La capacitat de delegar és una de les característiques d’un líder amb èxit. La delegació és una de les millors eines de gestió per augmentar la moral dels empleats, la satisfacció laboral, la confiança entre els membres de l’equip i el gerent i el resultat final de l’empresa. També ajuda a la gestió del temps.

Tot i que poques vegades s’ensenyen tècniques de delegació efectives, la bona notícia és que la delegació és una habilitat com qualsevol altra que es pot adquirir.

Taula de continguts

1. Què és la delegació?
2. Com millora la gestió de l'equip la delegació?
3. Com delegar adequadament
4. Saber què s’ha de delegar i què no s’ha de delegar
   • Què s’ha de delegar
   • Què no s’ha de delegar
5. Conclusió
6. Més consells sobre la delegació de tasques

Què és la delegació?

La delegació es pot definir com l'acte de donar poder a actuar per un altre.^[1]Amb aquest poder atorgat, una persona, generalment subordinada, pot dur a terme activitats específiques (normalment donades per un gerent o supervisor). La delegació és una eina de gestió dissenyada per augmentar l'eficiència d'una organització.^[2]Permet desglossar els objectius de l’organització en tasques i assignar-los al membre de l’equip més adequat per al càrrec. Dit això, la majoria dels empresaris i gestors són notòriament dolents a l'hora de delegar. Però perquè?

Com s’ha dit anteriorment, la majoria d’organitzacions no ensenyen als delegats com delegar. Tot i això, hi ha altres motius pels quals els administradors dubten a delegar, inclosos:

Creuen que ningú pot fer la feina tan bé com pot

Els administradors han de delegar perquè la seva responsabilitat és supervisar els empleats. No poden ni han de fer tota la feina ells mateixos. La feina d’un líder és orientar, motivar i supervisar els membres del seu equip per assolir un objectiu.

Creuen que es necessita massa temps per entrenar algú

Part de la guia i motivació dels membres de l’equip inclou la formació. Sí, es necessitarà temps addicional per formar un empleat en una nova tasca, però cal pensar-ho com una inversió. Imagineu-vos que es necessita una hora addicional al dia per formar algú per fer una tasca i que l’entrenament dura una setmana. Són cinc hores addicionals dedicades a fer la tasca. Tanmateix, després dels primers cinc dies de la realització de la tasca per part de l’empleat, haurà alliberat cinc hores setmanals per dedicar-se a altres qüestions.

Hi ha una manca de confiança en la motivació dels empleats

Una altra part de la feina d’un gerent és desenvolupar les habilitats dels seus empleats per identificar futurs líders, així com descobrir els seus punts forts i els seus punts febles. Sense delegació, mai no sabreu el nivell de motivació que tenen els vostres empleats.

Es volen fer indispensables

Si us preocupa fer-vos indispensables, no ho hauríeu de ser. Vostè són indispensable. Els bons administradors i líders són notablement difícils d’aconseguir i, per tant, són indispensables per a les organitzacions. Si teniu una posició de lideratge i us preocupa la vostra feina, apreneu a ser un líder millor.

Els agrada fer la feina ells mateixos

Tot i que a molta gent li agrada fer la feina per ella mateixa, els agrada el procés creatiu o simplement la idea que poden controlar el resultat i tenir-ne el mèrit. No és una feina de gerent.

Cal estar disposat a renunciar al control, acceptar que altres persones tinguin maneres de fer diferents (i de vegades millors) i acceptar la vostra funció de facilitador o supervisor.Publicitat

Se senten malament per donar més feina a un personal sobrecarregat

Sentir que el vostre personal està sobrecarregat o amb excés de feina és bastant habitual per a un gerent. Per tant, donar més coses als membres de l’equip pot semblar que només els hi dediqueu més feina. No obstant això, quan es fa bé (més sobre això més endavant), la delegació pot augmentar la seva motivació i satisfacció laboral.

Ara que ja hem respost a la pregunta sobre què és la delegació, passem a la segona part de la pregunta:

Com millora la gestió de l'equip la delegació?

La delegació efectiva és una de les habilitats directives més importants que podeu tenir. Els beneficis d’una delegació adequada són més profunds que l’augment de la productivitat. Aquests efectes es poden veure a:

Major confiança entre gerent i empleat

Quan atorgueu a un empleat l’autoritat i l’autonomia per fer una tasca, s’entén que confieu en ells per fer-ho. També diu que creieu que són prou competents per gestionar la tasca. Aquesta mostra de confiança crea un vincle entre el supervisor i el subordinat.

Augment de la satisfacció laboral

Delegar tasques o tasques als membres del vostre equip els permet prendre la propietat i estar orgullosos de la seva feina. Ningú vol que se’l consideri un engranatge de la màquina, fent una feina que tothom podria fer. Donar-los la responsabilitat i l’autoritat per dur a terme la feina ajudaran a sentir-se orgullosos de la seva feina.

Increment de la motivació

En delegar les tasques als empleats adequats, aconsegueixen apropiar-se del resultat. Aquesta és la seva oportunitat de brillar. Tothom vol elogis del cap i saber que el resultat que obtindrà serà avaluat com a reflex d’ells mateixos és una gran motivació.

Més temps per a altres activitats importants

Igual que un capità de vaixell, els líders avaluen les condicions, tracen el rumb i dirigeixen el vaixell. Poden entrar quan hi ha un home avall, però la seva feina principal és preocupar-se pel panorama general. Deixeu que la vostra tripulació es preocupi per remar i assegureu-vos que van en la direcció correcta.

D’aquesta manera, podeu alliberar temps per participar en activitats més importants.

Desenvolupament de noves habilitats en els membres del vostre equip

Part de la feina de qualsevol gerent és ajudar els vostres empleats a aprendre i créixer. A mesura que els empleats es perfeccionen i augmenten les seves habilitats, esdevenen més valuosos per a l’empresa i la indústria en general. Això forma part del seu desenvolupament professional. També fa que el vostre equip sigui molt més flexible.

Gran eina d'avaluació

Com a gerent, part de la vostra feina consisteix a identificar els millors artistes i els dignes de promoció. També hauríeu d’estar pensant en qui us hauria de substituir quan ascendiu. En delegar responsabilitats als vostres empleats, podreu veure qui agafa el toro per les banyes i qui només fa el mínim.Publicitat

En conjunt, els efectes positius de la delegació poden tenir un efecte sinèrgic sobre l’eficiència, la productivitat i la rendibilitat d’una organització.

Com delegar adequadament

Hem parlat de què és la delegació i dels seus avantatges, però com podeu ser un delegador eficaç i obtenir els beneficis que hem comentat? Aquí teniu algunes tècniques de delegació efectives per ajudar-vos a començar.

1. Comenceu des del resultat i moveu-vos cap enrere

Quan delegueu una nova responsabilitat a un empleat, comenceu explicant com ha de ser el resultat. Per exemple: us posaré al capdavant de X i el propòsit de X és convertir ABC a DEF en un termini de dues setmanes i per menys de 100 dòlars. Aquesta és una manera d’establir l’objectiu sense dir-los com han d’aconseguir-ho.

2. Doneu autonomia als vostres empleats

Això pot ser difícil per als administradors, però heu d’intentar fer un pas enrere i reconèixer que hi ha moltes maneres diferents de resoldre un problema. En deixar-los esbrinar la seva pròpia manera de fer-ho, aprendran i sovint hi haurà millors resultats.

3. Doneu-los l'autoritat per fer el que demaneu

Això és molt important. Delegar la responsabilitat d’una tasca sense donar-los l’autoritat necessària per completar-la és, realment, abocar més feina a un empleat. En lloc d’augmentar la motivació i la satisfacció laboral, crearà ressentiment i ràbia.

4. Coincideix amb la seva personalitat i habilitat

No doneu a un introvert la tasca de dirigir una reunió. De la mateixa manera, no poseu l'extrovert a càrrec de la comptabilitat. Hauríeu de tenir una bona idea de qui són els vostres empleats i de quines habilitats posseeixen. Delegar la tasca adequada a la persona adequada.

5. Assegureu-vos que tenen els recursos adequats

Assegureu-vos que les persones que delegueu tinguin prou temps, diners, formació, subministraments, espai de treball i ajuda d'altres per fer la feina. Si no ho fan, el fracàs no és per a ells, sinó per a vosaltres.

6. Superviseu, no feu microgestió

La millor manera de fer-ho és establir una cronologia amb registres periòdics. Això permet l’autonomia de l’empleat mentre es manté responsable del futur del projecte. També permet a l’empleat fer preguntes i rebre aportacions a intervals regularment programats.

7. Creeu un entorn motivador

Els delegats amb més èxit són els que saben quan ser animadora o entrenadora i quan intervenir o retrocedir. També hi són celebra els èxits .

8. Sigues tolerant als errors

Mai no tindreu innovació sense prendre riscos i no podreu tenir riscos sense errors. Sigueu tolerants i utilitzeu els errors com a eina d’aprenentatge, no com quelcom que tingueu por.Publicitat

Fins ara hem tractat què, per què i com de la delegació, però com decidim quines tasques s’han de delegar?

Saber què s’ha de delegar i què no s’ha de delegar

Hi ha algunes opinions diferents sobre aquest tema, una visió és que, at un punt determinat, tot el que es pugui delegar hauria de ser; amb rara excepció.

Què s’ha de delegar

Realitzeu una auditoria amb les sis T per determinar quines tasques tenen més sentit descarregar.^[3]

1. Petita

Són tasques tan petites que semblen intranscendents, però sumen. Mai són importants ni urgents i, fins i tot si només triguen uns quants minuts, acaben treient-vos del flux de treballs més estratègics. Per exemple, registrar-vos a una conferència o esdeveniment, afegir-lo al vostre calendari i reservar l’hotel i el vol; per si sols, cadascuna d’aquestes coses pot no trigar molt, però, en conjunt, sumen totes.

2. Tediós

Les tasques relativament senzilles probablement no són el millor ús del vostre temps. Qualsevol persona que no sigui (i hauria) de gestionar tasques molt senzilles.

Per exemple, introduir manualment una llista de 100 elements en un full de càlcul i codificar-la o actualitzar els KPIs a la vostra presentació són tasques senzilles que es poden lliurar.

3. Consum de temps

Són tasques que, tot i que poden ser importants i fins i tot una mica complexes, requereixen molt de temps i no requereixen que facis el 80% inicial de la investigació. Podeu intervenir fàcilment quan la tasca estigui completada al 80% i donar l'aprovació, supervisió i / o direcció en els passos següents.

4. Entrenable

Aquestes tasques, tot i que al principi semblen complicades, es poden traduir en un sistema i transmetre-les, encara que proporcioneu controls de qualitat i aprovació final.

Per exemple, ensenyar a un dels vostres informes directes com es redacta la presentació de presentacions per a la reunió mensual completa i, fins i tot, com heu de lliurar aquestes actualitzacions a l’equip, pot ser una bona manera d’alliberar-vos temps.

5. Terrible At

Les tasques que cauen en una àrea on se sent poc equipat generalment s'han de transmetre a algú amb punts forts en aquesta àrea. Per exemple, si no esteu segur de com organitzar el disseny visual d’aquestes diapositives de PowerPoint per a la reunió de l’equip, és probable que algú del vostre equip pugui intervenir.Publicitat

6. Sensible al temps

Són tasques sensibles al temps però que competeixen amb altres prioritats. No hi ha prou temps per fer-les totes alhora, de manera que delegueu una tasca important i sensible al temps que es pot fer paral·lelament a la resta de terminis basats en projectes.

Per exemple, deixar l’iPad a l’avió després d’un vol i treballar per recuperar-lo abans que es perdi completament a l’aeroport perdut i trobat a l’abisme trucant diàriament al servei d’atenció al client pot trigar molt de temps i es pot delegar a un subordinat.

Què no s’ha de delegar

A diferència de l’anterior, hi ha algunes tasques que mai no s’han de delegar i que sempre han de quedar com a responsabilitat del gerent. Alguns d'aquests inclouen:

Visió de l'empresa i declaracions de missió

Aquests juguen un paper important en la reputació de l’empresa i s’han de prendre el més seriosament possible. Per tant, la responsabilitat de creant-los sempre hauria de recolzar-se amb un gerent o un altre líder de l'empresa

Decisions de contractació

Hi ha massa gestors que confien en agències externes per prendre les seves decisions de contractació. Tot i que els conjunts d’habilitats són importants, és igualment important avaluar com s’adapta un empleat a la cultura corporativa, i això és millor fer-ho cara a cara.

Empleats incorporats

És important que els directius tinguin un paper actiu perquè els nous empleats se sentin benvinguts. Sempre haurien d’estar disponibles i accessibles per als nous empleats.

Disciplina

Transmetre tasques disciplinàries a un ajudant administratiu o a RRHH és sovint un signe de males habilitats directives. Els directius generalment poden obtenir més respecte dels empleats gestionant-ho ells mateixos.

Ressenyes de rendiment

Fer que els empleats facin les seves pròpies ressenyes i tan sols firmar-les és un desavantatge per a tots els implicats. Els gestors haurien d’estar implicats personalment en aquest procés per treure’n el màxim partit.

Conclusió

A primera vista, la delegació pot semblar més problemes del que val. No obstant això, quan es fa correctament, l'abast, l'amplitud i la qualitat del treball produeixen més que compensen les molèsties.

Us sorprendrà el que passa quan organitzeu la càrrega de treball de manera que pugueu centrar-vos només en les tasques amb les màximes prioritats mentre altres treballen en tasques significatives i desafiadores.Publicitat

Mitjançant la implementació de les pràctiques de què hem parlat aquí, podreu delegar els projectes adequats a les persones adequades de la manera correcta, i això és una recepta per a l’èxit.

Més consells sobre la delegació de tasques

• Com delegar tasques eficaçment (guia pas a pas)
• Delegar treball: què delegar i què no?
• La importància de delegar el lideratge (i com delegar adequadament)

Crèdit fotogràfic destacat: CoWomen mitjançant unsplash.com

Referència