COM ES CREA UNA LLISTA DE TASQUES QUE MILLORA LA SEVA PRODUCTIVITAT

Són les 6:00 del matí i acabes de despertar. Després de dutxar-se, és hora d’esmorzar, agafar les notícies llegint el diari del matí i després començar la feina. Se sent relaxat i feliç. Teniu expectatives molt altes per al dia i voleu ser el més productius possible amb la vostra llista de tasques.

Avança ràpidament a les 14 hores del mateix dia. Esteu treballant a corre-cuita i amb prou feines teniu l’oportunitat de fer una pausa per dinar. Comences a sentir-te una mica estressat i cansat a causa de l’ocupat horari. A més, sembla que cal tornar a determinades tasques i solucionar-les perquè no va tenir temps de centrar-s’hi correctament.

Us agradaria trobar un botó de restabliment per poder començar el dia des de tot amb una estratègia diferent.

El que probablement vau experimentar va ser això: teníeu previst el dia la nit anterior i us sentíeu a punt de complir les vostres tasques. Tot i això, les coses van començar a anar malament quan continuàvem afegint tasques a la vostra llista i, finalment, la vostra llista de tasques feia molts quilòmetres. La vostra llista de tasques també contenia tasques que eren pràcticament impossibles de fer en un dia.

L'altre punt que va contribuir al vostre dia agitat i estressant va ser no entendre quant de temps trigaria a completar una tasca en concret i quan executar-la. Si teníeu aquesta informació, hauria estat més fàcil esbrinar el moment adequat per executar la tasca.

Finalment, realment no hi havia cap flexibilitat en els vostres plans. Heu oblidat afegir una memòria intermèdia entre les tasques i heu entès que certes tasques són molt més grans del que semblen fora.

Però ja sabeu què: aquestes raons per si soles no van ser el motiu principal del vostre estrès i ocupació. Seguiu llegint per saber què era això.

Taula de continguts

Què es fa malament de la llista de tasques
Components d’una gran llista de tasques
Com es crea una llista de tasques que augmenta la seva productivitat
El resultat final
Més consells sobre productivitat

Què es fa malament de la llista de tasques

De debò sabeu què se suposa que heu de fer?

Quant de temps vau dedicar realment a planificar el vostre dia: van ser només 5 minuts mentre el televisor us distreia?

Si és així, probablement aquest va ser el motiu més important pel qual el dia es va tornar tan estressant.Publicitat

Quan planifiqueu els dies, heu d’entendre realment les tasques que esteu a punt de desenvolupar i el que cal per dur-les a terme. Això és necessari, sobretot amb tasques importants, ja que podeu avançar amb les tasques que més importen.

La manca de temps dedicat a la planificació també es mostrarà com a massa tasques importants incloses a la vostra llista diària. Si no heu desglossat les tasques en peces més petites, és probable que no les realitzeu durant el dia. Al seu torn, això us fa guanyar-vos per no completar la llista de tasques.

Finalment, no considereu la creació d’una llista de tasques com una cosa secundària que intenteu fer el més ràpidament possible. De fet, quan presteu més atenció a la llista de tasques del dia següent, més probable és que la llista us sigui realista i menys estressant.

Components d’una gran llista de tasques

Quan parlo d’una bona llista de tasques, considero que aquestes característiques en formen part:

Equilibrada

La llista de tasques conté tasques tant importants com menys importants. Siguem realistes: tot i que a tots ens agradaria treballar només en tasques importants (per exemple, les relacionades amb els objectius), també ens hem de fer càrrec de les tasques menys importants (com fer recomanacions, tenir cura de la llar o altres coses quotidianes) ).

Prou flexibilitat

Què passa quan heu planificat una tasca, però no podeu fer-la càrrec? Té un pla B en marxa? Si no, intenteu esbrinar l’acció alternativa que podeu fer en aquests escenaris.

Temps de transicions

Compreneu que els temps de transició també us mengen el temps. Assegureu-vos que quan planifiqueu la llista de tasques, aquesta vegada també s’inclogui als vostres plans. Afegir una memòria intermèdia addicional entre les tasques farà que la vostra llista sigui més flexible i realista.

No hi ha massa tasques durant un dia

És difícil donar-vos una xifra exacta de quantes tasques hauríeu de tenir a la llista diària. Depèn de la vostra situació, però estic disposat a dir que qualsevol cosa entre 5-10 tasques hauria de ser suficient per un dia.

Compreneu que determinades tasques són molt ràpides, de manera que és més fàcil incloure-ne més i organitzar-les en determinats dies. Assegureu-vos que també hi hagi tasques importants a la llista perquè pugueu continuar amb els vostres projectes més grans.

Escut de protecció

Creeu un escut de protecció al voltant de la vostra llista de tasques de manera que pugui aterrar-hi el mínim de tasques possibles i que el nombre d’elements de la llista no augmenti durant el dia.Publicitat

En el primer cas, intenteu eliminar les fonts de les vostres tasques. Això es fa reduint els vostres compromisos i limitant els projectes que teniu. El fet és que com més compromisos (o projectes) tingueu, més probabilitats acabaran com a tasques de la vostra llista diària.

En el segon cas, feu que la vostra llista sigui tancada. Vaig aprendre aquest concepte llegint Fes-ho demà i altres secrets de la gestió del temps de Mark Forster. Per crear una llista de tasques tancada, tot el que heu de fer és dibuixar una línia sota la darrera tasca de la llista.

Quan hàgiu fet això, no podreu afegir cap tasca nova a la vostra llista durant el dia. Això garanteix que el nombre de tasques disminueixi a mesura que passa el dia.

Com es crea una llista de tasques que augmenta la seva productivitat

Per fer una llista que pugueu realment complir l'endemà , feu el següent:

1. Elimineu les tasques innecessàries

Seguiu els vostres compromisos i decidiu si realment els necessiteu.

Per exemple, jo era un membre actiu del nostre club d’informàtica local de la meva ciutat natal, però després em vaig adonar que ja no tenia prou temps per a aquesta activitat. Tot i que encara sóc membre del club, ja no participo en les seves activitats. Això ha eliminat les tasques relacionades amb aquest compromís.

2. Preneu-vos el temps per planificar la llista

No us afanyeu a crear la vostra llista de tasques; passeu una estona en la fase de planificació. Si cal, aïlleu-vos de la part de planificació anant a una habitació independent de casa (o fins i tot sortint a l’exterior). D’aquesta manera, podeu pensar realment les tasques abans de posar-les a la llista de tasques.

Intenteu passar almenys 15 minuts amb la vostra llista quan la planifiqueu.

3. Mou les tasques importants al principi

Quan planifiqueu el dia, assegureu-vos que les tasques importants es trobin al principi de la llista. D’aquesta manera, us assegureu de fer aquestes tasques el més ràpidament possible.

Per exemple, com a blogger, m’asseguro que tinc les tasques de creació de contingut al principi de la llista. Tan aviat com em llevo, ataco aquestes tasques immediatament i es completen abans d’anar a treballar.Publicitat

4. Feu un seguiment de les tasques recurrents

És possible que tingueu tasques recurrents a la llista, però sabeu quant de temps triguen a complir-se?

Si no ho feu, assegureu-vos de fer un seguiment del temps per esbrinar-ho. Això us ajudarà a planificar millor el vostre dia, ja que sabeu quant de temps triga una tasca i si hi ha una franja horària determinada al vostre horari quan es podria executar la tasca.

5. Fer tasques similars per lots

Consulteu la vostra llista i esbrineu si hi ha tasques similars que podeu processar per lots. D’aquesta manera, podeu treure de la llista determinades tasques de manera més ràpida i senzilla.

6. Definiu les tasques amb més detalls

No inclogueu només una tasca com ara crear un lloc web a la vostra llista; assegureu-vos que heu dividit la tasca en trossos més petits. Com més petites siguin les tasques, més fàcil serà realitzar-les abans de la data de venciment.

7. Feu una mica de treball de preparació per endavant

Assegureu-vos que us prepareu per a determinades tasques per endavant.

Per exemple, escric els esbossos de les publicacions dels meus convidats els diumenges perquè em sigui més fàcil (i més ràpid) començar a escriure les publicacions reals quan em llevo. Amb una mica de treball de preparació, accelero les coses i m'asseguro que les tasques es facin quan arribi el dia adequat.

8. Automatitzeu el manteniment

Per descomptat, podeu utilitzar un enfocament de ploma i paper a la vostra llista de tasques personals, però també intenteu aprofitar la tecnologia. De fet, proveu de trobar una eina que s’encarregui del manteniment de la vostra llista de tasques. La meva eina preferida és Nozbe , però n’hi ha altres aplicacions de gestió de tasques que també podeu provar.

9. Conegueu els vostres tipus de tasques i la vostra programació

Finalment, quan planifiqueu el dia, feu-vos aquestes preguntes:

Què més tinc a la meva agenda?

Aquesta pregunta fa referència al vostre horari personal. Per exemple, si esteu de viatge, assegureu-vos que la vostra llista reflecteixi aquest fet. No intenteu omplir la llista amb massa tasques, ja que és més probable que només en feu una part.

La tasca és un gatekeeper?

Aquesta pregunta pregunta si la tasca bloqueja altres tasques que cal executar.Publicitat

De tant en tant, és possible que tinguem una tasca que primer s’ha de tenir en compte. Després d’haver-ho fet, només podreu ocupar-vos de les tasques següents.

Quan us centreu a crear la llista de tasques de manera centrada, podreu detectar fàcilment els porters.

Tinc icebergs a la llista?

Aquesta pregunta pregunta si la vostra tasca és realment molt més gran del que sembla. De vegades, quan comenceu a treballar en una tasca, aviat us adonareu que és molt més gran del que pensàveu inicialment (compareu-los amb icebergs, on només la punta de l’iceberg es troba a sobre de l’aigua, però la majoria del gel està per sota) .

Un cop més, quan us centreu prou en la vostra llista de tasques durant la fase de creació, és més fàcil detectar aquests icebergs i dividir les tasques en trossos més petits i més manejables.

La tasca és a prova de distraccions?

No totes les tasques es creen iguals: algunes toleren més distraccions, mentre que d’altres requereixen la vostra atenció.

Per exemple, puc consultar el meu flux de Twitter o fer un manteniment simple del bloc fins i tot quan estic al costat de la meva família. Aquestes tasques són a prova de distraccions i les puc encarregar, fins i tot si no hi tinc tota la meva atenció.

El resultat final

Si encara teniu dificultats per assolir les tasques diàries a la llista de tasques, assegureu-vos que analitzeu els motius pels quals va passar això. En tot cas, no us apagueu per no acabar la llista de tasques.

Ningú no és perfecte i podem aprendre dels nostres errors.

Es necessita una mica de pràctica per crear una llista de tasques fantàstica. Tanmateix, un cop hàgiu après a unir totes les peces, les coses es veuran molt millors i, en general, sereu més productius.