Tots som culpables d’haver postergat de tant en tant: n’hi ha sempre una cosa més interessant que l’obra que ens ocupa. Normalment pensem que no és un gran problema, ja que la data límit és la nostra inspiració més gran i fem el nostre millor treball quan ens inspirem. Fins i tot podem fer broma al mateix temps que ens convertim en víctimes dels diversos tipus de postergació.

Tot i així, la postergació suposa una pèrdua massiva de temps i pot perjudicar molt la productivitat.

Una enquesta realitzada el 2015 va demostrar que, de mitjana, una persona perd més de 55 dies per any en procrastinar, perdent uns 218 minuts cada dia fent coses sense importància.^[1]Aquí teniu les matemàtiques:

218 minuts / dia x 365 = 79570 minuts = 55,3 dies

Això és molt de temps perdut!

Hem de lluitar contra la procrastinació fins al fons, i ho podem fer si prenem consciència de nosaltres mateixos i d’aquest mal hàbit anomenat procrastinació. Només així podrem assolir els nostres objectius.

5 tipus de dilatació (i com solucionar-los)

Hi ha cinc motius habituals pels quals la gent s’endarrereix. Per ajudar-vos a identificar el motiu pel qual deixeu les coses fàcilment, aquí teniu 5 tipus de postergacions i postergacions.

Tipus 1: El perfeccionista

Són els que presten massa atenció als detalls menors. El perfeccionista té por d’iniciar la tasca, perquè s’estressa per aconseguir que cada detall sigui correcte. També poden quedar-se atrapats en el procés, fins i tot quan han començat, ja que tenen massa por de seguir endavant.

Consells per al perfeccionista

En lloc de deixar que la vostra obsessió pels detalls us ocupi tot el temps, tingueu clar el propòsit de les vostres tasques i assigneu-los un límit de temps per fer front a aquest tipus de postergació.^[2]Això us obligarà a mantenir la concentració i acabar la tasca dins del període de temps.Publicitat

Per exemple:

Si voleu escriure un informe, primer teniu clar quin és el propòsit de l’informe.

Si l’objectiu de tenir l’informe és presentar amb claredat els canvis en les dades dels darrers mesos, no sueu massa escrivint moltes paraules delicades; més aviat, centreu-vos més en les figures i els gràfics. Assegureu-vos que es pugui assolir l’objectiu i realment no cal treballar en coses que no us ajudin a assolir l’objectiu final.

Tipus 2: El Somiador

Es tracta d’una persona a qui li agrada fer el pla ideal més que prendre mesures. Són molt creatius, però els costa acabar realment una tasca.

Consells per al Somiador

Per evitar que la vostra infinita imaginació es deixi portar amb aquest tipus de postergació, torneu a posar els peus a terra establint objectius específics (i assolibles) per a cada dia en funció del Marc SMART . Fixeu-vos un objectiu i desglosseu el pla en petites tasques que podreu emprendre immediatament.^[3]

Per exemple:

Si somieu amb despertar cada dia més d'hora, fixeu-vos un objectiu clar: d'aquí a tres setmanes, em despertaré a les 6:30 del matí cada dia.

A continuació, desgloseu aquest objectiu en tasques més petites:

• A partir d’aquesta nit aniré a dormir abans de les 23:00.
  • Configura l'alarma per recordar-me d'anar a dormir
  • Programa les reunions d’amics anteriors perquè pugui anar a dormir aviat
• Durant la primera setmana, em despertaré a les 7:30 del matí fins i tot per dies inhàbils
  • Aneu a trotar o nedar al matí els caps de setmana

A més, hauríeu de reflexionar sobre el vostre progrés mentre treballeu. Feu un seguiment de la vostra entrada i sortida per a cada tasca, de manera que pugueu saber fàcilment quines tasques només són una pèrdua de temps amb poca importància. Això us pot ajudar a centrar-vos en fer les coses que aportin resultats positius, que milloraran la productivitat.Publicitat

Tipus 3: The Avoider

Els preocupats tenen por d’assumir tasques que creuen que no poden gestionar. Prefereixen ajornar la feina que no pas ser jutjats pels altres quan acaben cometent errors.

Consells per a l'Evitador

Sé que revisar els correus electrònics sembla temptador, però no facis que respondre als correus electrònics sigui el primer de la llista de tasques.^[4]Sovint, els correus electrònics no tenen importància, però us roben el temps i l’energia mental fins i tot abans de notar-los.

En lloc d’això, concentreu-vos en el pitjor primer per afrontar aquest tipus de postergació. Dediqueu el matí a treballar en allò que us sembla més difícil. Això us donarà una sensació d’èxit i us ajudarà a impulsar un dia productiu per endavant.

Proveu de dividir les vostres tasques en sub-tasques més petites. Comprendre quant de temps i energia es necessita realment per a una tasca determinada i fer càlculs realistes.

Per exemple:

Un informe de 2000 paraules sembla que requereix molt de temps i esforç, i sembla aterrador començar a treballar-hi. Però hi ha, de totes maneres, que es pugui dividir en trossos més petits, de manera que sembli menys por? Podeu provar això:

• Introducció: al voltant de 100 paraules (15 min)
• Taula de contingut (5 min)
• Informe sobre l'estat financer: un gràfic amb 100 paraules de suport (20 min)
• Estudi de casos: 3 casos basats en el nou model de negoci amb unes 400 paraules cadascuna (uns 40 minuts cadascuna)
• Conclusió: al voltant de 800 paraules (30 min)

Ara es veu molt més fàcil?

Tipus 4: El creador de crisis

El creador de crisi fa retrocedir deliberadament la feina fins a l'últim moment. Troben emocionants els terminis (les crisis) i creuen que funcionen millor quan treballen sota pressió, cosa que els fa gestionar malament el seu temps. Publicitat

Consells per al creador de crisis

El fet de veure’s obligat a afanyar-se al treball perquè tindrà un millor rendiment és només una il·lusió, ja que en realitat no deixa espai per revisar el treball per millorar-lo després amb aquest tipus de postergació.

Si sempre deixeu la feina fins a l'últim minut, proveu d'utilitzar el fitxer Tècnica del tomàquet , desenvolupat per l’empresari italià Francesco Cirillo.

Se centra a treballar en ràfegues curtes i intensament enfocades i, després, a fer-se un breu descans per recuperar-se i començar de nou.

Per exemple:

Utilitzeu un temporitzador i dividiu el vostre treball complex en sessions petites i manejables. Entre les petites sessions, doneu-vos un descans per recuperar-vos.

Tot i que donar-li un descans regular al cervell pot augmentar molt el seu rendiment carregant l’energia del cervell, haver completat les tasques abans us permetrà disposar de molt de temps per tornar a fer la feina per millorar-la encara més.

Tipus 5: The Procrastinator ocupat

Aquest tipus de procrastinadors són els més exigents. Tenen problemes per prioritzar les tasques perquè o en tenen massa o es neguen a treballar en allò que consideren indigne del seu esforç. No saben escollir la tasca que els convé i simplement posposen la presa de decisions.

Consells per al ocupat Procrastinator

Heu d’aconseguir que les vostres prioritats siguin clares quan us trobeu amb aquest tipus de postergació. Les tasques importants haurien de tenir prioritat sobre les urgents perquè urgents no sempre vol dir importants. Només teniu tant de temps i energia i no voleu perdre això en coses que no importen.

Identifiqueu el propòsit de la vostra tasca i el resultat esperat. Les tasques importants són les que aporten valor a la llarga.Publicitat

Sembla que és urgent respondre a un missatge de correu electrònic si us plau, truqueu-me al més aviat possible, però abans de respondre aquest correu electrònic, penseu en la importància que té en comparació amb altres tasques.

Per exemple:

Imagineu que el correu electrònic l’envia un client preguntant sobre l’evolució d’un projecte i vol que respongueu al més aviat possible; al mateix temps, teniu una altra tasca de solucionar el problema logístic que afecta tots els projectes. Quin hauríeu de manejar primer?

El cost de temps per respondre a un correu electrònic és baix, però l’avantatge també és molt baix perquè només satisfà la sol·licitud d’un client. Probablement, solucionar el problema logístic requereix molt més temps, però també val molt la pena, ja que solucionant el problema, estalvieu tots els projectes a mà, en benefici de tota l’empresa.

El resultat final

És possible que observeu que la majoria de les característiques dels procrastinadors tenen a veure amb la seva mentalitat. La gent continua endarrerint la feina a causa de la por. És precisament per això que ajustar la nostra actitud cap al treball pot ajudar-nos a deixar de procrastinar.

Canviar la vostra mentalitat pot semblar molta feina, però, fent les coses més petites cada dia, us acostumeu a la manera de gestionar la feina, des de fixar objectius, desglossar tasques, avaluar els valors de cada tasca.

No hi ha demà pel que fa a aquest hàbit en particular. Avui heu de superar la procrastinació. Obteniu més consells en aquesta classe de Lifehack Fast-Track: No hi ha més dilació .

Més informació sobre la superació dels tipus de dilatació

• Què és la proliferació i com aturar-lo (la guia completa)
• 10 millors xerrades de Ted sobre la dilatació que engrescaran la vostra motivació
• Com la dilatació fa que la gestió del temps sigui ineficaç

Crèdit fotogràfic destacat: Nick Fewings mitjançant unsplash.com

Referència