La resolució de problemes és el procés de revisió de tots els elements d’un problema perquè pugueu trobar una solució o solucionar-lo. Els passos de resolució de problemes cobreixen diversos aspectes d’un problema que podeu reunir per trobar una solució. Tant si es tracta d’un grup de forma col·laborativa com independent, el procés continua sent el mateix, però l’enfocament i els passos poden diferir.

Per trobar un solucionar problemes un enfocament que funcioni per a vosaltres, el vostre equip o la vostra empresa, heu de tenir en compte l’entorn on esteu i les personalitats que us envolten.

Conèixer els personatges de la sala us ajudarà a decidir quin és el millor enfocament per intentar arribar a la millor solució.

Taula de continguts

1. 5 passos de resolució de problemes
2. 4 tècniques per afavorir la resolució de problemes
3. El resultat final
4. Més consells sobre la resolució de problemes

5 passos de resolució de problemes

Independentment del problema, per resoldre’l, gairebé sempre heu de seguir aquests passos de resolució de problemes. La manca d'alguns d'aquests passos pot fer que el problema reapareixi o que la solució no s'implementi correctament.

Un cop coneguts aquests passos, podreu ser creatiu amb l’enfocament que adopteu per trobar les solucions que necessiteu.

1. Definiu el problema

Abans de començar, heu de definir i entendre el problema, tant si ho esteu resolent de forma independent com com a grup. Si no teniu una sola visualització del problema, podríeu solucionar alguna cosa que no necessita solucionar-ho o solucionar el problema incorrecte.

Dediqueu temps a elaborar el problema, escriviu-lo i discutiu-ho tot, de manera que tingueu clar per què es produeix el problema i a qui afecta.

2. Concebre

Un cop tingueu claredat sobre el problema, haureu de començar pensant en totes les solucions possibles . Aquí és on es fa gran i ampli, ja que es vol trobar el màxim nombre de solucions alternatives.No prengueu només la primera idea; creeu-ne tants com pugueu mitjançant l’escolta activa, ja que com més creeu, més probabilitats trobareu a una solució que tingui el millor impacte en l’equip.

3. Decidiu una solució

Independentment de la solució que trieu individualment o en equip, assegureu-vos de pensar en l’impacte en altres persones si implementeu aquesta solució. Feu preguntes com:

• Com reaccionaran davant d’aquest canvi?
• Hauran de canviar alguna cosa?
• A qui hem d’informar d’aquest canvi?

4. Implementa la solució

En aquesta etapa de resolució de problemes, prepareu-vos per rebre comentaris i planifiqueu-ho. Quan implementeu la solució, sol·liciteu informació sobre l'èxit del canvi realitzat.

5. Reviseu, repeteix i milloreu

Fer un canvi no hauria de ser una acció única. Dediqueu temps a revisar els resultats del canvi per assegurar-vos que tingui l’impacte necessari i que obtingui els resultats desitjats.Publicitat

Feu els canvis necessaris per millorar encara més la solució implementada.

4 tècniques per afavorir la resolució de problemes

Cada individu o equip tindrà necessitats diferents i pot ser que necessiti una tècnica diferent per afavorir cadascun dels passos de resolució de problemes. Proveu-ne un per estimular el procés.

1-2-4 Tot enfocament + votació

El 1-2-4-All és un bon enfocament de resolució de problemes que pot funcionar per molt gran que sigui el grup. Tothom hi participa i podeu generar una gran quantitat d’idees ràpidament.

Les idees i les solucions es discuteixen i s’organitzen ràpidament, i el que és fantàstic en aquest enfocament és que els assistents són propietaris de les seves idees, de manera que, a l’hora d’implementar les solucions, no teniu més feina per aconseguir la compra.

Com a facilitador, primer heu de presentar al grup una pregunta que expliqui el problema o la situació. Per exemple, quines accions o idees recomanaríeu per solucionar la manca d’àrees de treball tranquil·les de l’empresa?

1

Amb la pregunta clara per a tothom, el grup dedica 5 minuts a reflexionar sobre la pregunta individualment. Poden apuntar els seus pensaments i idees a Post-It.

2

Ara demaneu als participants que trobin una o dues persones més amb les quals discutir les seves idees i pensaments. Demaneu al grup que es mogui per buscar una parella perquè es pugui barrejar amb gent nova.

Demaneu a les parelles que passin 5 minuts discutint les seves idees i pensaments compartits.

4

A continuació, poseu el grup en grups de dos o tres parells per formar grups de 4-6. Cada grup no hauria de ser superior a sis, ja que es redueixen les possibilitats que tothom pugui parlar.

Demaneu al grup que discuteixi una idea interessant que hagin sentit en rondes anteriors i que cada membre del grup en comparteixi una.

Aleshores, el grup ha de triar la solució que preferiu al problema. No s’ha de votar sobre això, només un que va tenir més ressò amb el grup.Publicitat

A continuació, demaneu tres accions que es podrien dur a terme per implementar aquest canvi.

Tots

Reuneix a tothom com a grup i fes preguntes obertes com Quina és l’única cosa que vas comentar que et va destacar? o Hi ha alguna cosa que ara vegeu de manera diferent després d’aquestes discussions?

Al final de la sessió, tindreu diversos enfocaments per resoldre el problema i tot el grup haurà contribuït a les futures solucions i millores.

The Jam Lightning Decision

El Lightning Decision Jam és una bona manera de resoldre problemes de manera col·laborativa i acordar una solució o experiment que vulgueu provar immediatament. Fomenta la presa de decisions en equip, però al mateix temps, la persona pot transmetre les seves idees i comentaris.^[1]

Si, com a equip, teniu una àrea en concret que voleu millorar, com ara l’entorn de l’oficina, per exemple, aquest enfocament és perfecte per incorporar als passos de resolució de problemes.

L’enfocament segueix un bucle senzill.

Preneu una nota: enganxeu-la a la paret - Voteu - Prioritzeu

Mitjançant notes adhesives, la tècnica identifica problemes importants, fomenta solucions i obre el grup a la discussió. Permet que cada membre de l’equip tingui un paper actiu en la identificació de problemes i maneres de solucionar-los.

Mapes mentals

El mapatge mental és una fantàstica eina de pensament visual que us permet donar vida als problemes construint les connexions i visualitzant les relacions que conformen el problema.

Podeu utilitzar un mapa mental per ampliar ràpidament el problema i oferir-vos una imatge completa de les causes del problema, així com solucions.^[2].

Publicitat

L’objectiu d’un mapa mental és simplificar el problema i vincular-ne les causes i les solucions.

Per crear un mapa mental, primer heu de crear el tema central (nivell 1). En aquest cas, aquest és el problema.

A continuació, creeu els temes enllaçats (nivell 2) que col·loqueu al voltant i connecteu-vos al tema central principal amb una línia senzilla.

Si el tema central és El client sempre canvia d'opinió a l'últim moment, podríeu haver enllaçat temes com:

• Amb quina freqüència passa això?
• Per què ho fan?
• Què demanen?
• Com ho demanen?
• Quin impacte té això?

Si afegiu aquests temes d’enllaç, podeu començar a esbrinar les principals causes del problema, ja que podeu començar a veure la imatge completa del que heu de solucionar. Quan estigueu contents d’haver cobert l’amplitud del problema i els seus problemes, podeu començar a plantejar-vos com solucionar-ho amb els passos de resolució de problemes.

Ara, comenceu a afegir subtemes (nivell 3) que enllacen a cadascun dels temes de nivell 2. Aquí és on podeu començar a aprofundir en solucions i idees per ajudar-vos a solucionar el problema.

Per a cadascun dels temes enllaçats (nivell 2), comenceu a pensar com podeu prevenir-los, mitigar-los o millorar-los. Com que això només són idees en paper, anoteu tot el que us vingui al cap, fins i tot si creieu que el client mai no hi estarà d'acord.

Com més anoteu, més idees tindreu fins que en trobeu una o dues que puguin resoldre el problema principal.

Quan us quedeu sense idees, feu un pas enrere i ressalteu les solucions preferides per tirar endavant i implementar.

El 5 Per què?

Els cinc per què poden semblar una mica controvertits i no ho heu de provar sense preparar l’equip prèviament.

Preguntar per què és una bona manera d’aprofundir en l’arrel del problema per fer que la persona o l’equip pensin realment en la causa. Quan sorgeix un problema, sovint tenim idees preconcebudes sobre per què s’ha produït aquest problema, que normalment es basa en les nostres experiències o creences.Publicitat

Comenceu descrivint el problema i, a continuació, el facilitador us pot preguntar per què? cinc minuts o més fins arribar a l’arrel del problema. Al principi, és difícil que ens preguntin per què, però també és satisfactori quan s’arriba a l’arrel del problema^[3].

Com a facilitador, tot i que l’enfocament bàsic és preguntar-se per què, cal anar amb compte de no guiar el participant per una única ruta.

Per ajudar-vos, podeu fer servir un mapa mental amb el problema al centre. A continuació, feu una pregunta per què donarà lloc a diversos temes secundaris al voltant del problema central. Tenir aquesta representació visual del problema us ajudarà a obtenir més utilitat per què hi ha preguntes al voltant.

Un cop hàgiu arribat a l’arrel del problema, no us oblideu de deixar clar les accions per establir una solució per resoldre-ho.

Obteniu més informació sobre com utilitzar els cinc per què aquí .

El resultat final

Per solucionar un problema, primer heu d’estar en una posició que l’entengui completament. Hi ha moltes maneres d’interpretar malament un problema i la millor manera d’entendre’ls és mitjançant la conversa amb l’equip o les persones que el viuen.

Quan estigueu alineats, podreu començar a treballar en les solucions que tindran un major impacte mitjançant passos de resolució de problemes eficaços.

Per als problemes més importants o difícils de resoldre, sovint és recomanable dividir la solució en accions o millores més petites.

Proveu aquestes millores en iteracions breus i, a continuació, continueu les converses per revisar i millorar la solució. La implementació de tots aquests passos us ajudarà a eliminar els problemes i a trobar solucions útils cada vegada.

Més consells sobre la resolució de problemes

• Les maneres més senzilles de millorar les vostres habilitats de resolució de problemes
• Com s'utilitzen els cinc per què per arribar a l'arrel Causa de qualsevol problema
• Resolució de problemes creatius: creeu significat a partir d’idees contradictòries

Crèdit fotogràfic destacat: You X Ventures a través d'unsplash.com Publicitat

Referència