15 ESTRATÈGIES PER A UNA LLISTA EFECTIVA DE TASQUES

Una de les tècniques de productivitat mil·lenàries és la llista clàssica i eficaç de fer, i per una bona raó. És una de les maneres més productives perquè vosaltres i tothom pugueu fer qualsevol cosa. Ja sigui una llista mental o alguna cosa que escriviu, una llista de tasques és una eina essencial de productivitat.

Al mateix temps, és una de les eines de productivitat més confuses al voltant. Molta gent desacredita això per diversos motius i no creu que sigui útil una llista de tasques. Però el meu argument és que potser vosaltres i altres persones no feu una llista de tasques efectiva, així que aquí analitzarem com fer-ho bé.

Per què molestar-se amb una llista de tasques efectiva?

Els heu estat utilitzant malament

Abans de passar a les estratègies per fer una llista de tasques efectiva, val la pena saber per què us hauríeu de molestar a fer-ne una. El primer punt important és que molta gent ha estat fent malament totes les llistes de llistes.

Dos dels errors més freqüents són:

Les persones utilitzen les llistes com a mesura de si són productives o no.
Han posat massa elements a la llista.

Tanmateix, s’entén per què ho feu vosaltres o altres persones. Una llista de tasques és una eina de productivitat, de manera que és lògic acumular tasques. Tot i això, el cervell no funciona així. Si teniu moltes tasques a la vostra llista, és una tortura ja que la llista no s’acaba mai.

Al principi, pot ser agradable que sempre tingueu alguna cosa a fer, però tingueu en compte que només disposeu de tant de temps en un dia. És important que doneu més valor a la feina de qualitat que a la gran quantitat.

En aquesta mateixa nota, si sou algú que tendeix a buscar la validació, pot ser difícil fer una llista de tasques. Hi haurà dies en què no ho aconseguirà tot a causa d’esdeveniments de la vida. Això crea una pressió innecessària i us envia a un remolí d’estrès.

T’ajuda a mantenir la concentració

Quan es crea una llista de tasques efectiva, l'objectiu principal d'aquestes llistes és proporcionar claredat i enfocament. Si els heu fet malament, potser us haureu adonat que us heu centrat en una tasca de la vostra llista de tasques i la feu.

Això pot quedar eclipsat pels diversos elements de la vostra llista, però us heu centrat en una tasca durant un temps determinat. Però, realment, ho veieu en acció quan considereu tenir una llista de tasques més curta.

Entenc que una llista de tasques no és per a cada persona, però aquest enfocament és útil per a la gent quan comença. Encara no esteu segur dels vostres objectius ni del camí que voleu seguir. També és possible que tingueu dificultats per determinar el següent pas per treballar.

Una llista de tasques és una guia per consultar-la sempre que la necessiteu. A més, les tècniques que mencionaré a continuació us faran que les llistes siguin més efectives.

15 estratègies per a una llista efectiva de tasques

Començareu a veure el poderós que és una llista de tasques quan teniu en compte les diverses estratègies que podeu incorporar a una. Això és el vostre llista de tasques, així que trieu entre les estratègies següents per trobar el que més us convingui. Si no n’esteu segur, no tingueu por d’experimentar i barrejar diverses combinacions.

Recordeu que el camí cap a l'èxit és un camí amb molts camins ramificats, de manera que els mètodes que utilitzeu són la vostra elecció.Publicitat

1. Trencar la llista en dues parts

La primera estratègia és dividir una llista en dues parts. Aquestes dues parts s’anomenen diaris i fer.

Els diaris són les tasques quotidianes que voleu desenvolupar més. Per exemple, si voleu fer un hàbit de fer exercici al matí, una tasca diària pot ser seguir una rutina d’entrenament de 15 minuts o fer una caminada d’una hora.

El que heu de fer són tasques no diàries que heu de fer en algun moment. Potser haureu de preparar un informe a la feina o fer una presentació. Podeu posar-ho a la vostra columna de tasques.

Aquesta és una estratègia eficaç perquè estalvia tot el desordre cap a què gravita la majoria de la gent. Com es va esmentar anteriorment, la gent omple les seves llistes i moltes de les coses solen ser tasques que faríeu de totes maneres, com anar a comprar al supermercat o deixar els nens a casa d’un amic.

2. Poseu un límit als articles

Si trobeu que la vostra llista es divideix en dues parts massa, us suggeriré que la brevetat sigui una virtut a l’hora de fer aquestes llistes. Podeu definir qualsevol nombre d’elements, però la clau és que tingueu present un límit establert. Algunes persones no en tenen més de set, mentre que d’altres en van fins a tres. Fes el que et faci sentir còmode.

La idea darrere d’això és restringir les tasques més importants que heu de realitzar aquell dia. Per descomptat, hi ha altres coses que faràs durant el dia, i està bé, però voleu prioritzar els elements que apareixen a la vostra llista de tasques abans que es faci el dia.

3. Utilitzeu llistes de comprovació per a tasques complexes

Si ja feu llistes estretes però feu tasques més dures, el meu suggeriment és descompondre aquesta tasca. Depèn de si es tracta de passos complets que cal fer o d’anotar detalls importants que han d’estar presents.

Sigui com sigui, us permetrà assegurar-vos que ho feu correctament i que no us falten cap detall ni cap pas clau.

4. Abordeu primer els MIT

El MIT és la tasca més important. Una altra manera d’analitzar-ho és abordar primer la tasca més gran i intimidant^[1]. Per què voleu fer això es remunta a com funciona el nostre cervell.

És possible que us sentiu obligat a fer les tasques més fàcils abans d’arribar a la tasca més gran, però el problema és que aquestes tasques, fins i tot les més fàcils, us consumeixen l’energia. A més, si teniu una tasca realment gran per completar, és probable que això us vagi pensant al llarg del dia. Això vol dir que gastareu més energia només pensant-hi.

Tot això no seria un problema si es tractés aquella gran tasca intimidatòria a primera hora del matí.

5. Creeu una llista de fets

Un altre enfocament interessant a tenir en compte és tenir una llista feta. Aquesta és una llista de les tasques que heu completat a la llista de tasques. Molta gent troba que és satisfactori simplement descartar un element de la llista i acabar-ne la feina, però, segons el que esteu posant en aquestes llistes, una llista feta pot ser inspiradora.

Imagineu-vos si sou algú que col·loqueu tasques difícils per sobre de la mitjana a les vostres llistes de tasques, activitats que requereixen una hora o dues per completar-les correctament. Això us pot inspirar a fer més si, després d’un dia de treball, observeu el que heu aconseguit al llarg del dia mitjançant aquesta llista.Publicitat

6. Feu que la vostra llista sigui fàcil de localitzar

Des de paper de colors fins a publicar-lo en un lloc obvi, voleu que la vostra llista estigui en un lloc on la pugueu detectar fàcilment. Tingueu en compte que no cal que tingueu aquesta llista al davant tot el temps, ja que pot generar estrès innecessari. Però posar-lo a un costat és una bona idea: fer una ullada al costat i ja sabeu exactament què cal fer.

7. Afegiu-hi elements de joc

Si no és el vostre bolígraf i paper quan feu les llistes de tasques, hi ha diverses aplicacions que també us poden guiar. La bellesa de per fer llistes d'aplicacions és que hi ha més espai per a la creativitat i alguns desenvolupadors incorporen jocs en ells.

Per exemple, Todoist té un sistema d’assoliments on els individus guanyen insígnies a mesura que completen més tasques. També hi ha Bounty Tasker, que us fa sentir que les vostres tasques són missions secundàries en un videojoc.

8. Doneu-vos terminis

El treball s’amplia per omplir el temps assignat.

És una vella filosofia que encara es compleix amb la nostra forma de ser productius. Per exemple, suposem que esteu assignat per escriure un informe i que teniu una setmana per fer-ho. És probable que hi treballeu constantment durant tota la setmana. O si sou un procrastinador, l’ajornareu fins a la nit anterior i l’acabareu.

Però, què passa si se us dóna aquesta mateixa tasca i només assigneu una hora per completar-la? És probable que feu l’informe, però prioritzareu els punts principals i importants i en ressaltareu en lloc d’omplir-lo amb una pelussa innecessària.

L’objectiu és que, amb els vostres objectius i els elements de la vostra llista de tasques, voleu tenen terminis . Quan es tracta de fer llistes, el meu suggeriment és donar-vos un dia per completar les tasques allà. Això suposa una pressió i un incentiu suficients perquè pugueu treballar-hi molt.

9. Afegiu tasques quan estiguin frescos

Una altra estratègia és assignar-vos tasques fins i tot quan esteu treballant en una altra cosa. Tingueu en compte que no és una cosa que hàgiu de fer ara mateix, però això pot ajudar a les persones que tenen dificultats per pensar en què centrar-se després.

Això passa en la mateixa línia que quan escoltes alguna cosa interessant i l’escrius. És una cosa encertada fer-ho, ja que us estalvieu la molèstia d’haver de fixar-vos en aquesta idea en lloc de centrar-vos en la tasca que ens ocupa. També us estalvieu d’haver de recordar quina és la tasca si esteu al tipus d’escriure la llista de tasques del dia següent al final del dia.

10. Estigueu còmodes revisant la vostra llista de tasques

Depenent de la vostra mentalitat general, una altra bona estratègia és mirar la vostra llista de tasques i fer-hi canvis. Si esteu practicant l’estratègia anterior, és possible que la vostra llista de tasques s’allargui i fixeu expectatives poc realistes de què ho pugueu acabar tot.

En donar-vos l’oportunitat de revisar la vostra llista de tasques, us permetreu distribuir les vostres tasques en lloc de fer-les agrupar. Això us ajuda a la vostra mentalitat ja que la llista no us envaeix.

11. Escriure tasques, no objectius

Hauríeu de tenir llistes separades per a les vostres tasques i objectius. La idea és no incloure objectius a la llista de tasques.

Tot i que les tasques us poden ajudar a assolir els vostres objectius, els objectius són desitjos més grans i no una cosa que pugueu assolir al llarg del dia. Per exemple, aprendre a parlar francès és un objectiu; no obstant això, podeu dividir-ho en una tasca dient llegir contingut francès durant 15 minuts o mirar una pel·lícula en francès.Publicitat

Això també s’estén a objectius , també. Podeu veure-les com a fites. Tornant a l’exemple de parlar francès, un objectiu pot ser discutir els meus aliments preferits amb algú en francès. És el resultat desitjat que busqueu de la vostra pràctica.

12. Mantingueu les llistes breus

Aquí, breu significa que es pot escanejar perquè podeu consultar ràpidament la llista i saber què cal fer. Com podeu fer-ho és centrar-vos en les paraules clau de tasques específiques i no arrossegar-les cap a fora. Per exemple, digueu que el vostre garatge és un embolic i que voleu netejar-lo. En lloc d’escriure una frase llarga, mantingueu-la curta i escriviu alguna cosa com un garatge net durant 30 minuts. o simplement garatge net.

Amb aquesta estratègia, dediqueu menys temps a escriure la tasca a l’hora de fer la llista de tasques. A més, confieu en paraules activadores perquè la vostra ment recordi detalls específics per a aquesta tasca.

13. Teniu diverses llistes

Com s’ha esmentat anteriorment, és una bona idea tenir llistes separades per a diverses coses, com ara tenir una llista separada d’objectius, objectius, tasques diàries i tasques per fer. Una altra manera de veure-ho és tenir un sistema on es consulti a partir de tres llistes.

Aquestes llistes són:

Una llista mestra

Aquí és on es troba qualsevol dels vostres objectius a llarg termini, com ara mudar-vos a una nova casa, sortir del deute o construir un negoci. Són coses que trigaran un any o més a complir-se.

Una llista setmanal de projectes

Són coses que voleu aconseguir a finals de setmana. Són coses que mouran l’agulla lentament cap a alguns dels elements de la vostra llista mestra. A partir de l’exemple anterior, es podrien investigar sobre com obtenir un préstec comercial, caçar cases o establir un compte d’estalvis.

Una llista de gran impacte

Per últim, es tracta de tasques que cal complir avui. No importa si estan relacionats o no amb les dues llistes anteriors. Aquí és on es col·loquen les tasques d’alta prioritat. Els exemples poden ser trucar a persones concretes o treballar en un projecte o un informe que s’hagi de publicar aviat.

Si teniu aquestes llistes al seu lloc, us referireu sovint a la llista de projectes setmanals i a la llista d’impacte i determinarà si s’ha de traslladar una tasca setmanal a aquesta llista.

En fer-ho, començareu a notar quina incidència té la vostra vida diària en els objectius que figuren en aquesta llista principal. Això pot ser inspirador, ja que el que feu és acostar-vos activament als vostres objectius.Publicitat

14. No augmenteu la dificultat fins que no estigueu a punt

Algunes de les estratègies esmentades poden semblar fàcils a la superfície, però requereixen molta fortalesa mental. Motivació és una cosa inusual, i els nostres cervells estan connectats per processar d’una manera determinada. Si busqueu canvis genuïns i alguna cosa que s’adapti, el millor principi és que les coses siguin senzilles al principi.

Pot ser un problema, però sovint no t’adones de com aquests passos del bebè poden jugar un paper crucial perquè puguis començar a córrer i perseguir els teus somnis. No us avergonyiu si heu de començar amb tasques senzilles per vosaltres mateixos. Fins i tot tornar a les tasques diàries que feu de totes maneres, com dutxar-se, rentar la roba o comprar aliments, és una bona manera de començar.

Posar aquests elements a la llista al principi et fa sentir com si haguessis passat un dia productiu. A partir d’aquí, podeu desafiar-vos amb tasques més difícils. Incorporeu una rutina d’exercicis o dediqueu mitja hora a una tasca que signifique alguna cosa per a vosaltres.

La idea és facilitar-vos una rutina perquè no us sentiu aclaparat.

15. Mesura el teu temps

L’última estratègia que us pot ajudar és mesurar el vostre temps. Quant de temps triga a acabar una tasca específica? No cal que busqueu dades específiques, però feu una idea de sincronitzar-vos al llarg d’una setmana i obteniu el temps mitjà dedicat a aquesta tasca.

Per què és important? Aquesta informació es pot desglossar de dues maneres.

La primera manera és utilitzar-lo com a marcador per augmentar l’eficiència. Depenent de la tasca, podeu trobar noves maneres d’aconseguir els mateixos resultats en un temps més curt.

També us permet saber què podeu fer en un dia determinat. Si sabeu que trigueu una hora aproximadament a durar tota la vostra rutina del matí, sereu més conscients de com es mou en aquesta rutina.

A més, si sabeu quines tasques realitzareu l’endemà, podeu gestionar millor el vostre temps, ja que sabeu aproximadament el temps que trigareu a fer-ho tot.

Pensaments finals

No és tan fàcil com es crea una llista de tasques efectiva. Hi ha tot tipus d’estratègies úniques per provar, algunes més difícils que altres. Tot i això, si esteu motivats a utilitzar aquesta eina de productivitat per facilitar-vos la vida, serà més fàcil. Tot el que heu de fer és continuar esforçant-vos i experimentar i revaloritzar-los quan calgui. Comenceu, doncs, amb les vostres llistes de tasques avui.