Quan es produeixen canvis o alteracions importants de la vida, la gestió del temps és una de les primeres coses que volen per la finestra. En aquestes situacions, el temps pot perdre totes les definicions. Comprensiblement, els termes urgent i important prenen nous significats.

Al seu llibre, Els 7 hàbits de les persones altament efectives , Steven Covey va popularitzar un concepte que anomena matriu de gestió del temps. Covey desglossa el temps que passem despert en quatre quadrants:

• Quadrant 1 : Urgent i important. Exemples: obtenir ajuda en cas d'emergència mèdica o impedir que un nen petit toqui al trànsit.
• Quadrant 2 : No urgent, però important. Exemples: fer canviar l’oli del cotxe periòdicament o complir un objectiu intern de l’empresa per respondre de manera significativa a cada contacte dels clients en una hora.
• Quadrant 3 : Urgent, però no important. Exemples: un company de feina que passa per preguntar sobre el pícnic de l'empresa o que respon a ofertes de temps limitat.
• Quadrant 4 : Ni Urgent ni Important. Exemples: desplaçament a través de feeds de xarxes socials, resposta als comentaris de llocs web publicats per persones que no coneixeu o sessions de televisió.

Aquí teniu el gràfic matricial il·lustrat per Sage Automation:^[1]

Per fer el millor ús possible d’aquests quatre quadrants, hem de ser brutalment honestos sobre com i a què assignem els termes de Covey. A continuació s’explica:

1. Posa una xifra de dòlars al teu temps

Si vols eliminar les pèrdues de temps a la vostra vida, comenceu a tractar el vostre temps com si fossin diners. Considerar el temps com a actiu pot semblar un concepte una mica difús. Si col·loqueu signes de dòlar a les vostres hores, obtindreu claredat a corre-cuita.

L’expert en finances, Dave Ramsey, suggereix fer un seguiment de cada cèntim que guanyeu assignant tots els vostres diners a una categoria. Per exemple, 1.000 dòlars del vostre proper sou es poden incloure en la categoria de lloguer, 400 dòlars es poden destinar a queviures, etc.Publicitat

Fins que no comenceu a anomenar i fer un seguiment del vostre temps, la gestió del temps no serà més que conjectures i sentiments intestinals. La combinació de la matriu de gestió del temps Covey i la tècnica Ramsey és el primer pas per situar-se al seient del conductor de gestió del temps. Potser decidiu que el vostre temps té un valor en efectiu de 30 dòlars per hora. Al final d’un excés de Netflix, per exemple, veieu que heu passat 4,5 hores. Això suposa un valor net de 135 dòlars. Enregistreu-ho en un registre diari a entreteniment.

Si sou com la majoria de la gent, és probable que el vostre moment de claredat arribi a finals de mes quan sumeu els valors en dòlars que heu assignat a les vostres categories de vida.

Tot i que potser haureu rebutjat els 135 dòlars gastats en un únic excés de televisió, com us sentireu quan descobriu que, en un mes, heu gastat 1.485 dòlars en aquesta categoria? Com a punt de referència, el vostre inventari de temps disponible per a un mes de 31 dies, suposant 16 hores de vigília al dia, arriba a 14.880 dòlars. Les hores de treball per si soles probablement van absorbir alguna cosa d'entre 4.500 i 6.000 dòlars.

Ara teniu el poder d’aportar una claredat real a la gestió de les vostres prioritats. Veure la televisió valia realment gairebé el 10% de les vostres hores de vigília? Només tu podeu respondre a aquesta pregunta.

2. Prepareu-vos per a l'èxit de la matriu de gestió del temps

Comenceu escrivint totes les tasques

En aquest moment, tot el que intenteu fer és buidar el cervell. No gasteu cap energia pensant en la urgència, la importància o el termini. Aquesta part vindrà més endavant. De moment, feu el possible per aconseguir que totes les tasques surten dins del cervell en un full de càlcul o en paper.

Utilitzeu les eines que us resultin més adequades perquè pugueu descarregar els vostres pensaments el més ràpidament possible. No us atureu fins que no esteu segurs que ho heu capturat tot.

A continuació, assigneu una data límit a cada tasca

Comenceu omplint els terminis que sabeu que s’han establert. Per mantenir relacions saludables, voldreu prioritzar els compromisos que ja heu pres amb altres persones. Si és possible, establiu els terminis abans del que heu promès; és possible que necessiteu aquest temps flexible més endavant. Comenceu per un objectiu de gestió del temps de ser conegut com el tipus de persona que promet poc i lliura en excés.Publicitat

Ressalteu les tasques que sabeu que són urgents. Aneu amb compte amb l'aplicació del terme urgent. El que us sembli urgent pot no tenir cap conseqüència per a la vostra família, amics i clients. Tothom ha d’arribar a una definició personal de treball, però per començar, utilitzeu aquesta classificació amb moderació.

Prioritzeu els compromisos anteriors a mesura que classifiqueu. Sempre podeu tornar enrere i actualitzar una tasca específica a aquest estat, però comenceu mostrant algunes restriccions. Al cap i a la fi, si tot és urgent, res no pot ser realment urgent.

Reordeneu la vostra llista per importància

Aquí és on l’ús d’un full de càlcul en lloc de paper pot donar els seus fruits. Inseriu una columna d’importància al full de càlcul o trieu un bolígraf o un marcador de color diferent si feu servir paper o targetes índexs. Doneu a cada tasca una valoració d’importància des de l’1 (gens important) fins a 100 (de la màxima importància).

Personalment, m'agrada fer servir una escala d'1 a 100 per la granularitat que proporciona. Per exemple, dues tasques poden classificar un 8 en una escala d'1 a 10, però podeu diferenciar entre un 82 i un 88 en ordenar.

3. Connecteu la vostra vida a la matriu de gestió del temps

Ara, feu un pas enrere i mireu el que teniu. Si heu fet els deures, ara hauríeu de veure cadascuna de les vostres tasques juntament amb els seus rànquings per importància i urgència.

Comenceu a moure cada tasca a un dels quatre quadrants de la matriu de gestió del temps. Comenceu per les ubicacions òbvies. Un cop siguin a la graella, podeu avaluar les trucades properes que podrien acabar legítimament en qualsevol dels dos quadrants. Podeu començar a canviar la classificació d’elements en funció de la importància o la urgència, i està bé. És possible que us adoneu que algunes tasques no són tan importants ni urgents com pensàveu inicialment.

P1: Mantingueu una franja d'aterratge oberta

Intenteu mantenir el màxim nombre de coses fora del quadrant urgent i important. Pot ser que això no sigui possible en el vostre primer intent de gestió del temps, però fixeu-vos un objectiu a llarg termini de mantenir una mica d’espai obert a la Q1. Podeu aconseguir-ho tractant tasques que apareixen als altres tres quadrants de la manera més eficaç i eficaç possible.Publicitat

Per exemple, un fundador d’inici ocupat encara voldrà mantenir-se en forma però no tenir hores per passar al gimnàs. L’autor més venut del Wall Street Journal, el Dr. John Jaquish, recomana un entrenament de resistència variable per sobre d’un entrenament amb pes pesat. S'ha demostrat científicament que l'entrenament de resistència variable produeix millors resultats per a la forma física en molt menys temps, diu el doctor Jaquish. Això, combinat amb una dieta rica en proteïnes, pot donar als empresaris els resultats que desitgen sense sacrificar hores valuoses fora del dia.

Viouslybviament, podríeu rebre una trucada del client d'aquí a 10 minuts que col·loqui instantàniament alguna cosa al primer trimestre. Cap planificació o preparació per part vostra no hauria pogut evitar que aterrés allà, de manera que no és culpa vostra. El vostre treball és mantenir la pista d’aterratge disponible per a aquesta eventualitat.

P2: elimineu aquestes tasques amb blocs de temps dedicats

Si alguna cosa és important, té moltes possibilitats d’arribar a ser urgent. Utilitzant l’exemple de canvi d’oli, és evident que voleu abordar aquesta tasca abans que el motor s’aprofiti. Si no ho feu, de sobte s’ha de reclassificar una tasca Q2 Q1 i tindreu un Q1 nou per mantenir-la en companyia: obteniu un cotxe de lloguer.

És possible que altres tasques de la Q2 no siguin mai urgents, però això no disminueix la importància d’aquests articles de gran format. Potser us heu compromès a aprendre més per ajudar a avançar en l’antirracisme en el lloc de treball, afirma Dana Brownlee, autora de les notes i col·laboradora de Forbes. Probablement, aquest objectiu no es materialitzarà fins que no hàgiu bloquejat proactivament el temps del calendari per assegurar-vos que us apropieu el temps necessari per assolir aquest objectiu.^[2]

Sense un esforç conscient per programar aquestes tasques, es mantindran definitivament desfetes.

P3: Feu algunes preguntes als vostres articles urgents

Almenys un problema amb aquesta categoria és que les tasques urgents sovint es consideren importants. És habitual confondre els dos, per la qual cosa és fonamental aprendre a fer aquesta distinció. És urgent un text d’un client potencial que desitgeu aterrar, mentre que un correu electrònic del vostre agent d’assegurances que vulgui programar una revisió anual de la pòlissa probablement pot esperar fins divendres.

Els correus electrònics, missatges de veu, missatges de text i altres formes de comunicació instantània gairebé sempre comporten una sensació d’urgència, però potser no seran importants. Mentre mireu les coses que han arribat a la tercera Q, pregunteu-vos si compartiu o no la sensació d’urgència del remitent. Pot ser el moment de cancel·lar la subscripció a determinats grups, persones o butlletins per minimitzar el desordre de la Q3.Publicitat

P4: Aprofiteu al màxim les vostres activitats no urgents ni importants

El quart trimestre és el quadrant al qual li agrada abandonar els possibles gestors de temps, però no tingueu pressa. Tot i que definitivament voleu eliminar el temps, és també el quadrant on viu el temps d'inactivitat. En lloc de prometre jurar totes les activitats del quart trimestre, aprofiteu al màxim aquelles en què participeu.

En primer lloc, comenceu eliminant o delegant tasques que no us aprofiten millor. Per descomptat, cal reformatar aquest informe, però és probable que un intern pugui fer-ho per vosaltres. Utilitzeu el programari de vendes per automatitzar els vostres correus electrònics de prospecció, de manera que no els hàgiu d’enviar tots vosaltres.

A l’hora de fer un descans, tingueu en compte les activitats que us permetran refrescar-vos i les que us deixaran escorreguts. Digueu sí a aquest passeig pel bosc i no a discutir amb desconeguts a les xarxes socials. Si escolliu les vostres activitats d’oci amb intel·ligència, obtindreu el màxim profit del vostre Q4 Buck.

Pensaments finals

La matriu de gestió del temps de Covey és una eina fantàstica que cal adoptar quan se sent com si l’horari el controlés en lloc de fer-ho al revés. És probable que el vostre èxit es redueixi a la vostra honestedat amb vosaltres mateixos quan assigneu etiquetes.

No tingueu por de preguntar-vos, és realment urgent? També haureu de fer distincions clares entre allò que és important per a vosaltres i allò que és important per a una altra persona. És massa fàcil acceptar acríticament l’etiqueta d’altre d’important o urgent.

Hi ha un punt dolç per a la gestió del temps que us permet controlar plenament el vostre horari sense desviar-vos del pensament rígid. Els empresaris, en particular, hauran de tenir una certa flexibilitat en els seus horaris perquè puguin aprofitar les oportunitats del primer trimestre que apareixen sense previ avís. Però hi ha massa flexió i acabareu perdent el temps. A mesura que personalitzeu les tècniques de Covey i Ramsey per adaptar-les a la vostra vida, doneu-vos una mica de gràcia per cometre errors i ajustar-los segons sigui necessari. Hi arribareu.

Més consells per a una gestió eficaç del temps

• 10 maneres pràctiques de millorar les habilitats de gestió del temps
• 10 habilitats demostrades de gestió del temps que hauríeu d'aprendre avui
• Com augmentar la productivitat laboral: 9 regles bàsiques

Crèdit fotogràfic destacat: explorenation # via unsplash.com Publicitat

Referència