Oh no! No és una altra avorrida presentació de PowerPoint. Els meus ulls, els meus ulls ... !!!

Què li importa tenir al públic per a una altra presentació de diapositives, avorrida i sense vida? Pitjor encara, quant és tal ser aquest donant això?

La veritat és que el mal PowerPoint li passa a les bones persones i, sovint, la persona que fa la presentació és igual de víctima que els pobres gossos que l’escolten.

Aquí hi ha deu consells per ajudar-vos a afegir una mica zing! a la vostra propera presentació. Estan, per descomptat, lluny de ser exhaustius, però són un començament. No dubteu a compartir els vostres propis consells als comentaris.Publicitat

1. Escriu un guió.

Una mica de planificació recorre un llarg camí. La majoria de presentacions s’escriuen en PowerPoint (o algun altre paquet de presentacions) sense cap mena de rima ni motiu.

Això és baix. Ja que el punt de les vostres diapositives és il·lustrar i ampliar allò que direu al vostre públic. Heu de saber què voleu dir i després esbrinar com visualitzar-lo. Tret que sigueu experts en improvisar, assegureu-vos d’escriure o, si més no, esbossar la vostra presentació abans d’intentar muntar diapositives.

I assegureu-vos que el vostre guió segueix bones convencions d’explicació d’històries: doneu-li un principi, un mitjà i un final; tenen un arc clar que es construeix cap a una mena de clímax; feu que el vostre públic apreciï cada diapositiva, però tingueu ganes d’esbrinar què segueix; i quan sigui possible, deixeu-los sempre amb ganes de més.

2. Una cosa a la vegada, si us plau.

En qualsevol moment, el que hauria d’estar a la pantalla és el tema del qual parleu. El nostre públic llegirà gairebé instantàniament totes les diapositives tan aviat com es mostri; si teniu els quatre punts següents que teniu previst fer, hi haurà tres passos per davant, esperant que us poseu al dia en lloc d’escoltar amb interès el punt que esteu fent.Publicitat

Planifiqueu la presentació de manera que només es mostri un punt nou en cada moment. Els punts vius es poden revelar un a un a mesura que els arribeu. Els gràfics es poden posar a la diapositiva següent per fer-ne referència quan arribeu a les dades que mostra el gràfic. La vostra feina com a presentador consisteix a controlar el flux d’informació perquè vosaltres i el vostre públic estigueu sincronitzats.

3. Sense paràgrafs.

Allà on la majoria de les presentacions fallen és que els seus autors, convençuts de produir algun tipus de document independent, posen tot el que volen dir a les seves diapositives, en grans grans blocs de text.

Enhorabona. Acabes de matar una sala plena de gent. Causa de la mort: intoxicació per avorriment terminal.

Les vostres diapositives són les il·lustracions per a la vostra presentació, no la presentació en si. Han de subratllar i reforçar el que dieu mentre feu la presentació: deseu els paràgrafs de text per al vostre guió. PowerPoint i altres programes de presentació tenen funcions per mostrar notes a la pantalla del presentador que no s’envien al projector o podeu fer servir targetes de notes, un document de processador de textos separat o la vostra memòria. No el poseu a la pantalla i, per bé de Déu, si ho feu per alguna raó, no us quedeu d’esquena al vostre públic i llegir des de la pantalla!Publicitat

4. Preste atenció al disseny.

PowerPoint i altres paquets de presentacions ofereixen tot tipus de maneres d’afegir flaix visual a les diapositives: esvaeix, llisca, text intermitent i altres molèsties són massa fàcils d’inserir amb uns quants clics del ratolí.

Eviteu la temptació de vestir les vostres pàgines amb efectes cursis i, en lloc d’això, concentreu-vos en conceptes bàsics senzills:

• Utilitzeu un tipus de lletra sans serif per al text del cos. Sense serifs com Arial, Helvetica o Calibri solen ser els més fàcils de llegir a les pantalles.
• Utilitzeu fonts decoratives només per a capçaleres de diapositives, i després només si són fàcils de llegir. Els tipus de lletra decoratius (cal·ligrafia, cara negra alemanya, lletra futurista, psicòtica, flors, art nouveau, etc.) són difícils de llegir i només s’han de reservar per als titulars grans de la part superior de la pàgina. Millor encara, seguiu un tipus de lletra serif de classe com Geòrgia o Baskerville.
• Posa text fosc sobre un fons clar. Una vegada més, això és el més fàcil de llegir. Si heu d’utilitzar un fons fosc (per exemple, si la vostra empresa utilitza una plantilla estàndard amb un fons fosc), assegureu-vos que el text sigui bastant clar (blanc, crema, gris clar o pastís) i potser augmenteu la mida de la font dos o tres osques.
• Alineeu el text a l'esquerra o a la dreta. El text centrat és més difícil de llegir i sembla amateur. Alineeu tot el text a una línia de base dreta o esquerra: es veurà millor i serà més fàcil de seguir.
• Eviteu el desordre. Un títol, uns quants punts vius, potser una imatge: res més que això i es corre el risc de perdre el públic mentre ho resolen tot.

5. Utilitzeu imatges amb moderació

Hi ha dues escoles de pensament sobre imatges a les presentacions. Alguns diuen que afegeixen interès visual i mantenen la participació del públic; altres diuen que les imatges són una distracció innecessària.

Tots dos arguments tenen algun mèrit, de manera que en aquest cas la millor opció és dividir la diferència: utilitzeu imatges només quan afegiu informació important o bé concreteu un punt abstracte.Publicitat

Mentre parlem del tema, absolutament no utilitzeu la imatge predeterminada integrada de PowerPoint. Qualsevol cosa de l’Office 2003 i anteriors ha estat vista per tothom del vostre públic mil vegades: s’han cansat de fer servir tòpics esgotats, i espero que no us hagi de dir que eviteu els tòpics cansats i esgotats a les vostres presentacions. . Els programes d’Office 2007 i els que no són d’Office tenen algunes imatges predissenyades que no són tan familiars (tot i que ho serà, i aviat), però a hores d’ara tot el concepte d’imatges predissenyades ja ha funcionat; sentir fresc i nou ja.

6. Penseu fora de la pantalla.

Recordeu, les diapositives de la pantalla només són part de la presentació, i no la part principal. Tot i que és probable que presenteu en una habitació enfosquida, penseu en la vostra pròpia forma de presentació: com us manteniu, què us poseu, com us moveu per la sala. Vostè es centren en presentar, per molt interessants que siguin les diapositives.

7. Tenir un ganxo.

Igual que els millors escrits, la millor presentació va sacsejar els seus públics aviat i després els va arrossegar. Obre amb alguna cosa sorprenent o intrigant, cosa que farà que el teu públic se senti i se n’adoni. Els ganxos més potents solen ser els que atrauen directament les emocions del públic: els ofereixen una cosa impressionant o, si escau, els espanten els pantalons. La resta de la vostra presentació, doncs, serà efectivament la vostra promesa de fer que passi l’impressionant o el que fa por no passar.

8. Feu preguntes.

Les preguntes desperten interès, desperten curiositat i atrauen el públic. Per tant, pregunteu-los molts. Feu créixer la tensió plantejant una pregunta i deixant que el vostre públic estofi un moment abans de passar a la següent diapositiva amb la resposta. Comproveu els seus coneixements i mostreu-los el poc que saben. Si escau, feu una petita pregunta i resposta amb el vostre públic, amb vostè fent les preguntes.Publicitat

9. Modular, modular, modular.

Especialment quan ja heu fet una presentació, pot ser fàcil caure en un dron, continuar i continuar i continuar i continuar amb només canvis mínims a la vostra inflexió. Parleu sempre com si parléssiu amb un amic, no com si llegiu les fitxes (fins i tot si ho feu). Si és difícil mantenir un to de veu alegre i agradable a l'hora de presentar-lo, feu un parell de pràctiques. Si encara no ho podeu fer bé i les presentacions són una part important de la vostra feina, feu un curs de parla pública o uniu-vos a Toastmasters.

10. Trencar les normes.

Com passa amb tota la resta, hi ha moments en què cadascuna d’aquestes regles (o qualsevol altra norma que conegueu) no s’aplicarà. Si sabeu que hi ha una bona raó per incomplir una regla, seguiu endavant i feu-la. El trencament de regles és un comportament perfectament acceptable: és ignorar les regles o incomplir-les perquè simplement no en sabeu cap de millor que condueixi a presentacions avorrides de mala qualitat que portin a l’avorriment, la depressió, les ruptures psicopàtiques i, finalment, la mort. I no ho voleu, oi?