ELS 10 MILLORS CONSELLS SOBRE PRODUCTIVITAT PER ACONSEGUIR MÉS I CREAR TRANQUIL·LITAT

Coneixes algú que no estigui ocupat?

La majoria de nosaltres ens despertem cada matí davant de calendaris atapeïts i llistes de tasques de quilòmetres de llarg. Com a advocat / dona / mare / escriptor, sé que sí.

Per fascinació nerd i per pur instint de supervivència, he fet un estudi de tota la vida sobre la productivitat i la gestió del temps. Aquests són els deu consells principals sobre productivitat que m’ajuden a fer les coses que he de fer o vull fer sense perdre la ment:

1. Escriu-ho

Cal escriure totes les tasques, tots els compromisos. Això allibera la vostra ment de la feina de xuclar l’energia i l’atenció d’intentar recordar.

Al seu llibre primordial sobre productivitat, Fent les coses , David Allen assenyala com els compromisos incomplerts prenen energia psíquica, fent que cadascun sigui el més petit, més cansat, més distret i, per tant, menys productiu.

Destaca que el primer pas per gestionar la vostra vida i el vostre temps és treure tots els compromisos, grans o petits, del vostre cap i convertir-los en un sistema de confiança.

jo utilitzo OmniFocus per captar aquests compromisos, però podeu començar amb un simple bolígraf i paper.

2. Obteniu un avantatge inicial

La millor manera de tocar terra és començar la nit anterior.

Abans de sortir de l’espai de treball o abans d’anar a dormir, trigueu 10 minuts a revisar els compromisos de l’endemà.

Quines cites no es poden perdre? Què necessiteu tenir per a aquestes cites? (Assegureu-vos que heu reunit aquests materials i que els tingueu a punt per començar). Quines tres a cinc tasques heu de fer?

Decideix què faràs primer. Mireu aquesta llista de tasques i decidiu si alguna tasca que hi ha es pot delegar a una altra persona (vegeu el número 9 a continuació) o, encara millor, ratllar-la del tot (vegeu el número 10 a continuació).Publicitat

Com més ocupat sigui el dia, més important és fer aquesta enquesta ràpida el dia o la nit anterior. Vol dir que no perdeu temps al matí decidint per on començar o recopilant materials (i potser no estareu disponibles un element crucial quan el necessiteu).

3. Feu la vostra tasca més temuda primer

Tots tenim una o més tasques a la llista de tasques que temem fer. Potser és aquella trucada telefònica desagradable que no voleu fer, o aquella publicació de bloc que heu deixat d’escriure perquè no sabeu com començar, o aquell projecte que us aclapara perquè és molt massiu.

Sigui el que sigui, us penja al cap i us distreu amb la culpabilitat, perquè es manté empès al dia següent i al següent. És hora d’acabar aquest cicle.

Feu-ho primer. L’escriptor Michael Hyatt parla de matar els dracs abans d’esmorzar; no hi ha res més motivador per a la resta del dia que creuar aquell monstre de la llista a primera hora del matí.^[1]

Però moltes persones en lloc de fer primer les tasques difícils, fan les fàcils. Si realment voleu ser productiu, hi ha algunes tasques que no hauríeu de fer primer al matí: per ser més productius, no feu mai això per començar el matí

Així que feu aquesta trucada. Traieu un tros de paper i idees de pluja d'idees per a aquesta publicació del bloc.

Fes-ho alguna cosa sobre aquesta tasca aclaparadora: potser no la podreu acabar en un dia, però com a mínim podeu començar. Sigui el que sigui, només cal fer-ho.

A continuació, deixeu que la satisfacció de deixar-la fora de la vostra llista us porti a la resta del vostre ocupat dia.

4. Desactiveu les distraccions

Un dels principals assassins de la productivitat és la distracció de les interrupcions constants: correus electrònics, trucades telefòniques, persones que apareixen a la vostra porta ...

La tecnologia que pot (i hauria de) fer que la nostra vida sigui més fàcil i millor també pot fer que sigui pràcticament impossible mantenir el tipus d’atenció centrada que és necessària per treballar de manera eficient i eficaç.

Però això és el següent: podeu controlar aquesta tecnologia.Publicitat

Quan tingueu una tasca important que requereixi atenció i enfocament, creeu l'espai per donar-li el millor possible.

Ja sigui una reunió amb un client o un company de feina, una carta important que s’hagi d’escriure o una obra d’art que vulgueu crear, planifiqueu un bloc de temps per centrar-vos en aquest compromís i desactiveu totes les distraccions. Apagueu el telèfon (o com a mínim apagueu el timbre). Silencia les alertes de correu electrònic. Desconnecteu Internet (o almenys Facebook i Twitter). Tanqueu la porta de l’oficina.

Només per a aquesta hora (o trenta minuts o mig dia), desactiveu totes les comunicacions externes i doneu-vos el luxe necessari d’un temps tranquil per centrar-vos realment en el tema que ens ocupa. Obteniu més informació sobre com minimitzar la distracció per fer les coses.

5. Fer pauses

Hi ha un límit pel que fa al temps que algú pot dedicar un enfocament profund a una tasca.

Per molt ocupat que estigueu, al cap d’un cert temps s’inicia la llei de la disminució dels rendiments i la fatiga (física i / o mental) comença a deteriorar la vostra efectivitat.

Programa pauses periòdicament fins i tot durant els dies de més activitat. Dediqueu deu minuts a aixecar-vos, estirar-vos, prendre una beguda d’aigua, passejar per la quadra.

Tornareu al vostre treball actualitzat, tant mentalment com físicament, i llest per ser encara més productiu.

Si encara no esteu convençuts, llegiu aquest article sobre La importància de la programació del temps d'inactivitat.

6. Procés per lots

Si les exigències del vostre dia inclouen tasques rutinàries, intenteu agrupar tasques similars i programar determinades hores del dia per eliminar-les.

Voleu respondre correus electrònics? Vols tornar les trucades? Voleu introduir despeses en un full de càlcul? En lloc d’interrompre les vostres altres tasques per fer aquestes coses a trossos, feu-les per lots.

Configureu dues o tres o cinc vegades al dia per comprovar i respondre als correus electrònics. Devolució de trucades telefòniques a les 11:45 h i a les 16:45 h (o, si voleu evitar ser absorbits per llargues converses telefòniques, envieu-les a les 12:15 h mentre la gent està a dinar i a les 17:15 h després d’haver-la fet). deixeu el dia i deixeu un missatge!)Publicitat

Mitjançant tasques similars, estalvieu el temps perdut en augmentar diverses vegades al dia i obteniu els beneficis de l’impuls.

7. Menjar un esmorzar saludable

Necessito explicar-ho? Hi ha infinitat d’estudis que confirmen la importància de l’esmorzar per mantenir la nostra salut.

Les persones sanes són més productives. Per molt ocupat que estigueu, mengeu un esmorzar decent. Us alimentarà per començar un dia fantàstic.

Per obtenir més idees sobre l’esmorzar, consulteu això: 31 receptes d’esmorzars saludables que milloraran la vostra energia

8. Feu exercici

Per no ser massa repetitius, però les persones sanes són més productives.

L’exercici físic us fa més saludable, així que assegureu-vos de fer exercici cada dia.

No necessiteu passar hores al gimnàs per treure’n avantatge; passegeu per la quadra o feu una mica d’isometria al vostre escriptori.

Proveu-les 29 exercicis que podeu fer al vostre escriptori (o a prop) o bé 15 estiraments d'oficina senzills i ràpids per augmentar l'eficiència laboral .

Només heu de fer alguna cosa perquè el cor bomba i la sang us corre. Millorarà el vostre benestar general i la vostra capacitat de pensar amb més claredat.

9. Delegat

Confessaré: em fa pudor. No m'agrada demanar ajuda i, sovint, em sembla més difícil explicar una tasca a una altra persona que fer-ho jo mateix. Però no tot el que cal fer a la vostra vida l’heu de fer vosaltres.

Avalueu acuradament aquesta llista de tasques. Quines tasques podria fer algú altre i, per tant, us allibereu per centrar-vos en les coses que només vosaltres podeu fer?Publicitat

Mireu al vostre voltant: qui està disponible per fer algunes d'aquestes tasques? Una secretària? Un company? Un membre de la família? Un ajudant remunerat?

Una clau important per a la productivitat és fer només aquelles coses que només vosaltres podeu fer i donar a algú altre l’oportunitat de contribuir fent aquestes altres tasques.

El conseller delegat de Lifehack té una manera única de delegar el treball de manera eficaç; consulteu la seva guia: Com delegar el treball (la Guia definitiva per als líders amb èxit)

10. Digues que no

Quants compromisos heu pres i que no cal complir realment?

Heu assumit tasques que realment no us importen per a vosaltres ni per a ningú?

El vostre calendari està ple de reunions que no aconsegueixen res per a organitzacions que ja no us interessen?

El vostre dia ha estat segrestat per les prioritats d’algú altre?

Si el vostre calendari està encallat, si la vostra llista de tasques té una milla de quilòmetres, trigueu deu minuts aproximadament a mirar cada element amb un ull acurat. Es pot simplificar alguna d'aquestes cites o tasques per crear un marge raonable a la vostra vida?

Quan algú truqui o aparegui a la seva porta amb una sol·licitud de participació en alguna activitat, respireu i considereu si s’ajusta a les vostres pròpies prioritats (quines prioritats, per descomptat, poden incloure legítimament que el vostre cap o cònjuge estiguin contents).

Si la resposta és no, digueu que no. Practiqueu-ho abans d’hora: gràcies per convidar-me, però no. Gràcies per demanar-ho, però no. Gràcies per pensar en mi, però no.

Com ha dit un savi, no és una frase completa. No cal cap explicació. Només no.Publicitat

Potser voldreu aprendre de Leo Babauta L’art suau de dir que no de manera que pugueu establir uns límits millors.