat, o hi ha hagut determinats passos i responsabilitats clars?

Val la pena reservar un temps al final de cada reunió perquè tothom comparteixi la seva visió més important.

Això reforça la contribució i la col·laboració i garanteix que tothom surti de la reunió amb una perspectiva clara sobre el valor de la reunió.

Per reforçar-ho encara més, és responsabilitat del líder de la reunió establir clarament els passos d’acció, les responsabilitats personals i els terminis per prendre mesures sobre els elements clau de la reunió.

6. Creeu un propòsit clar per a la reunió

Seguir el camí és un dels reptes més difícils per organitzar una reunió eficaç i productiva. El motiu d’això és que moltes reunions s’organitzen sense un propòsit clar, ni tan sols una agenda.

Algunes reunions es produeixen simplement perquè algú pot haver decidit que celebrareu una reunió d'estat setmanal.

Passar a reunions així, sense entendre clarament de què tracta específicament la reunió, quina és l’agenda o quines són les prioritats de la reunió, us pot fer sentir que la reunió és una pèrdua de temps.

Quan tingueu clar el propòsit de la reunió, estareu més compromès, sabreu què heu de preparar prèviament i sabreu quins són els resultats desitjats de la reunió.

7. Mantingueu la reunió dempeus

En un article publicat al Journal of Applied Psychology, els autors van trobar que les reunions assegudes trigaven un 34% més que les reunions verticals.^[4]

Si veieu que les vostres reunions per seure no són tan productives com desitgeu, canvieu les coses i feu que tots els participants es mantinguin de peu.

8. Fer les reunions més curtes

Si teniu un propòsit i una agenda claros per a la reunió, hauríeu de tenir una idea de quant de temps ha de durar la reunió.

Moltes reunions que he experimentat en el passat tenien una invitació de calendari definida per 45 o 60 minuts. Algunes reunions realment van acabar abans, però, com que s’havia establert el termini per a un temps determinat, la reunió va continuar sense motius reals.

Comenceu a establir reunions amb un període de temps més curt, ja sigui de 30 minuts o 40 minuts, i comproveu si les reunions es tornen més productives i efectives.Publicitat

La nostra capacitat d’atenció i els nostres nivells d’energia poden començar a disminuir quan més temps transcorri la reunió.

9. Començar i acabar a temps

Ningú vol que es mantingui esperant l’inici de les reunions i ha de tornar a programar-se si les reunions s’envaeixen.

Si organitzeu reunions que comencen a temps i acaben a temps, els participants saben què esperar i saben arribar a temps.

Si els membres de l’equip decideixen no arribar a temps, pot ser convenient tenir una reunió separada amb aquesta persona per deixar clar que espereu que arribin a temps.

10. Canvieu el medi ambient

Si trobeu que les reunions triguen a començar o s’estan desfasant, pot ser que arribi el moment de canviar el vostre entorn.

He tingut algunes de les meves reunions més productives simplement deixant l’oficina i anant a un lloc inspirador o fent una reunió o dues en un parc local.

El resultat final

Les reunions no marxaran. Són una part inevitable i essencial de la vida corporativa i empresarial.

Però, per assegurar-nos que no siguin només una pèrdua de temps i siguin una manera eficaç de col·laborar i treballar per assolir i assolir objectius i projectes importants, hem d’organitzar les reunions perquè siguin útils, productives i produeixin resultats tangibles.

Hem d’aprendre a dirigir les reunions d’equip de manera productiva i eficaç.

Si preneu mesures sobre els consells i les estratègies que he exposat sobre com dirigir les reunions d’equip de la manera més productiva, us assegurareu que maximitzeu els punts forts i l’energia mental de tothom a la sala.

Les vostres reunions deixaran de ser quelcom que temeu o intenteu evitar el vostre equip i el vostre equip. En lloc d'això, les reunions es convertiran en una manera de tornar a connectar, ser creatius, decidir l'estratègia, obtenir suport, celebrar el progrés i generar impuls productiu.

Més recursos sobre la productivitat del lloc de treball

• 15 secrets per organitzar reunions com les millors empreses innovadores del món
• Està lluitant amb la productivitat en el lloc de treball? 12 consells per fer-ne més
• L’art acurat de delegar
• Com ser més productiu: 4 petits ajustaments que multiplicaran per deu la vostra productivitat
• 12 secrets per a una reunió súper productiva que hauríeu de conèixer

Crèdit fotogràfic destacat: Creadors de campanyes mitjançant unsplash.com

Referència